Sådan tackler du afbrydelser

Forestil dig, at det er en af de første dage på dit nye arbejde, og du på et ledermøde er i gang med at præsentere dit forslag til implementering af et nyt tiltag. Ud af ingenting afbryder din kollega, Hanne, som også er ny. Før du ved af det, konkurrerer du med hende om at tale, men det er for sent. Hanne har kapret mødet med sin ide. Og så slutter mødet uden, at nogen hørte dit forslag.

Lad os se på en anden situation. På næste møde afbryder du din chef Bente for at tilføje en relevant detalje til hendes præsentation. Bente giver dig efter mødet kritik for din afbrydelse.

Må man afbryde eller ej? Der er ikke noget enkelt svar på det spørgsmål.

At afbryde en samtale eller på anden vis forstyrre en der taler, er som udgangspunkt uhøfligt. Men der er situationer, hvor det er nødvendigt. Det kan være fordi, at den der taler, siger noget forkert, eller at andre skal på banen. Møder skal være inkluderende, men det sker at enkeltpersoner monopoliserer et møde. 

I artiklen How to Manage Interruptions in Meetings på Harvard Business Review skriver den amerikanske forfatter og ledelsescoach Harrison Monarth, at arbejdsrelaterede afbrydelser på arbejdet er komplicerede. For nogle gange kan en afbrydelse understøtte eller ligefrem øge din værdi og din tilstedeværelse. Men det kan også give bagslag.

Harrison Monarth henviser til en undersøgelse der viser, at når en chef afbryder, ser de øvrige mødedeltagere det ofte som et tegn på styrke og selvsikkerhed - mens en person, der er lavere rangeret i hierarkiet, hvis hun afbryder en, der er på et højere niveau, opfattes som konfronterende, uhøflig eller grænseoverskridende.  

Når du bliver afbrudt

Der er forskel på afbrydelser, der forbedrer samtalen, og afbrydelser, der forhindrer nogen i at være en del af samtalen. For det meste er intentionen med en afbrydelse at tilføje samtalen værdi.

Hvis du i en samtale hele tiden oplever at blive afbrudt, kan du spørge afbryderen, om du kan få lov til at tale færdig ved at sige: ”Jeg vil gerne føre min pointe til ende, og du er meget velkommen til at byde ind bagefter.” Eller bare: ”Jeg afslutter lige min pointe, og så kan du få ordet.”

Lyt og svar beslutsomt

Når Hanne afbryder dig, skal du overveje, hvorfor hun gør det. Hvad er hendes mål? Hvis det er fordi, hun vil skifte emne eller få dig til  stoppe med at tale, skal du forsøge at få direkte øjenkontakt med Hanne og sige: ”Hanne, jeg taler lige færdig. Jeg vil gerne være sikker på, at alle er hører dette.”

Hvis Hannes mål er at udfordre eller kritisere det, du siger, kan prøve med: ”Hanne, jeg vil rigtig gerne høre, hvad du tænker, når jeg er færdig med at præsentere mit perspektiv, men jeg vil gerne sikre mig, at I hører det først.”

Det er vigtigt, at du anerkender din afbryder. Fortæl, at du hører Hanne, og vær sikker på at få afsluttet og fortalt din pointe. Når du er færdig, kan du adressere afbryderen og spørge, om hun nu vil dele sine tanker.

Du kan fx sige: ”Jeg bemærkede, at du havde noget feedback til min præsentation i går. Har du nogle tanker, som du vil dele? Er der noget, jeg kunne have gjort anderledes for at præsentere mine data eller argumenter?”

Kend kulturen

En afbrydelse er ikke altid dårlig eller bevidst. Nogle gange kan det skyldes, at ens tale ved et tilfælde overlapper med din. Der er også arbejdspladser, hvor det er mere legitimt og nærmest forventes, at man byder ind, hvis man har noget på hjertet, når man fx brainstormer og ideudvikler.

Når du afbryder

Du er til et personalemøde, hvor din medarbejder, Ole, har ordet. Han har talt længe, men ikke om noget, der er relevant for mødet eller det spørgsmål, der blev stillet. Det vil være rigtig godt at få Ole og mødet tilbage på sporet nu, og ikke spilde mere af din og de andre mødedeltageres tid, tænker du. Men hvordan gør du det bedst? Uden at være respektløs over for Ole?

Artiklen  "How to politely interrupt someone during a meeting” fra Marlow præsenterer tre trin:

Trin 1: Du skal starte med at lytte. Hold øjenkontakt med Ole for at anerkende ham. Lyt til, hvad han siger, så du kan stille et spørgsmål eller opsummere hans pointe.

Trin 2: Vent på pausen. Det kan være, når Ole afslutter en pointe, og hvis det ikke sker, kan det være når han skal trække vejret. Overvej at gestikulere, fx ved at løfte din hånd i vejret for at få opmærksomhed, og skab den pause. Hvis det ikke virker, så tal alligevel.

Dette trin antager, at vedkommende, der taler, har taget mere end rigeligt af taletiden, og at det er vigtigt, at du får stoppet talestrømmen.

Spørg

Ledelsescoach Harrison Monarth anbefaler, at du forbereder din afbrydelse med et spørgsmål: “Ole, må jeg afbryde et øjeblik?” eller “Kan jeg få lov at tilføje noget, der relaterer til din pointe?” eller “Ole, må jeg tilføje noget til det, du lige har sagt?”

Når du pakker din afbrydelse ind i et spørgsmål, fungerer det både som en høflig anmodning til den, der taler og som en måde at fokusere de øvrige mødedeltageres opmærksomhed hen mod den næste ting, du vil sige.

På virtuelle møder er afbrydelser ekstra vanskelige, fordi man ikke kan bruge de samme verbale signaler, inden man afbryder. Det kan være en håndbevægelse eller, at man læner sig ind over bordet, som er svært at opfange på skærmen.

Byg bro

Byg bro mellem det, Ole er i gang med at sige, og det du vil sige. Du kan også gøre det ved at anerkende de følelser eller bekymringer, der ligger i det, som bliver sagt. Du kan fx sige noget a la: “Det er godt at høre, at du er begejstret for projektet,” eller ved at takke Ole for at dele sit perspektiv og omformulere hans budskab med dine ord for at demonstrere, at du har hørt ham.

Fokuser på samarbejdet

Ord betyder noget, og måden du afbryder gør en forskel i forhold til, hvordan din afbrydelse bliver opfattet og modtaget.

En undersøgelse viser, at det tager hjernen en femtedel af et sekund at bearbejde betydningen af det talte ord og derfra beslutte, hvorvidt ordet fornærmer eller støtter modtagerens verdensbillede.

Ordet “men” er et ord, der kan fornærme, da det får den, der taler til at stoppe op, gøre dem defensive og i værste fald vende sig imod dig.

Fx: ”Det er en god pointe Hanne, men jeg tror, der er en anden vej.”

Sig i stedet: “Det er en god pointe, Hanne, og hvis du kunne tilføje en ny vinkel, der…” eller “Jeg hører, hvad du siger og tænker på, om vi også skal overveje…”

På måde indrammer du Hannes pointe som valid, og som en, du gerne vil tilføje mere værdi til.

Artiklen er skrevet på baggrund af artiklerne: How to Manage Interruptions in Meetings og How to politely interrupt someone during a meeting (getmarlow.com)