8 råd: Kom overspringshandlinger til livs og få mere tid

Jeg har endnu til gode at møde et menneske, der ikke ind imellem udskyder en kedelig opgave, vanskelig samtale eller et omfangsrigt projekt.

Hvad er udskydelsesadfærd?

Udskydelsesadfærd er en konflikt mellem, hvad du bør gøre, og hvad du rent faktisk gør. Udskydelsen er den adfærd, du udviser, når du udskyder en opgave. Det er lige fra de negative tanker, du gør dig om opgaven, den dårlige samvittighed over ikke at komme i gang, til selve overspringshandlingerne.

De sidste er de handlinger, du foretager dig i stedet for at udføre den opgave, du flygter fra. De fleste udskydere bruger en del mental energi på at legalisere deres adfærd og finde på handlinger, der er acceptable nok til at kunne træde i stedet for dem, de burde bruge tiden på. Typiske overspringshandlinger er: snakke med kolleger, rydde op, arkivere, hente kaffe, tjekke mails og surfe på internettet. Kan du genkende nogle af dem?

Læs også: 7 råd: Minimer afbrydelser og få mere tid

Inden du kaster dig over de otte teknikker til at få bugt med dine overspringshandlinger, skal du tage to vigtige skridt:

Første skridt: Hvorfor udskyder du?

Nøglen til at overvinde sin udskydelsesadfærd ligger i at finde ud af, hvorfor du gør det. For der er altid en grund til, at du bruger kræfter på at undgå at komme i gang med en specifik ting.

Vær opmærksom på årsager, mønstre, adfærd og typer af overspringshandlinger: Hvorfor og hvornår udskyder du?

Hvad får du ud af at udskyde? Husk på, at der altid er et udbytte ved udskydelsesadfærden. Ellers ville vi ikke bruge så mange kræfter på de mange overspringshandlinger. Nogle gange er det så simpelt, at vi midlertidigt udskyder ubehaget ved at gøre noget, der er svært. Eller kedsomheden ved rutineopgaver.

Motivation: Hvad vil dit udbytte af at få tingene gjort være? Det kunne være god samvittighed, lettelse, mere tid til pauser etc.

Andet skridt: Find dine metoder til at få tingene gjort

Årsagen til din udskydelsesadfærd indeholder nøglen til at få bugt med den. Når du ved, hvorfor du har trang til at udskyde, kan du finde ud af, hvilke løsningsmodeller, der virker for dig.

Her kommer de otte teknikker til at få bugt med de mange krumspring og overspring:

1. Start med sproget

Sproget spiller en stor rolle for vores motivation. Jo flere gange du siger den samme ting til dig selv, jo mere tror du på den og bliver påvirket af den. Hvis du gentagne gange fortæller dig selv, at nu må du også se at tage dig sammen, at du bør eller skal løse den opgave, eller at det er træls, så er det disse ord, hjernen fokuserer på.

Desværre virker de ikke særlig motiverende. Din hjerne arbejder bedst med ord som: ”har lyst til”, ”glæder mig til” og ”spændende”. Læg mærke til, hvordan du tænker og taler om opgaver, du har svært ved at komme i gang med. Det er faktisk muligt at tale en opgave træls. Prøv at erstatte de negative ord med sætninger, der er positivt ladede, og læg mærke til, hvordan det påvirker din holdning til opgaven.

Læs også: De 7 sprog enhver leder bør kende

2. Trusler og belønninger

Afhængig af hvad du finder motiverende, kan du benytte dig af trusler eller belønningssystemer. Hvad sker der, hvis du ikke kommer i gang og får gjort det, du nu en gang skal gøre? Tilhører du den gruppe af mennesker, der bekymrer sig og kan blive utrygge ved tanken om negative konsekvenser af en handling eller mangel på samme? Så kan du med fordel bruge worst case scenario som et motiverende og igangsættende skub.

Tager du derimod afslappet på trusler om fyring eller degradering, skal du nok snarere fokusere på, hvad du vil få ud af at blive færdig. Tænk gerne i belønningssystemer: Hvad vil virkelig kunne motivere dig? Hvilken form for belønning vil kunne få dig op af stolen?

Min belønning for at tage en virkelig træls opgave er, at når jeg tager den med det samme, så sparer jeg en masse tid på ikke at lave overspringshandlinger. Den tid kan jeg i stedet bruge på at holde flere pauser, gå tidligere hjem eller løse nogle virkelig sjove opgaver, som jeg ellers ikke syntes, jeg havde tid til. Andre gange kan noget så banalt som god kaffe og kage være udslagsgivende.

