Sender du også dagsordenen fra helvede?

Når du handler, går det lettere med en indkøbsliste. Med den i hånden sikrer du dig, at du får alt det rigtige med hjem fra supermarkedet og ikke fylder kurven med ligegyldige impulskøb. En dagsorden har samme funktion. Den hjælper dig og dine medarbejdere med at nå alt det, I gerne vil på mødet, og ikke lade jer forføre af irrelevant hyggesnak og mindre vigtige gøremål.

Forskning viser, at deltagerne opfatter et møde med dagsorden som langt mere effektivt end et møde uden. Men ikke alle er lige gode til at skrive og sende dagsordener.

Her får du bud på den gode, den middelmådige og den helt elendige dagsorden, så du kan skrive en motiverende dagsorden til dit næste møde med dine medarbejdere.

Derfor er dagsordener uundværlige?

En dagsorden har mange vigtige formål:

• Den giver mødedeltagerne et klart billede af, hvad der skal ske på mødet. Det kan forebygge modstand og gør det nemmere at justere og kvalificere dagsordenen.
• Den gør det nemmere for alle at forberede sig.
• Når deltagerne kan se, at du har gjort dig umage, gør de sig også mere umage.
• Den gør det nemmere at holde tiden, fordi alle kan følge med i, hvor meget der mangler.
• Den holder jer på sporet, så I ikke bevæger jer ud ad for mange ligegyldige tangenter.
• Det gør det nemmere at planlægge mødet og sørge for, at mødet er varieret og rigtigt opbygget.
• Det er motiverende at se progressionen i mødet, hver gang I afslutter et punkt på dagsordenen.
• Den giver alle en fornemmelse af mål, retning og mening og øger sandsynligheden for, at I kan opleve teamflow.

Den elendige dagsorden

Den elendige dagsorden findes ikke, forstået på den måde, at du aldrig fik den lavet. Måske kendte du selv dagsordenen, men glemte at sende den ud. Medarbejderne kommer derfor uforberedte til mødet uden at ane, hvad indholdet på mødet er.

Et møde uden dagsorden vil ofte skabe kaos i medarbejdernes hoveder, og mødet vil nemt kunne opleves som meningsløst. Du risikerer at være på bagkant fra starten og skulle bruge unødvendig tid på at skabe klarhed, tryghed og overblik.

I nogle sammenhænge er et møde uden dagsorden helt fint, det kan fx være:

• Når der er sket alt for meget på kort tid til, at det gav mening at lave dagsordenen på forhånd. I sådan en situation kan du starte mødet med at lave dagsordenen sammen med mødedeltagerne.
  
  
• Når du kan mærke, at der er brug for at mødes for at skabe klarhed om mål og retning. Formålet med denne type møde er at finde formålet, at få tågen til at lette og i fællesskab finde ud af, hvad der gemmer sig inde bag.
  
  
• Når du kan mærke, at dine medarbejdere har brug for et skud social energi og nærvær om andet en opgave. Det kræver ikke en dagsorden, bare godt selskab.

Den middelmådige dagsorden

Den middelmådige dagsorden er mødernes svar på en varedeklaration til en frysepizza. En liste af ingredienser og en håndfuld uforståelige E-numre. De fleste har i tidens løb prøvet at sende en middelmådig dagsorden ud, som kun har de allermest nødvendige oplysninger og er uinspirerede og abstrakt. Den kunne se således ud:

Du suger energien ud af dine medarbejdere med en middelmådig dagsorden. De har ikke en chance for at komme med relevante input, og det bliver svært for dig at lede mødet, når ingen ved, hvor meget hvert punkt må fylde.

Den gode dagsorden

• Fortæller, hvad formålet med mødet er.
• Fortæller medarbejderne, hvorfor de er uundværlige.
• Fortæller, hvad der skal komme ud af mødet.
• Inspirerer medarbejderne til at komme forberedt.

En god mødedagsorden kan se sådan ud:

Du indkaldes til projektmøde torsdag kl. 11.00-12.00 i det gule møderum (E32).

Formålet med mødet er at få overblik og finde fælles løsninger, så vi kan bevæge os hurtigt fremad.

Du er inviteret, fordi din viden og erfaring er uundværlig. Kom forberedt, så får vi et meget bedre møde.

Hvornår skal deltagerne have dagsordenen?

Hvis du vil have dine medarbejdere til at forberede sig, er det en god ide, at de som minimum har dagsorden og bilag et par dage i forvejen. Er der meget, de skal forberede, er det rimeligt, at de mindst får dagsorden og bilag en uge før mødet.

Ofte er virkeligheden ikke så nådig, at den giver mulighed for, at en detaljeret dagsorden kan forberedes god tid i forvejen. Start i stedet med at sende en kort mødeindkaldelse ud i god tid, og vent med den detaljerede dagsorden til kort før mødet, eller i værste fald uddel den i starten af mødet. En sen dagsorden er som regel bedre end ingen dagsorden.

 

Læs også: Narrative værktøjer til at styre møderne