Afbrydelser er den største tids- og fokusrøver på mange arbejdspladser. De fleste jobs kræver naturligvis, at vi er tilgængelige for medarbejdere, kolleger, borgere og andre, der har krav på vores opmærksomhed. Men vi taler ikke nok om, hvilke konsekvenser det har for vores tid og fokus, når vi bliver afbrudt mange gange i løbet af en dag. Overvej følgende scenarie:
Endelig har du fundet tid til at fordybe dig i en kompleks opgave. Du er i flow, har alle de rette formuleringer og løsninger i hovedet og skal lige til at samle enderne, da bliver afbrudt. På den ene side vil du gerne være en nærværende leder, der tager dig tid til at lytte interesseret og hjælpe. På den anden side mærker du irritationen over at blive hevet væk fra hovedopgaven og nu skulle forholde dig til noget helt andet.
20 minutters transittid
Dilemmaet opstår mange gange om dagen, når du bliver afbrudt i opgaver, aktiviteter eller tanker og skal flytte dit fokus. Når du er færdig med at forholde dig til det, du blev afbrudt af, skal du refokusere på det, du oprindeligt var i gang med. Dette skifte kan kaldes for transittid. Det kan tage fra et halvt minut og helt op til 20 minutter at genvinde det oprindelige fokus. Årsagen til den store spændvidde skal findes i kompleksiteten i det, du beskæftiger dig med. Jo mere kompleks en opgave eller aktivitet, du er i gang med, jo længere tid tager det at komme tilbage på sporet – dvs. jo mere transittid.
Overvej lige, hvor mange gange i løbet af en dag du bliver afbrudt, og gang det antal med et sted mellem 30 sekunder og 20 minutter. Det løber op i mange minutters transittid. Din evne til at koncentrere dig og være fokuseret er ligesom en muskel, der skal trænes og vedligeholdes, og hvis din dag er fuld af afbrydelser og fokusskift, vænner din hjerne sig til at være i transit. Du kommer ganske enkelt ud af træning med at være fokuseret.
Denne udfordring er ikke forbeholdt ledere. Medarbejdere oplever i høj grad, at en hverdag fyldt med afbrydelser stjæler tid og fokus fra deres kerneopgaver, og det koster både på effektivitets- og arbejdsglædekontoen.
Hvis vi vil være nærværende ét sted, må vi samtidig være fraværende et andet sted. Nærvær kræver fravær.
Sådan skruer I ned for afbrydelserne
Løsningen er ikke at fjerne alle afbrydelserne. En del af jobbet er nemlig også at være tilgængelig for spørgsmål, sparring, hjælp etc. Men ikke alle former for afbrydelser er lige vigtige, og heri ligger løsningen. Find ud af, hvilke afbrydelser I med fordel kan reducere eller fjerne helt:
1: Start med at tale om, hvad der afbryder og stjæler fokus
Ofte er der nogle åbenlyse eksempler såsom unødig støj, høje ringetoner på telefonen, unødvendige pling-lyde fra nye e-mails og snak på kryds og tværs. Nogle mennesker har flere ord i sig end andre, og derfor kan small talk og social snak føles som en fokusrøver for kolleger, der ikke har samme snakkebehov. Mange e-mails i løbet af arbejdsdagen kan også være en fokusrøver, hvis man tror, at det er nødvendigt at besvare dem, så snart de lander i indbakken.
Ved at starte en samtale om afbrydelser i teamet eller afdelingen bliver det legitimt at tale om, hvordan de påvirker os, og I kan sammen gå på opdagelse efter tids- og fokusrøverne. På denne måde kan I begynde at indkredse, hvad der forstyrrer jer og hvor I skal sætte ind.
2. Husk, at vi er forskellige
Vores sanseapparat er unikt, og derfor påvirker afbrydelser os på forskellig vis. Fx har nogle mennesker en misundelsesværdig evne til at lukke auditive forstyrrelser ude. De kan nærmest beslutte sig for ikke at høre efter, når andre taler i nærheden af dem. Imidlertid er det ikke alle, der besidder denne evne. For nogle kan selv en lavmælt samtale langt fra dem virke forstyrrende. Selvom samtalen ikke involverer dem, vil deres hørelse alligevel opfatte brudstykker, der leder deres tanker hen på alt andet end det, de er i gang med.
Vi er alle forskellige. Derfor nytter det ikke at sige til en medarbejder, der er plaget af auditiv støj, at vedkommende blot skal træne sin evne til at lukke forstyrrelser ude. Vær lydhør over for forskelligheder og prøv at finde alternative løsninger sammen. For nogle hjælper det fx at sidde i et hjørne eller op mod en væg, hvor støj fra storrummet er mindre. Måske er det muligt at indrette et ekstra kontor eller benytte sig af et stillerum, når opgaverne kræver ekstra fokus og koncentration.
3. Gå på opdagelse efter de mere subtile afbrydelser
Ikke alle afbrydelser er lige åbenlyse. Sommetider konstaterer vi blot, at det er svært at finde og fastholde fokus. Et godt eksempel er synssansen, der registrerer visuelle input. For nogle mennesker virker disse input forstyrrende og gør det svært at fastholde fokus på det, de er i gang med. Visuelle forstyrrelser spænder vidt fra ting i vores synsfelt, rod og bevægelse til skarpt eller uskarpt lys og farver.
4. Aftal strategier for, hvordan I fjerner eller reducerer udvalgte afbrydelser
Når I har dannet jer et overblik over, hvad der forstyrrer, kan I systematisk gå i gang med at fjerne og reducere afbrydelserne. Måske skal I fjerne visuel støj ved at rydde op på skriveborde og i fællesarealer. Hvis auditive forstyrrelser er et problem, kan det hjælpe at lave nogle retningslinjer for, hvordan I kommunikerer med hinanden. I kan også aftale, at det er ok at afvise en afbrydelse, hvis man er fordybet i en krævende opgave, eller at det er muligt at arbejde hjemmefra eller benytte sig af et mødelokale eller et stillerum efter behov.
Der er masser af muligheder for at skrue ned for afbrydelserne og op for fokus, når først I begynder at lede efter dem. Færre afbrydelser og et stærkt fokus giver jer også mere tid og øget arbejdsglæde, så tilbage er blot at starte samtalen om, hvordan I sammen kan skabe gode arbejdsbetingelser for hjernen.
