Uanset hvilken ledelsesmodel du bruger, vil du som leder altid opleve at medarbejdere afbryder dig i arbejdet, eller at du afbryder en medarbejder. Det gælder derfor om at bruge dagligdagens ”forstyrrelser” til øjeblikke, hvor du udøver ledelse og optimerer situationen.
Selv den mindste ordveksling eller beslutning, skal du se, som unikke muligheder for at udøve ledelse. Touchpoint er en metode til at vende kontaktsituationer til ledelsesøjeblikke – såvel de planlagte møder som de ikke planlagte – bedst muligt.
Det forudsætter dog, at du fanger disse TouchPoints, uanset hvor kortvarige de måtte være, og tilfører dem større klarhed og ægte engagement.
6 råd om, hvordan du mestrer det rette TouchPoint i din dagligdag:
1. Hvordan kan jeg hjælpe?
Husk at ledelse ikke handler om dig – det handler om dem. Uanset om TouchPointet drejer sig om din sag, deres sag eller en fælles sag, er det en god idé at indlede med et ”Hvordan kan jeg hjælpe?”, da det giver mulighed for, at andre kan udtrykke deres ideer, betænkeligheder og synspunkter. De fire magiske ord flytter fokus fra det, du gerne vil kommunikere eller opnå, til i stedet at finde ud af, hvad de ønsker og har behov for fra dig.
2. Lyt intenst
Det kan være utroligt svært for mange at lytte, da der kan herske en forkærlighed til, at handling siger mere end ord. De fleste kan genkende en situation, hvor de i stedet for at lytte, har siddet og planlagt, hvad de skal svare. Men netop ved at lytte til dine omgivelser kan du nemmere være opmærksom, til rådighed og slå tonen an i dagligdagen – og samtidig forudse og forhindre mulige problemer. Desuden kan du afværge unødvendige afbrydelser, hvis du er på forkant med de eventuelle problemer.
3. Rammesæt sagen
Du kender måske situationen, hvor du deltager i et møde, og bemærkningerne flyver gennem lokalet, uden der reelt sker noget. Her er det vigtigt, at du bevarer overblikket og er den der opsummerer. På den måde undgår I eventuelle misforståelser, da du skaber en fælles forståelse af, hvad mødet egentlig handler om.
4. Frem dagsordenen
Husk at når andre kommer til dig med et problem, er det, fordi de ønsker at komme videre med det. Hvad enten det drejer sig om hjælp til at træffe en beslutning, eller hvis der er brug for, at du træffer beslutningen for dem. Vis, at du er handlingsorienteret ved at træffe beslutninger, som fremmer dagsordenen. Det er dog ikke ensbetydende med, at dine beslutninger bør være impulsive, men at du tager stilling til de informationer, der foreligger i den givne situation og træffer den bedst mulige beslutning på det grundlag – og kommer videre i dagsordenen.
5. Sæt tid af
Prøv at kigge på din kalender og få en idé om, hvor mange af dine møder du tager initiativ til. Uanset hvordan tallene ser ud for dig, så prøv kun at planlægge halvt så mange møde i næste uge eller lægge samme antal møder ind, men af halvt så lang varighed. På den måde kan du skaffe dig et frirum, hvor du kan reflektere og skabe plads til uforudsete TouchPoints.
6. Hvordan kan jeg gøre det bedre i morgen?
Tænk over de snesevis af kontaktsituationer, du har haft. Spørg dig selv: Hvad virkede? Hvad virkede ikke? Hvad kan jeg gøre bedre? Når du nu tænker over dette, er det en rigtig god idé at skrive dine tanker ned. På den måde kan du fra tid til anden vende tilbage og se, hvad du har lært og forsøge at finde et mønster i det.
Eksempel på ”Hvordan kan jeg hjælpe?”
Anne, som er leder inden for HR og kommunikation overværede en yngre medarbejder præsenterer et oplæg. Det gik godt, men der var nogle kanter, der skulle slibes af. Det nemmeste ville være at trække ham til side lige dér eller umiddelbart efter sende en hurtig e-mail med syv ting, han kunne gøre bedre.
Men Anne beherskede sig og overvejede i stedet, hvordan hun bedst kunne hjælpe ham. Et par dage senere kiggede Anne indenfor på hans kontor og lagde ud med at tale om, hvor stolt hans team måtte være over, at de nu var nået så langt i projektet.
Anne spurgte derefter ” Hvis du skulle pege på én ting, som du kunne tænke dig at arbejde på at forbedre, hvad skulle det så være? Kan jeg hjælpe med det?”. I stedet for at hun tog kontrollen følte han, at det var ham, der havde kontrollen, hvilket gjorde ham glad, og forbedrede hans evner til at præsentere et oplæg.
Artiklen er baseret på bogen ”TouchPoints – Tænk ledelse i selv det mindste øjeblik” af Mette Nørgaard og Douglas Conant. Læs mere om bogen her
Læs mere
