Hvis du kan svare ja på et af nedenstående spørgsmål, distraherer du sandsynligvis medarbejderne i stedet for at fremme deres produktivitet:
- “Undskyld, må jeg lige forstyrre?”
- Forventer du næsten øjeblikkelige svar på e-mails?
- Beder du lige om status, når du møder en medarbejder på gangen?
- Sender du “ville bare være sikker på, at du så min sidste mail”-mails?
- Planlægger du møder uden dagsorden?
Forstyrrelser og afbrydelser øger risikoen for at begå fejl, dobbelte arbejdsgange og frustration. Ved at arbejde målrettet med at styrke muligheden for fordybelse, kan du forbedre medarbejdernes trivsel, produktivitet og kvalitet i arbejdet.
I artiklen “Managers, stop distracting your employees” på Harvard Business Review giver den amerikanske ledelsesskribent Nir Eyal råd om, hvad ledere kan gøre for at give medarbejderne en mere sammenhængende arbejdsdag.
Her får du Nir Eyals fire anbefalinger til at ændre vaner og opbygge en uforstyrret arbejdsplads.
1. Snak om hvad der distraherer jer
Hvad det vil sige at arbejde uforstyrret hos jer? Hvornår har man brug for at forstyrre hinanden, og hvornår er det okay at sige ”lige et øjeblik”, hvis man bliver forstyrret? Et stort problem med distraktion på arbejdet er, at vi ikke kan tale om problemet med distraktion på arbejdet. At bede medarbejdere om at give feedback i forhold til de situationer, hvor arbejdsforstyrrelser fylder mest, virker ikke, hvis de er bange for at dele deres tanker. Så selvom det kan lyde simpelt at sige, at I skal tale om, hvad der forstyrrer hvem, så er det ofte meget svært.
Derfor skal I begynde med at opbygge en kultur med en høj grad af psykologiske tryghed. Dvs. den følelse af sikkerhed, der kommer af at vide, at der ikke er nogen sanktioner ved at sætte ord på bekymringer og iagttagelser.
Først når man føler sig tryg ved at fortælle om og drøfte problemerne på arbejdspladsen, vil du være i stand til at finde løsninger på dem. Hvis din arbejdsplads ikke kan tale om afbrydelserne, er der stor sandsynlighed for, at der er alle mulige andre skeletter i skabet, I heller ikke kan diskutere.
7 råd: Sådan skaber du psykologisk tryghed
2. Del kalender med medarbejderne
Mange ledere aner ikke, hvordan medarbejderne bruger deres tid. Når en medarbejder er længere tid end forventet om at afslutte opgaver, kan du måske være i tvivl om, hvorvidt medarbejderne mangler evnen eller motivationen til at udføre deres arbejde godt.
Men det er ofte ikke det, der er tilfældet. Medarbejderne bliver sandsynligvis distraheret af konstante afbrydelser, spørgsmål, møder og en uendelig strøm af mails og telefonopkald – hvoraf nogle du måske har startet.
En mulighed er at bede medarbejderne om at dele deres kalender, og bede dem skrive, hvad de planlægger at gøre og hvornår – for eksempel hvornår de har reserveret tid til at besvare mails, hvornår de forbereder et større projekt, hvis de går tidligt en dag osv.
Dette giver dig overblik over, hvordan de planlægger deres dag, så du kan undgå at afbryde dem, hvis de er i gang med fx at besvare mails eller skrive på et projekt. Du kan også dele din kalender, så medarbejderne ved, hvornår de kan – eller ikke kan – afbryde dig.
Du kan også bede teamet udpege specifikke distraktionsfrie perioder hver dag – perioder hvor I ikke skal sende hinanden beskeder, ringe, holde møder og hurtigt spørge ”hvordan går det lige med…”.
3. Hold ikke møder uden en dagsorden
Tænk på, hvor mange møder du har deltaget i den seneste uge. Spørg nu dig selv, hvor mange af disse møder var spild af tid og sandsynligvis kunne have været en mail. Og hvor mange af disse møder havde en dagsorden udsendt af arrangøren? Sikkert ikke dem alle.
Dagsordener blev opfundet af en grund, og selvom det er en praksis, som man lærer i folkeskolen, kan der være en tendens til, at man af en eller anden grund glemmer det, når man kommer ud i arbejdslivet.
Alt for ofte planlægger folk et møde for at undgå selv at skulle anstrenge sig for at løse et problem. Samarbejde kan være et stærkt problemløsningsværktøj, men folk bør ikke bruge møder som en distraktion fra det hårde arbejde med at tænke.
At kræve en dagsorden holder alle på sporet og skærer ned på unødvendige møder ved at tilføje en lille ekstra indsats fra arrangørens side.
4. Vær selv et godt eksempel
Du kan ikke kræve, at medarbejderne arbejder dybt koncentreret og uden forstyrrelser, hvis du selv konstant kigger på din telefon midt under møder eller sender mails ved midnat.
Afsæt selv tid til fokuseret arbejde. Giv medarbejderne besked om, hvornår når du er ledig – det er okay at lukke sin dør – og afbryd ikke andre under deres fokuserede arbejde eller små åndehuller i løbet af en arbejdsdag.
