Vagtplanen er motoren i den daglige drift, men kaldes også ”øretævernes holdeplads”.
Mange arbejdspladser oplever dagligt problemer med vagtplanen – både selve planen og processen omkring at lave den. Og det har store konsekvenser for både medarbejdernes trivsel og kvaliteten af opgaveløsningen.
Typiske problemer:
- Planlæggeren får stress, måske ’moralsk stress’, da det er planlæggeren, der møder utilfredsheden med planen.
- Planen tager meget tid at udarbejde og vedligeholde.
- Mange fejl.
- Tvivl om, hvor meget de fremmødte kan yde (elever, vikarer, nysprogede, sårbare medarbejdere m.fl.).
- Personalet melder ikke ønsker ind.
- Ferieplanlægning giver misundelse og uro.
- Belastningen mellem teams/afdelinger er en evig kamp. Alle synes, de har mest travlt.
- Tidsspilde med at forhandle, hvem gør hvad i dag?
- Svært at få dækket vagter.
- Lederen spilder kostbar ledelsestid ved konstant at blive indblandet i planlægningen.
Dårlig planlægning koster mange penge, så at forbedre motoren er en investering – ikke en udgift.
På baggrund af erfaringer fra et plejehjem, som indgik i et forskningsprojekt med Team Arbejdsliv om stressreduktion på organisationsniveau (Arbejdsmiljøforskningsfonden), er her en række anbefalinger til varige forbedringer af jeres vagtplanlægning:
Forbedringsforslag:
- Løft problemet op på MED niveau
Betragt vagtplanen som noget af det vigtigste på arbejdspladsen, ikke en lille ’sudoku’ opgave. Planen er måske jeres vigtigste styringsredskab: Hvor mange medarbejdere med hvilken faglighed møder ind i det enkelte afsnit på en given dag? Det handler om både kerneopgaveløsning, borgertilfredshed og medarbejdertilfredshed. - Lav en analyse af, hvilke hensyn vagtplanen skal håndtere, når man ser på borgerne, medarbejderne, vagtplanlæggeren og ledelsen.
- Gør det klart, at nogle hensyn er modstridende, men stadig legitime
Alle vil gerne kende vagtplanen i god tid, så de kan planlægge fritiden. Samtidig vil alle gerne kunne justere egen plan ud fra akutte ting. - Aftal i MED, hvordan disse modstridende hensyn skal håndteres
Indenfor hvilke rammer må medarbejderne bytte vagter? Hvad skal de selv tage ansvar for, og hvad er lederens hhv. planlæggerens ansvar?
Hvad er konsekvensen, hvis medarbejderne ikke byder ind med deres del af planlægningen? Lav en klar og fair politik og en procedure for, hvad der sker, når politikken ikke overholdes, så planlæggeren ikke skal gå tiggergang hver eneste dag for at få planen til at hænge sammen. - Inddrag AMR mere
Hvordan skal det håndteres, at nogen ’altid’ mens andre ’aldrig’? - Lav et tæt samarbejde i arbejdsmiljøgruppen og MED med udgangspunkt i de konkrete daglige problemer, herunder planlæggeres trivsel. Den illustrerer, hvor godt jeres planer og procedurer fungerer.
- Lav et system til retfærdig og effektiv fordeling af opgaver i dagligdagen og evaluer det i MED
Aftal hvilke principper der skal besluttes ud fra, så I ikke på dagen skal forhandle de konkrete beboere og opgaver. - Udnævn koordinatorer, som i god tid har planlagt det teamspecifikke og håndterer de ændringer, der opstår hen ad vejen. Borgerne kan inddeles på forhånd i kategorier for, hvor tidskrævende og krævende i øvrigt det er at hjælpe dem, så kun variationer skal tænkes ind på dagen. Retfærdige principper forhandles igen i MED.
- Tag utilfredshed med principperne alvorligt
Ingen er perfekt, og måske overser koordinatoren noget, favoriserer nogen osv. Undersøg det med leder, AMR, TR, planlægger, koordinator og medarbejderen, som synes systemet er urimeligt eller uhensigtsmæssigt eller bare uforståeligt. - Lav en afrunding af dagen, hvor der er plads til at kommentere på planlægningen, koordineringen og samarbejdet
Noget er kollegialt ansvar, noget er koordinators, noget skal videre til vagtplanlægger/leder/AMR.
Hvis samarbejdet fungerer godt, kan samarbejdet med andre teams/afsnit/afdelinger berøres. Hvis teamet oplever, at det er mere belastet end andre teams, må lederen ind over. ’Os og dem’-tænkningen er indbygget i os alle, vi holder mest med de nærmeste. Hvad er fakta, hvad er subjektive oplevelser a la: ”VI har mest travlt”.
Hvis man synes, man er i det hårdest belastede team, burde man jo være parat til at prøve de andre afsnit? Det vil give indblik i og forståelse for de andres situation. Måske opdager man, at de faktisk har det svært, bare på andre måder. Eller de har noget velfungerende, som kan overføres til eget team. Lav en MED politik for rokeringer på dagen og mere langsigtet. - Analyser hvor meget tid leder og planlægger bruger på planen, herunder justeringerne.
- Sæt ord på frustrationerne og oversæt til behov
Fx organisationen/planlæggeren har brug for… fordi… I bedes som medarbejdere være obs på… hvilke ønsker og behov har I omvendt som medarbejdere til vagtplanlægger/ledelse? Hvordan ville I planlægge og justere, hvis I skulle styre butikken?’ - Lav en arbejdsgangsanalyse af vagtplansproceduren
Det lyder svært, men er noget alle kan lave:
• Tidslinie på x-aksen og på y-aksen: Hvem gør hvad
• Sæt post-its på en lang rulle papir
• Få alle til at checke deres andel i processen
I får øje på en række mulige forenklinger, og I får mere respekt for planlæggerens store arbejde.
Hvis planlægger oplever jobbet som øretævernes holdeplads, så hjælp med at sige det højt og konkret: Hvad savner planlægger forståelse for? Hvad skal medarbejderne konkret gøre anderledes, så planlæggers vigtige funktion bliver anerkendt og respekteret?
De fleste er utilbøjelige til at rokere mellem afsnit. Det gør det svært at lave planer, som tager hensyn til udsving i belastning, fremmøde m.m. - Lad AMR interviewe dem, som pålægges at rokere
Hvad går uroen på? Hvordan forløber dagen konkret? Lærte den, som rokerede, noget af rokaden? Er ubehaget noget, som er relevant at få hjælp til at overvinde? Hvis kerneopgaven er at hjælpe borgere i nød, bør man vel lære at håndtere nye borgere og nye kolleger? - Hvad kan overføres til onboarding af nye og vikarer, som er en bedre hjælp, jo mere vante, afsnittene er til at modtage nye ansigter?
- Overvej hvor meget ansvar, medarbejderne selv har for at lægge data ind og trække dem ud
De fleste systemer kan i dag tilgås fra smartphone, tablet eller lignende. Behøver den overbebyrdede planlægger overhovedet bruge tid på periferiydelser som indtastninger i og udprintning af planer?
Sørg for at give medarbejderne sparring og hjælp til at bruge IT-systemerne i forbindelse med vagtplanlægning. Brug fx sidemandsoplæring. Få også dem, der er IT-vante og har pædagogisk flair, til at hjælpe – og kontrollere. Ikke kun som et tilbud, men gerne som ’hands on’-oplæring her og nu: ”Jeg vil gerne se i dag, hvordan du lægger dine ønsker til sommerferieplanen ind”.