Situationer nye ledere kan stå overfor:
- Du modtager mange e-mails i løbet af dagen og har brug for at kategorisere dem
- Du håndterer e-mails med personoplysninger
- Du håndterer e-mails, der indgår som et led i administrativ sagsbehandling
Fakta
Som leder får du mange e-mails. Grundlæggende er der tre typer af e-mails:
- E-mails, der skal læses og derefter slettes/gemmes
- E-mails, der tager max tre minutter at besvare/ordne
- E-mails med opgaver, som skal flyttes til din opgaveliste og evt. kalendersættes.
For at holde styr på de mange e-mails kan det være en god idé at oprette mapper, så du kan kategorisere dine e-mails og få ryddet ud i din indbakke. Mails der er omfattet af journaliseringspligt skal arkiveres i din organisations sagssystem.
En arbejdsgivers kontrol med medarbejdernes brug af internet og e-mail er omfattet af databeskyttelsesreglerne, og derfor har din arbejdsgiver givetvis en nedskrevet politik for brug af internet og e-mail. Arbejdsgiveren må i særlige tilfælde læse med på dine e-mails. Derfor er det en god idé at bruge arbejdsgiverens mailkonto til arbejdsrelaterede beskeder og din private konto til private e-mails.
Særlige forhold
Forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten gælder for dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en myndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Journaliseringspligten gælder dog kun for dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også interne dokumenter i endelig form er omfattet.
GDRP-reglerne har betydning for, hvordan din organisation skal beskytte og behandle persondata. Alle organisationer har retningslinjer for, hvordan I skal håndtere persondata.
Når du modtager eller afsender e-mails, som indeholder personoplysninger, er det vigtigt, at du gør brug af sikker mail. Sikker mail sikrer, at e-mailen er krypteret, når den sendes.
Offentlige myndigheder er omfattet af aktindsigt, derfor skal du være opmærksom på, at der kan søges aktindsigt i skriftlig kommunikation, herunder e-mail. Det er derfor vigtigt, at du formulerer dig med tanke på, at dine e-mails kan blive fremlagt ved en aktindsigts-anmodning. Din organisation har sikkert en procedure for aktindsigtsanmodninger, og det kan være en god ide at orientere sig i denne.
Husk, at du skal…
- Læse din organisations politik for brug af internet og e-mail og aktindsigt, hvis sådanne findes.
- Orienter dig i din organisations GDPR-retningslinjer.
- Forholde dig til, om der er journaliseringspligt for e-mails i en given sag.
- Overveje, om en e-mail, du skal sende, indeholder personoplysninger.
- Slette eller journalisere e-mails med persondata, jf. din organisations politik på området.
Hvem kan hjælpe mig?
- Tal med en lederkollega eller med din nærmeste leder om dit arbejdssteds politik for brug af internet og e-mail
- Du kan få hjælp hos HR eller IT-afdelingen.