Mødeformen skal gentænkes hver gang
Møder kan være inspirerende eller irriterende – eller i værste fald ligegyldige. Men faktum er, at vi holder rigtig mange af dem. Møder kræver en bevidst indsats for at lykkes. Få en guide til hvordan du får luget ud i de værste mødedræbere og skaber en effektiv mødekultur.
Skribentinfo
Mødet er som en pumpe med en defekt ventil. Det kan pumpe energi i en proces eller suge energien ud af den. Som mødeleder er det din opgave at reparere ventilen på pumpen, så hvert eneste møde efterlader deltagerne fyldt med energi og gå-på-mod. Det er i hvert fald idealet. Men virkeligheden er ofte en anden sag, når rutinen tager over.
Møder er bare noget vi ”skal”
Problemet med møder er, at vi har en tendens til at se dem som nødvendige onder i stedet for muligheder. Møder kan i bedste fald fungere som en dynamo for organisationen, der sender strøm ud i alle dele af organisationen; hvad enten der er tale om et fast statusmøde eller et presserende beslutningsmøde. I stedet for at tænke, at møder tager tid fra vigtige arbejdsopgaver, gælder det om at se mødet som en mulighed for at få resultater ud i livet og tilføre medarbejderne energi. Det betyder, at du på kort sigt skal bruge mere tid på forberedelse og opfølgning.
Rutine og kaos er mødedræberne
Rutinen ser vi i de møder, hvor dagordnen kopieres fra gang til gang, og deltagerne helst vil være alle andre steder. Kaoset ser vi i det spontane eller ekstraordinære møde, hvor ingen kan forudsige, hvor mødet ender og alle er uforberedte. Begge dele skyldes, at hverken mødelederen eller mødedeltagerne tager ansvar for mødet. Ofte ved deltagerne ikke, hvorfor de overhovedet skal deltage, eller hvad det præcis er, der skal drøftes eller besluttes.
Husk på at mødet starter længe inden, at deltagerne træder ind af døren, hvor dagsorden og indkaldelse sætter mødet i gang og først afsluttes, når referatet ligger klart.
Mødekulturen afspejler organisationen
Det synes måske besværligt at være kreativ og skulle gentænke mødeformen hver gang. Men mødekulturen i din organisation defineres af, hvordan I gør tingene, og hvis organisationen er præget af tunge rutiner eller tingene sejler, er mødekulturen et godt sted at starte hovedrengøringen. På lang sigt sparer I tid, fordi møderne forenkles, og der renses ud i overflødige aktiviteter. I sparer også ressourcer, fordi møderne fokuseres. Nogle medarbejdere fritages for irrelevante møder, tidsplaner bliver nemmere at overholde, og møderne inspirerer og motiverer i stedet for at dræne energien ud af medarbejderne, idéerne og i sidste ende organisationen.
3 trin til hvordan du starter, holder mødet og følger det helt til dørs
1) Før mødet
Et møde er ligesom en hvilken som helst anden kritisk handling; det skal planlægges. Ved at planlægge mødet inden du overhovedet skriver indkaldelsen, sparer du ikke bare din egen tid men i sidste ende også deltagernes tid og dermed organisationens tid.
|
2) Under mødet
|
3) Efter mødet
|
Læs mere på Lederweb om møder:
Stram op på mødekulturen og få større effektivitet og arbejdsglæde
7 bud til mere effektive møder
Kommentarer