Lektion 1: Giv dine medarbejdere kørekort til selvledelse

Godt så. Denne lektion handler om, hvordan man som leder kan blive mere nærværende. Måske har du flere medarbejdere, end du kan tælle på fire hænder. Måske er dine medarbejdere fordelt på flere matrikler.

Måske begge dele. Og så kender du sikkert til disse overvejelser:

Hvordan er det nu liiige, jeg hele tiden er den tydelige, søde, markante, tilgængelige og tilstedeværende leder, når mine medarbejdere har deres daglige gang på en bred vifte af kommunens adresser?

Og hvordan sørger jeg for, at alle mine 43 medarbejdere altid oplever mig som tilgængelig og klar til at sparre om stort og småt?

Forbered dig på et nedslående svar…

Det kedelige, men ubønhørligt sande, svar er: Det kan du ikke. I hvert fald ikke hele tiden.

Du kan ikke stille Nikon-skarpt på alle detaljer, når du både metaforisk og bogstaveligt cykler rundt mellem forskellige arbejdspladser, lokalkulturer og dilemmaer.

Det er selvfølgelig en sur sandhed. Men den overrasker dig næppe. Det er ganske enkelt et helt almindeligt vilkår som leder i den moderne offentlige sektor. Ja, selvkørende medarbejdere er faktisk et af dine vigtigste succeskriterier som distanceleder.

Og derfor er det her, denne online workshop starter. Selvledelse er en nøgledisciplin. For giver du ikke dine medarbejdere de rette forudsætninger for selvledelse, kan det gå helt skævt. Mistrivsel, manglende effektivitet og uløste arbejdsopgaver er mulige konsekvenser. De kan kort sagt ikke lede sig selv uden din ledelse.

Sådan får dine medarbejdere selvkørekort

Så hvis du vil have medarbejdere med stort selvkørekort, skal du sætte effektive rammer for deres selvledelse. Og det er det, som denne lektion handler om.

Vi gennemgår to discipliner, der hjælper dig til at skabe den rette balance mellem dig og dine medarbejdere – og mellem ledelse og selvledelse.

Den første handler om at gøre dine (og organisationens) mål og værdier tydelige. Her befinder vi os på det organisatoriske niveau (eller team- eller afdelingsniveau).

Den anden handler om at have krystalklare forventninger til hinanden. Den foregår på det individuelle plan.
Lykkes du ikke med disse to discipliner, trækker du tæppet væk under benene på dine medarbejdere.

Uden tydelige mål gør du dine medarbejdere rundtossede

Som leder er det dit ansvar, at medarbejderne ved, hvad de skal gøre, hvornår det skal ske, og hvad det skal føre til. Er du ikke dygtig nok til at synliggøre de mål, I stræber efter, og de værdier, I arbejder efter, så er det din skyld, at medarbejderne bliver rundtossede og frustrerede.

Så hvad skal du gøre? Hænge plakater op på alle matrikler med jeres tre værdier og vedtagne kvantitative mål? Det er en start, men langt fra nok. Retning og værdier er ikke bare noget, man annoncerer på et møde eller på intranettet. ”Sådan – så ved de det.”

Nej, værdier har kun en reel effekt, hvis de bliver levet, eksemplificeret og udfordret i dagligdagen. Sådan bliver de til kultur. Og det er det, du er på jagt efter her: En kultur, der ikke kollapser, når du vender ryggen til.

4 råd, du kan tage til dig med det samme

Her får du 4 grundlæggende råd til at gøre mål og værdier synlige – og der venter dig en uddybende forklaring og et rigtig godt eksempel i filmen nedenunder.

1. Sørg for, at mål og værdier er nedskrevne et sted, som alle har adgang til.

2. Husk at være konkret i beskrivelsen af dem. Retfærdiggør dem, og giv eksempler på dem. For hver værdi kan du fx følge denne opbygning i beskrivelsen:

Hvad betyder værdien?
Hvorfor er den vigtig?
Hvad betyder den ikke?
Hvordan kan den eksempelvis komme til udtryk

3. Skab sammenhæng ved at begrunde og forklare dine ledelsesmæssige beslutninger med en eller flere værdier (eller mål).

4. Bed dine medarbejdere om – evt. i teams – at samle og præsentere eksempler på, hvordan de oplever værdierne i spil i hverdagen.

Se film om synlige mål og værdier (den varer kun halvandet minut, men inkluderer alligevel en tur i Tivoli):

Brug nu et øjeblik på at finde en eller to ideer til, hvordan du kan gøre jeres mål og værdier mere synlige.

Færdig? Godt.

Vi gætter på, at de tanker, du netop gjorde dig om jeres mål og værdier, var på organisations-, afdeling- eller team-niveau.

Men da den enkelte medarbejders selvledelse sker på individniveau, dykker vi også derned, inden vi kører denne lektion i garagen.

Forventningsafstemning: Betingelsen for effektiv selvledelse

Det er i forventningsafstemningen, at du lægger de mest fundamentale grundsten til dine medarbejderes selvledelse. Og de kommer sjældent til at trives i jobbet på sigt, hvis de ikke føler sig selvstændige.

