Hvis du som leder i et tæt og respektfuldt samspil med dine medarbejdere arbejder systematisk med at forebygge og håndtere sygefravær, så kommer resultaterne.
1. Få overblik
Som leder skal du kende udgangspunktet. Det er vigtigt at vide i detaljer, hvordan din organisations sygefravær ser ud i dag. Hvilke medarbejdergrupper fylder mest (eller mindst) i statistikken, og hvilken ”slags” sygefravær drejer det sig om? Få evt. hjælp til at trække tallene, hvis tiden er knap, men tag ansvar for at få overblikket.
Hvad koster det helt præcist i kroner og ører, når man også indregner sygedagpengerefusion og ekstraudgifter til vikarer? Det detaljerede overblik skal du bruge som afsæt for at sætte ind på to fronter. Dels en generel indsats over for alle medarbejdere og dels en målrettet indsats i forhold til de medarbejdere, der er overrepræsenteret i statisitkken.
I analysedelen skal du zoome ind på sygefraværskulturen. Bliv bevidst om, hvordan du og medarbejderne taler om sygefravær, fremmøde og trivsel. Taler I hinanden på arbejde, eller taler I hinanden hjem med et ”Du ser godt nok træt ud. Tror du ikke, du skulle være blevet hjemme?”
Hvis du ikke kan lide resultatet af dit analytiske overblik, så beslut dig for at være drivkraften til at forandre det i positiv retning. Del din beslutning med dine medarbejdere.
2. Formuler en klar vision
De færreste medarbejdere motiveres til at komme på arbejde alene ved, at du siger, sygefraværet skal ned.
Derfor er det vigtigt, du formidler en klar vision, som kan blive virkelighed, hvis I får sygefraværet ned. Visionen kan med fordel udvikles i samspil med dine medarbejdere, så I får fælles ejerskab.
Mindre sygefravær skal ses som et middel til at opnå noget attraktivt i fremtiden. Fx bedre trivsel blandt personalet som følge af, at mulighederne for at løse opgaver med god kvalitet stiger, når flere møder ind på jobbet.
Du skal igen og igen sætte ord på, hvilke attraktive muligheder et lavere sygefravær åbner for. Medarbejdernes motivation kan være anderledes end din egen. Vær nysgerrig og lyt efter, hvad medarbejderne er interesserede i. Tal ind i medarbejdernes motivation, så får du lettere opbakning og følgeskab.
3. Vedtag specifikke måltal
For at opnå et reelt fald i fraværet er det vigtigt, at du sætter konkrete måltal for, hvor meget sygefraværet skal flade over en periode. Det kan være, du sætter som mål, at medarbejderne i gennemsnit højest må have 10 sygefraværsdage om året mod tidligere 12,5 dage. Følg løbende op på, om udviklingen bevæger sig i den rigtige retning.
Med måltal får du et klart sigtepunkt frem for ”Vi skal have sygefraværet ned og vi arbejder på det” uden en nærmere forklaring om, hvornår niveauet er acceptabelt.
Er du leder i en stor organisation, hvor sygefraværet varierer meget mellem forskellige grupper af medarbejdere, kan det være relevant at operere med både et samlet måltal og flere lokale eller faggruppeopdelte måltal. Anvender du faggruppe- eller sektoropdelte måltal, skal der være gennemsigtighed i forhold til beslutningen.
Brug tid på at finpudse forklaringerne, så du tydeligt kan sætte ord på den valgte løsning.
4. Vælg konkrete redskaber – og brug dem
Du skal vælge de redskaber, der bedst understøtter din organisations generelle og specifikke indsats for at mindske sygefraværet.
Du skal have redskaber inden for tre områder:
- Forebyggende redskaber: Fx lederkurser i den svære samtale. En vejledning om, hvornår en personaleleder skal afholde sygefraværssamtaler, og hvad lederen kan tale med den sygemeldte om. Eventuelt adgang til psykologordning for stressede medarbejdere (der kan bruges, inden medarbejderen bliver sygemeldt) eller en trivselsproces for hele personalegruppen.
- Håndtering af sygefravær: Fx ”1-5-15-model”, der beskriver en systematik, hvor en medarbejder sygemelder sig direkte til dig, og hvor I har kontakt, når medarbejderen har været væk i 5 dage og igen efter 15 dages sammenhængende sygefravær. Systematikken sikrer tæt ledelsesmæssig opfølgning under sygefravær.
- Bringe medarbejder tilbage i jobbet efter længere sygefravær: Fx konsekvent brug af delvise raskmeldinger og tilbud om tilretning af arbejdstid og arbejdsopgaver i en periode. Det kan også være en ”Kom godt tilbage-model”, der er en videreførelse af systematikken med tæt ledelsesmæssig kontakt. Modellen systematiserer, hvornår og hvordan der skal være kontakt, så du som leder ikke ”slipper” medarbejderen, inden han eller hun er tilbage på normal arbejdstid.
At have redskaberne i værktøjskassen gør det ikke alene. Du skal sikre dig, at du og evt. andre ledere i din organisation bruger dem systematisk. Ellers får du ikke nok effekt af indsatsen, og sygefraværet falder sandsynligvis ikke meget.
5. Afklar hvem der gør hvad
Både ledere og medarbejdere skal vide præcist, hvad der forventes af dem i forhold til at forebygge og håndtere sygefravær. Det er dit ansvar at afstemme forventningerne, og når der kommer nye medarbejdere ind i organisationen, skal de klædes på. Ingen må være i tvivl.
På arbejdspladsen skal I sætte navn på, hvem der forventes at gøre noget. Hvad der forventes. Hvornår det forventes. Og på hvilken måde.
Systematik er nøglen til at forebygge og håndtere sygefravær, så flest mulige medarbejdere møder på jobbet hver dag, og det arbejdsrelaterede sygefravær minimeres.
På de fleste arbejdspladser tager det år at få et højt sygefravær bragt ned. Derfor er det vigtigt, at du udviser tålmodighed og holder fast i systematikken.
Der er et enormt potentiale i, at du stiller dig i spidsen for på systematisk vis at tage hånd om sygefraværet. Til gavn for den enkelte medarbejder, kollegagruppen og din organisations drift.
Find redskab til systematisk at reducere sygefraværet her: www.ned-med-sygefravaeret.dk
Læs mere:
Sådan håndterer du sygefraværssamtalen
