Som leder får du både opgaver fra din chef, dine lederkolleger og dine medarbejdere. Det betyder, at du konstant må vurdere, hvad der er vigtigst at gøre først. Nogle opgaver kræver at blive håndteret med det samme, nogle kan vente til i morgen, og andre er det måske slet ikke dig, der burde håndtere overhovedet.
Sorteringsprocessen er vigtig, fordi den giver dig struktur og overblik over din arbejdsdag, og du kan med fordel starte med at sortere i opgaverne allerede, når de finder vej til dit bord. Det gør du ved at sige nej til de opgaver, du af den ene eller anden årsag ikke bør tage. Hvis du ikke får sagt fra i tide, så ender du nemt med at drukne i ventende bunker. Her får du derfor ni gode råd fra Harvard Business Review, som kan hjælpe dig til at sige nej, når det er nødvendigt:
1. Kend dit nej
Der er opgaver, du som leder skal løse, og der er opgaver, du har mulighed for at uddelegere eller sige nej til. Du skal sørge for at blive bevidst om, hvilke opgaver det er vigtigt du selv tager fat på, og hvilke, der måske godt kan enten afvises eller uddelegeres. For hvis du ikke ved, hvad du godt vil bruge din tid på, ved du heller ikke, hvad du bestemt ikke vil brug din tid på.
2. Husk: Du siger nej til forespørgslen – ikke til personen
Gør dig klart, at du ikke afviser personen, der beder dig om hjælp – du siger nej tak til invitationen eller opgaven. Det kan du også gøre helt klart over for ham. Det kan du gøre ved at være venlig og høflig, så du får kommunikeret, at det ikke er ham, du afviser.
3. Forklar dit nej
De nærmere omstændigheder, der ligger til grund for, at du siger nej, gør ikke den store forskel for ham, der ønsker din hjælp. Men det gør det faktum, at du i det hele taget har en grund. Måske har du sindssygt travlt, så du ikke har tid til at give en hånd med, eller måske du føler ikke, at det, du bliver bedt om, er din stærke side. Under alle omstændigheder så sørg for at være ærlig omkring årsagen til, at du siger nej.
4. Stå fast, hvis de er påtrængende
Nogle mennesker giver ikke op så let. Derfor er det vigtigt, at du giver dig selv lov til at stå lige så fast på dit nej, som folk er påtrængende i deres forespørgsler. De fleste vil respektere dig for det. Du kan evt. gøre det med humor og et glimt i øjet ved fx at sige ”Jeg ved godt, at du ikke giver op så let, – men det gør jeg heller ikke.”
5. Vær anerkendende i dit nej
Grundlæggende beder folk om din hjælp, fordi de mener, at du har evnerne til at løse opgaven, og de derfor stoler på, at du kan hjælpe. Det er stort set aldrig en fornærmelse, når folk beder dig om at gøre noget. Så selvom du af den ene eller anden grund må sige nej til dem, så tak dem alligevel for at have inviteret dig eller bedt om din hjælp.
6. Skab et foregribende nej
Der er nogle mennesker, som har tendens til igen og igen at bede folk om hjælp. Her kan du med fordel sige nej allerede inden, de spørger dig om hjælp til en opgave. Sig evt., at der er nogle ting i øjeblikket, som du er super fokuseret på, og du derfor forsøger at reducere antallet af forpligtelser på andre områder. Hvis det er din chef, der har en tendens til ofte at spørge om hjælp, så bliv enig med ham om, hvilke opgaver, du skal bruge din tid på, og hvilke der skal videre til andre. Når forespørgslen så kommer, kan du henvise til jeres aftale.
7. Øv dig
Øv dig i at sige nej i situationer, hvor du let og uden risiko kan gøre det. Sig fx nej, hvis en tjener spørger, om du vil have dessert, eller hvis nogen prøver at sælge dig noget på gaden.
8. Vær forberedt på at gå glip af noget
Nogle gange kan det være svært at sige nej, hvis man er bange for at gå glip af noget. Og når du siger nej, vil det altid føre til, at du går glip af et eller andet. Men husk på, at du siger nej til noget, for at få tid til noget andet, som du har valgt, du hellere vil bruge din tid på. Du har bevidst valgt det ene frem for det andet.
9. Saml mod
Hvis du er typen, som er vant til at sige ja, vil det kræve mod at begynde at sige nej. Du kan måske føle dig som en dårlig kollega eller ven, eller at du svigter nogen og ikke lever op til de forventninger, andre har til dig. Det kan være, du i nogle tilfælde har ret, og det er prisen for at tage kontrollen med dit liv tilbage.
Oversat og redigeret frit fra Harvard Business Review.