Når du afstemmer forventninger med din medarbejder, skal I lave klare aftaler om rammer og retningslinjer: Hvem gør hvad, hvornår og hvordan?

Og en vigtig tilføjelse: Hvilke beslutninger kan medarbejderen selv træffe – og hvilke skal hun vende med dig? Den type usikkerhed er en evig kilde til flaskehalse og tvivl, for i de fleste tilfælde kan medarbejderen sagtens træffe beslutningen selv.

Den berømte tyr og dens endnu mere berømte horn

Hvis du ikke allerede har en systematik for at forventningsafstemme med dine medarbejdere, så er det nu, du skal udvikle den. Og har du allerede en, så gå den lige efter.

Hvordan skal du starte? Jo, det er det med tyren og hornene.

Et afgørende skridt er at sætte ord på distanceledelsen. Tal med dine medarbejdere om den som fænomen.

Vi vender tilbage til det i en senere lektion i dette forløb, men alene det at sætte ord på udfordringerne over for dine medarbejdere er et godt første skridt. Gjort rigtigt vil det skabe forståelse og lydhørhed hos de medarbejdere, som aldrig føler, at de hører nok (hvis overhovedet noget) fra deres leder.

Vær frem for alt konkret. Fortæl dem, hvad de kan forvente af dig som distanceleder. Og selvfølgelig, hvad du forventer af dem.

Når du så når til forventningsafstemning om projekter og opgaver med enkelte medarbejdere eller teams, er der et sæt retningslinjer og gode råd, du kan læne dig op ad. Se tjeklisten nederst i lektionen, men lad dig også gerne inspirere af følgende 5 tommelfingerregler:

Klik her for at se et større billede af de 5 tommelfingerregler

#1 Efterlad aldrig tvivl om mål og deadline

Det er desværre alt for udbredt, at leder og medarbejder ikke er enige om en opgaves mål. Her er tre trin til at undgå det:

Brief dig selv, før du briefer medarbejderen: Udtænk klare målsætninger for opgaven: Hvad skal laves, hvornår skal det være færdigt, og hvilken kvalitet eller detaljegrad forventer du?
Vær ekstra grundig i dit første brief: På den måde bruger du mindre tid på feedback undervejs, og der er større chance for, at medarbejderen arbejder i den rigtige retning.
Sæt altid en deadline: Dobbelttjek, at du og medarbejderen er enige om jeres deadline.

#2 Lav klare aftaler om opgavens beslutninger

Gør et stort nummer ud af at blive enige om medarbejderens ansvar i opgaven: Hvilke beslutninger kan han selv træffe, og hvilke skal du godkende?

Vær konkret og detaljeret. Men pas omvendt på, ikke at stramme betingelserne så meget, at de hæmmer medarbejderen i opgaveløsningen.

#3 Aftal jeres system for afrapportering

Lav forhåndsaftaler om, hvordan medarbejderen løbende skal orientere dig om opgavens fremdrift. Ugentligt eller månedligt? Over telefonen eller med en statusmail?

Og husk at adoptere systemet i din egen planlægning. Du kan fx lave faste notifikationer i din kalender, så du kan reagere, hvis en statusmail udebliver. På den måde viser du nærvær og fokus, og at du ikke har glemt medarbejderen.

#4 Giv altid feedback

For hver opgave, der bliver løst i dit team, er der (mindst) en medarbejder, der har investeret tid og tanker. Det skal du honorere med feedback. Feedback hjælper med hele tiden at forbedre jeres metoder og resultater, og så er der den ekstra bonus, at du viser interesse for dine medarbejdere, selvom de sidder langt væk fra dig.

#5 Vær især klar over for nye medarbejdere

Får du nye medarbejdere, skal du så hurtigt som muligt forklare dem, hvordan I samarbejder, og hvad de kan forvente fra dig som leder. Og hvorfor stoppe her? Når du rekrutterer, så brug jobopslaget til så tidligt som muligt at gøre opmærksom på, hvilke kompetencer der er nødvendige for at indgå i jeres samarbejde.

Næste lektion: Arbejdspladsens lim – den vigtige uformelle kommunikation

Sådan – så nåede du til bunds i første lektion. Du modtager den næste om en uges tid. Den handler om de små spontane samtaler ved kaffemaskinen og andre slags uformel kommunikation med dine medarbejdere. Problemet er bare, at den slags muligheder er meget begrænsede for distancelederen. Vi hjælper dig på vej i lektion 2.

Har du styr på dine medarbejderes selvledelse?

Inden du sætter alt for meget i søen, kan det være værd at undersøge, hvor afklaret du er i forhold til, hvor selvkørende dine medarbejdere skal være. Prøv tjeklisten herunder.

Klik her for at se et større billede af tjeklisten

Læs mere

Simon Sineks ”Start with why” TED Talk
Få Lederwebs 5 overordnede råd: Vær nærværende – også på afstand