7 råd: Minimer afbrydelser og få mere tid

Kender du det her? Mens du forsøger at få overblik over dine mails, ringer telefonen. Inden du er færdig med samtalen, stikker en medarbejder hovedet ind og signalerer ”må jeg forstyrre?”. Mens du sparrer med din medarbejder, tikker en sms ind og en lederkollega sender en mail med høj prioritet. Der er med andre ord et konstant flow af informationer og nye opgaver, du skal forholde dig til.  

Selv hvis du ikke oplever lignende scenarier i din hverdag, så er der stor sandsynlighed for, at dine medarbejdere gør. Afbrydelser og forstyrrelser er den faktor, flest angiver som en barriere for at kunne arbejde effektivt. Sidder du i storrumskontor, er der 60 % sandsynlighed for, at du oplever, at din koncentration bliver svækket. Andre undersøgelser peger på, at det nok nærmere er 80 %, der oplever afbrydelser og distraktioner som en udfordring på jobbet. Og det er et problem af flere årsager.

Afbrydelser koster hjernebrændstof

De hyppige afbrydelser går ud over evnen til at holde fokus i længere tid. Forskning viser, at afbrydelser er udmattende for hjernen. Det skyldes, at det kræver energi at flytte opmærksomheden frem og tilbage mellem opgaver og forstyrrelser.

Den mentale træthed fører til en ringere evne til at huske og forstå information og til at træffe beslutninger. Og som følge af det, bliver man faktisk et lettere offer for tilfældige afbrydelser, som man får sværere ved at sige nej til, og man vil være mere tilbøjelig til at skifte rundt mellem opgaverne. Hvilket igen koster energi og tid. En ond cirkel er startet.  

Sæt fokus på fokus

Det kan ikke lade sig gøre at eliminere alle afbrydelser i hverdagen. Og heldigvis for det. Der skal være plads til videndeling og sparring mellem kolleger. Men du kan give muligheden for at fordybe sig i arbejdsopgaver bedre vilkår. Opmærksomheden fungerer lidt som en lommelygte. Det, vi retter spottet mod, fylder automatisk mere. Og når det fylder mere, kan vi arbejde mere bevidst med det.

Begynd derfor med at rette fokus mod fokus. Afbrydelserne kommer mange steder fra: Kolleger, der stikker hovedet forbi, telefoner, der ringer, mails der tikker ind. Men også egne tanker og trangen til at tjekke mobilen, mailboxen eller sociale medier er en del af billedet. Derfor er det vigtigt først at finde ud af, hvilke typer af afbrydelser, der dominerer og sætte ind der. 

Her er syv idéer til, hvor I kan sætte ind: 

1. Træk stikket

Giv medarbejderne mulighed for at finde tidsrum i løbet af en arbejdsuge, hvor de med god samvittighed kan trække stikket fra fællesskabet og arbejde uforstyrret og fokuseret med deres opgaver. Gør det legitimt indimellem at slukke for medier, telefoner og mail mv. Aftal også, at medarbejderne skal kommunikere klart ud, når de ønsker at arbejde uforstyrret – herunder hvornår, de kan forventes at kunne træffes igen, så kolleger og andre, der har brug for deres hjælp, ikke lades i stikken. 

2. Klare regler for overlevering

Lav klare aftaler og faste arbejdsgange i forbindelse med overlevering af opgaver. Skab tryghed for, at når en opgave er overleveret, så bliver den løst og håndteret, så kolleger ikke behøver at rykke og følge unødigt op på hinanden. 

3. Fordel belastningen

Hvis du har en medarbejdergruppe, der har en koordinerende rolle, og som derfor ofte bliver hevet i af andre, så hjælp dem med at fordele belastningen, så de på skift kan forstyrres og på skift kan forvente større arbejdsro.

4. Aftal fælles rytmer

Spilleregler er gode, men mange oplever dem som for rigide eller, at de ikke bliver overholdt. Forsøg i stedet at skabe fælles rytmer, der opfordrer medarbejderne til at afbryde hinanden mindre. Er der tidspunkter på ugen, hvor alle skal forsøge at undgå afbrydelser – fx hver morgen før kl. 10 eller hver torsdag? Skal I aftale fælles kaffepause tre gange om ugen, så medarbejderne kan samle spørgsmål og behov for sparring (dvs. potentielle afbrydelser) til bunke?

5. Hvor kommer afbrydelserne fra?

En del afbrydelser stammer fra teknologi, hvis standardindstillinger indebærer notifikationer i form af lyde, pop op osv. En overraskende stor del af de ting vi gør, er faktisk baseret på ”ikke-beslutninger”. Vi har fx den ringetone vi har, fordi den var standardindstilling og ikke lige har besluttet, hvad den skal være. På samme måde bliver vi afbrudt af notifikationer fra computeren, fordi de er der som standardindstilling, og vi mangler at beslutte, at de skal laves om. Hvis standardindstillingerne (pop-up, telefonindstillinger osv.) skaber mange afbrydelser, så lav dem om.

6. Se omgivelserne efter i sømmene 

Er der noget, der inviterer til afbrydelser? Det er vigtigt at huske, at de færreste står op om morgenen og tænker ”i dag vil jeg forstyrre andre”. Vi afbryder andre fordi, det giver mening. Står der fx en stor blød sofa lige ved siden af medarbejdernes skriveborde, som inviterer folk til at slå sig ned i længere tid, så flyt den. På den måde må kolleger og andre, der vil forstyrre med spørgsmål, stå op. Ingen forbud eller sure kommentarer – det er bare lidt mere besværligt at forstyrre i længere tid. På samme måde kan en slikskål, der fast står fremme på skranken, invitere kolleger til at komme forbi om eftermiddagen for at smalltalke. Hvis det er et problem, så drop slikskålen, så vil der formentlig komme færre forstyrrelser. 

7. Sæt fokus på effektive arbejdsvaner

God opgavestyring, en klar prioritering og løbende planlægning styrker medarbejdernes evne til at sortere i vigtige og mindre vigtige afbrydelser. Sørg for, at medarbejderne har de færdigheder og redskaber, der skal til, så de løbende kan træne deres fokusmuskel og reducere konsekvenserne af ikke-vigtige afbrydelser. 

Artiklen er baseret på bogen ”10 effektive arbejdsvaner”, der giver konkrete metoder og værktøjer til at takle  strømmen af opgaver, e-mails og afbrydelser. Læs mere om bogen her.

Læs mere: 

Gør som Madeleine Albright: Skab det store overblik

8 råd: Bliv mere effektiv