Samarbejdspartnere forstår ikke, hvorfor Bentes telefon går direkte på telefonsvarer, sager hober sig op, og dine medarbejdere er frustrerede over de opgaver, de har overtaget, men ikke kan løse, og som stjæler tid fra deres egne opgaver.
Uanset om medarbejderen selv har opsagt sin stilling eller er blevet opsagt, skal du sikre, at medarbejderens afsked bliver håndteret juridisk og etisk korrekt. Måske har du allerede en efterfølger i tankerne, måske skal du til at slå en ny stilling op. Men første trin er at suge al din medarbejders viden til dig og sende hende godt af sted.
Med en god offboardingproces sikrer du både en god oplevelse for den medarbejder, der er på vej væk og de medarbejdere, der fremover skal løfte arbejdsopgaverne.
1. Kommunikér, at medarbejderen stopper
Når en medarbejder stopper, skal det hurtigst muligt meldes ud til kolleger og andre, der bliver berørt af situationen. I kan sammen aftale, om du skal melde det ud, eller om hun selv vil fortælle det. Unødvendig forsinkelse i at lade de nærmeste samarbejdspartnere vide, at medarbejderen forlader organisationen, fører til sladder og rygter, som skader arbejdsmiljøet og arbejdspladsen.
Lad alle vide, at medarbejderen stopper, tak medarbejderen for hendes tid, og hvis det er passende, lad alle vide, hvorfor medarbejderen forlader organisationen, og at du melder ud, når du har et overblik over, hvilke kolleger der skal overtage hvilke dele af hendes arbejdsopgaver.
2. Overdragelse af viden og arbejdsopgaver
Hvis du allerede har en efterfølger klar, er det første trin let overstået. Din opgave er at introducere medarbejderen, der er på vej væk, og efterfølgeren og sørge for, at arbejdsopgaver bliver givet videre.
Men oftest skal du først ud og finde en efterfølger, og de to når derfor ikke at møde hinanden. Den situation stiller store krav til dig som leder. Har du bevaret en god relation til medarbejderen, der netop har forladt organisationen, står du bedre, og vil stadig kunne kontakte hende, såfremt du skulle få brug for det.
Bed medarbejderen om at udarbejde dokumenter, arbejdsbeskrivelser, kontaktlister m.m., som en senere efterfølger kan anvende. Test gerne arbejdsbeskrivelserne med en af de andre medarbejdere for at sikre, at I ikke har glemt noget, og at beskrivelserne er lette at følge.
Præcist hvordan viden overføres, afhænger af medarbejderens rolle og ansvar. Tekniske og procesorienterede opgaver kan nemt dokumenteres, hvorimod ledelsesprocesser er vanskeligere.
3. Gennemfør en fratrædelsessamtale
Der sættes ofte spørgsmålstegn ved værdien af fratrædelsessamtaler. Men det kan være en god kilde til feedback. Tal med medarbejderen om, hvad hun synes fungerer godt, og hvad der med fordel kunne ændres. Det kan i nogle situationer være en fordel, hvis en neutral person fra HR eller en anden afdeling gennemfører hele eller dele af exit samtalen, særligt hvis relationen mellem dig og medarbejderen har været problematisk.
4. Tak medarbejderen
Når medarbejdere forlader en organisation – og i særdeleshed de, som forlader arbejdspladsen med et positivt indtryk – bør de anerkendes for deres indsats og resultater. Det vil medføre en øget sandsynlighed for et positivt indtryk af organisationen (måske som en fremtidig medarbejder, samarbejdspartner eller leverandør), men det vil også påvirke moralen hos de tilbageblevne medarbejdere, som måske er påvirkede af afskeden.
5. Hold kontakten
Der er en stigende tendens til, at tidligere medarbejdere vil komme tilbage i organisationen på et senere tidspunkt og tilføre yderligere erfaring, viden og relationer. De er også ambassadører for organisationen og kan opfordre og tilskynde potentielle kandidater til at søge job hos jer. Men det sker kun, hvis medarbejdere forlader arbejdspladsen med en god oplevelse.
Det er derfor også en god ide, at du sikrer en form for kontakt med medarbejderen.
Praktiske opgaver
Når en medarbejder forlader arbejdspladsen, er der også en del praktiske opgaver, der skal tages hånd om.
Organisér overdragelse af arbejdsudstyr
Har medarbejderen arbejdstelefon, computer, adgangskort m.m., skal du sørge for, at disse effekter bliver overdraget. Du kan evt. udpege en til at stå for at holde styr på indleverede effekter.
Opdatér organisationsdiagram og andet, hvor medarbejderen fremgår
Interne sider og lister, som refererer til tidligere medarbejdere, forsinker det daglige arbejde. Vær derfor sikker på, at organisationsdiagrammer, intranet, brochurer m.m. er opdateret og gerne med en efterfølgers navn. Kender du ikke efterfølgeren endnu, kan du aftale med en af dine andre medarbejdere, at han kan stå som kontaktperson, indtil teamet er fuldtalligt igen.
Stop eller begræns adgang til IT-systemer
Huller i IT sikkerhed er et stort problem i mange organisationer og en væsentlig andel af de problemer, der opstår, skyldes tidligere medarbejdere, som ikke får lukket deres brugerkonti i tide. Har det været en svær afskedsproces med en dårlig relation, er det særligt vigtigt, at medarbejderen ikke længere har adgang bagom organisationen.
Husk, at alle delte postkasser, brugerkonti mm. også skal have deres passwords ændret. Er medarbejderen administrator af arbejdspladsens hjemmeside eller de sociale medier, skal du også ændre denne adgang.
Læs også: Hvordan griber du en fyringsrunde an?