3. Bryd ned i mindre dele

Mange af os går helt i stå, når vi står over for en omfangsrig eller langstrakt opgave. Den er ganske enkel for uoverskuelig, og hjernen går i panik: ”Det har jeg slet ikke tid til!” Men hvem siger, at hele opgaven skal løses nu og her? Måske kan du dele den op i tre bidder og bruge en time hver formiddag. Nedbrydningstricket er et godt værktøj til at snyde hjernen. Opgavens størrelse er den samme, men nu er hjernen ikke længere i alarmberedskab og kan i stedet koncentrere sig om opgaven.

4. Start med det nemmeste eller det sjoveste

For nogle mennesker er det en god idé at starte med de nemme opgaver, de sjove opgaver eller småopgaverne, som blot tager et øjeblik. På den måde kan de hurtigt få noget fra hånden og begynde at føle sig effektive. Den positive spiral virker som en katalysator, der giver dem energi til at tage den opgave, de ellers ville have udskudt.

5. Start med det sværeste eller det kedeligste

Det lyder selvmodsigende. Men nogle mennesker kommer rent faktisk ikke videre end til de nemme eller sjove opgaver. Inden de får set sig om, er hele dagen gået, og de er endnu ikke kommet i gang med den opgave, de burde løse.

Derfor er det vigtigt at være ærlig over for sig selv. Bruger du reelt de nemme eller sjove opgaver som overspringshandlinger og forsøger at legalisere over for dig selv og dine omgivelser, at du endnu ikke er kommet i gang? Så skal du gemme den slags opgaver som belønning, når du har taget den anden opgave først.

Fordelen ved at starte med det sværeste eller kedeligste er, at du resten af dagen kan fejre, at du gjorde det, og at du slipper for spildtid og dårlig samvittighed. Resten af dagen kan kun blive god!

6. Involvér omgivelserne

Det er nemmere at bryde en aftale med dig selv end med andre. Når først du har forpligtet dig overfor et andet menneske, er konsekvenser ved at melde fra eller overskride en deadline større. Måske er det endda også en smule pinligt.

Denne strategi benytter mange sig af, når de skal i gang med at dyrke sport. Vi kender vel alle til, at sofaen drager om aftenen, eller det er koldt og ikke lige vejr til at løbe, men står der en løbemakker og venter i regnen, er der altså ingen undskyldning for ikke at snøre skoene og komme af sted.

Samme situation gælder, når vi har en aftale med kollegaen eller chefen om, at de har rapporten i deres indbakke tirsdag kl. 10.00. Hvis den ikke er klar til aftalt tidspunkt, skal du ikke blot forklare over for dig selv, hvorfor du har valgt at bruge tiden på nettet i stedet, men også udstille din udskydelsesadfærd over for andre.

Læs også: Få mere tid til at lede dine medarbejdere 

7. Flere korte deadlines

Netop deadlines er et godt redskab til at minimere trangen til at udskyde. Nogle mennesker har det nemlig sådan, at hvis opgaven ingen deadline har, eller aflevering først ligger langt ude i fremtiden, så tænker de automatisk: ”Jeg har masser af tid, jeg kigger på den senere.” Så sæt en deadline, og kombinér den gerne med at forpligte dig overfor andre.

8. Sæt uret og gør det nu

Ting tager den tid, vi sætter af til dem. Sandheden i dette princip bekræftes igen og igen, når jeg bruger det til at løse opgaver. Jeg har skåret helt op til halvdelen af den tid, jeg bruger til at forberede kurser, væk ved på forhånd at beslutte mig for, hvor lang tid jeg vil bruge. Metoden giver mig et klart mål og tidsrum, som jeg så tilpasser min indsats og ressourcer efter. Samtidig undgår jeg at dvæle for lang tid ved overvejelser og tiltag, som i bund og grund ikke tilfører yderligere værdi.

Dette lille trick kan du også bruge ved store opgaver. Start for eksempel med at sætte 15 minutter af til at gå i gang med den store opgave. Fortæl dig selv, at du ikke må bruge mere end dette kvarter. Tidsrummet er så lille, at enhver kan overkomme det. Allerede nu har du snydt din hjerne ved at sænke ambitionerne og forventningsbarrieren gevaldigt.

Fordelen er, at du er kommet i gang, og scenariet er nu helt anderledes end billedet af den store, urørte opgave. Første spadestik er taget, så hvad skulle forhindre dig at tage endnu et, og endnu et, og … Mange små skridt senere er du faktisk færdig.

Tilbage er blot at vælge, hvilke af de otte teknikker du har mest lyst til at prøve. Skynd dig. Der er masser af tid at spare.

Læs også: 4 trin til planlægning, der holder