I takt med at medarbejderne får mere og mere ansvar, stiger deres efterspørgsel på overblik, retning og ris eller ros fra ledelsen. Kort sagt: De mangler feedback.
Men hvorfor svigter mange ledere så afgørende et krav fra medarbejderne? For uden feedback – både positiv og negativ – ender medarbejdere med stort ansvar for eget arbejde med at føle sig rådvilde. Svaret er, at mange ledere er konfliktsky, mangler tid, savner kompetencer eller simpelthen ikke ønsker at rose deres medarbejdere af frygt for at blive overhalet af dem.
Der findes ingen gode undskyldninger for at undlade at give medarbejderne feedback. Konstruktiv feedback er ledelsens vigtigste relation til medarbejderne, og det er en ledelsesmæssig dødssynd at springe den over.
Ti råd om, hvordan du giver god feedback:
- Vær godt forberedt før feedback-mødet
- Være rettidig
- Forbered medarbejderen
- Sørg for klar og direkte tale under mødet
- Vær specifik
- Lyt
- Sæt mål i samarbejde med medarbejderen
- Vær åben
- Dokumentér mødets indhold
- Følg op
Alle de ti råd er vigtige, hvis man som leder vil give god feedback. Men i en kultur, hvor mange ledere er presset på tiden, er punktet rettidighed blandt de vigtigste.
I stedet for at lægge faste feedback-møder ind i kalenderen skal du hive fat i medarbejderen, når han eller hun har løst en opgave, eller i de konkrete situationer hvor en medarbejder har brug for særlig ros eller måske konstruktiv kritik, så medarbejderen enten kan fortsætte de positive takter eller gøre det bedre næste gang.
Sørg for, at mødet bliver afholdt hurtigt, så den seneste opgave stadig står i frisk erindring hos medarbejderen, og så du ikke pludselig er fristet til at lade mødet glide ud, fordi du ikke længere oplever det som relevant.
Jævnlige feedbackmøder
Feedback-møderne bør optræde med jævne mellemrum, så medarbejderne ikke møder op med mistro, når lederen foreslår et hurtigt møde. Medarbejderne skal anerkendes, når de yder en god indsats, og de skal forvente at blive korrigeret, hvis de gentager en fejl. Det skaber retning for organisationen, ro hos medarbejderne, et godt arbejdsklima og gode teams.
Vær forberedt
Inden mødet er det ligeledes meget vigtigt, at du er ordentligt forberedt. Hvis du siger noget forkert i forhold til medarbejderens arbejdsopgave, virker din feedback utroværdig, og derefter vil både din ris og ros af medarbejderen falde til jorden.
Lyt
I samme forbindelse er det væsentligt, at du er åben og lyttende over for medarbejderens syn på sagen. Dette er især vigtigt, hvis du skal levere konstruktiv kritik under et feedback-møde. Nogle medarbejdere reagerer på kritik ved straks at gå i offensiven, men et feedback-møde må aldrig udvikle sig til en diskussion mellem medarbejderen og lederen. Du skal i stedet lytte og gribe fat i de punkter, der kan virke motiverende for medarbejderen, næste gang en lignende opgave skal løses.
Sæt mål
Til sidst er det afgørende, at der bliver sat nogle mål for medarbejderen, og at disse målsætninger bliver arkiveret sammen med mødets øvrige indhold. På den måde kan indholdet af de små feedback-møder i løbet af året bruges som et godt udgangspunkt for den årlige medarbejderudviklingssamtale, så denne – lidt længere samtale – kan skabe nogle konkrete bud på udvikling hos den enkelte.
