I begyndelsen af september kunne Solrød Kommune syd for København fejre tre-året for indførelsen af Fleksibel Fredag. Ordningen går ud på, at de administrative medarbejderne har mulighed for selv at råde over fredagen og frit kan vælge, om de vil arbejde hjemme, holde flexfri eller arbejde på arbejdspladsen.
– Medarbejderne elsker Fleksibel Fredag. Kort og godt. Det viser evalueringen af ordningen. Og det er, hvad mine medarbejdere fortæller mig. Det giver en bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv, fordi den enkelte bedre – og mere fleksibelt – kan tilrettelægge sin arbejdsuge, siger Jens Folman, chef for Borgerservice, Job og Social i Solrød Kommune. Han har 130 medarbejdere under sig.
Jens Folmans rolle i forbindelse med implementeringen af Fleksibel Fredag var blandt andet at komme med organisatoriske input – hvad vil det betyde for opgaveløsningen og trivslen?
– De fleste sidder hjemme om fredagen. Og de fleste arbejder de fleste fredage, mig selv inklusive. Fridage om fredagen planlægges typisk lang tid i forvejen. Til gengæld er det min oplevelse, at mange (også mig selv) slutter tidligt fredag. Jeg er selv fodboldtræner i den lokale fodboldklub, så jeg har valgt at lægge træningen om fredagen kl. 15.30 til 17.00. Alle drengene på holdet, der er syv-otte år, kan sagtens nå træningen. De har en alder, hvor de kan tage med hinanden til træning, så her har du et perfekt eksempel på noget ved Fleksibel Fredag, der giver enormt stor værdi i privatlivet. Jeg kan gå tidligt på weekend, hygge mig med fodboldtræning, og være hjemme i god tid til fredagshyggen, siger Jens Folman.
Ledelsesretten på pause om fredagen
Udover at skabe mere smidighed for den enkelte medarbejder, skal Fleksibel Fredag også styrke Solrød Kommune, så den fremstår som en moderne, attraktiv arbejdsplads, der følger med udviklingen, og styrke sammenhængskraften og effektiviteten i organisationen.
I løbet af ugens første fire dage er medarbejderne fysisk sammen, hvor de afvikler møder og andre tværgående opgaver, mens fredagen kan bruges til hjemmearbejde og for eksempel opgaver, der kræver særlig fordybelse. Frihed under ansvar for den enkelte medarbejder.
– For mig handler Fleksibel Fredag om, at vi afgiver noget ledelsesret om fredagen for så til gengæld at få øget fleksibilitet i vores opgaveløsning. Som udgangspunkt betyder Fleksibel Fredag, at den enkelte medarbejder selv kan disponere over fredagen og kan vælge, om de helt vil holde fri (kræver man har sparet timer op), arbejde hjemme eller møde ind på kontoret som på ugens andre fire dage. I ganske særlige tilfælde, kan man aftale et internt møde om fredagen, det skal typisk aftales i enighed, men ellers er fredagen ”hellig”, siger Jens Folman.
Solrød Kommune indførte Fleksibel Fredag lige efter Corona-epidemien. Det betød, at alle allerede have særdeles gode erfaringer med at løse opgaver hjemmefra.
-Hvis jeg skal pege på ulemper, så er det, at fleksibiliteten nemt bliver isoleret til fredagen, ligesom det ikke nødvendigvis giver en optimal kvadratmeteranvendelse. Et fyldt rådhus mandag til torsdag og et affolket rådhus om fredagen. Billedet er for at sætte problematikken på spidsen. Vi arbejder naturligvis også med fleksible løsninger de andre ugedage, og når opgaverne gør det muligt. Men Fleksibel Fredag bliver nemt en løsning, der bliver låst til én ugedag, hvis ikke man supplerer med andre muligheder for fleksibilitet, siger Jens Folman.
Borgerne er også tilfredse
Ordningen med Fleksibel Fredag betyder, at Solrød Kommune fastholder de attraktive forhold for borgerne med åbent fra kl. 7.30 om morgenen hver mandag og tirsdag i Borgerservice og fra kl. 8 i de øvrige afdelinger. Der vil desuden fortsat være åbent til kl. 18 i Borgerservice og kl. 17 i de øvrige afdelinger hver torsdag, mens fredag forbliver helt lukket for personlig betjening. Umiddelbart virker det som om, borgerne har taget lige så positivt imod Fleksibel Fredag som medarbejderne.
– Jeg har hørt om to tilfælde, hvor vi har haft et problem med manglende mulighed for at møde op fysisk. Det ene problem løste vi faktisk alligevel: Det var en borger, der havde bestilt pas til afhentning hos os, og det gik op for ham om fredagen, at han jo skulle bruge passet om lørdagen. Borgeren fik fat på en medarbejder ved at ringe, og medarbejderen ringede videre til en anden medarbejder, som er bosiddende tæt på rådhuset, der så cyklede ned og åbnede for borgeren, så han kunne hente sit pas i boksen, fortæller Jens Folman som en løsningsorienteret historie om Fleksibel Fredag.
Inden kommunen satte Fleksibel Fredag i søen, viste statistikken, at der var flest henvendelser mandag, tirsdag og torsdag i Borgerservice og færrest om fredagen. På den måde imødekom Solrød Kommune borgernes behov ved at skabe mere fleksible muligheder for personlig betjening med de udvidede åbningstider om morgenen.
– Der har nærmest ikke været negative reaktioner overhovedet. Tværtimod er den udvidede åbningstid de andre fire ugedage blevet taget positivt imod, herunder mulighed for at møde op tidligt kl. 7.30 og så køre på job bagefter. Altså øget fleksibilitet for borgerne på nogle af de andre ugedage end fredag, siger Jens Folman.
5 Råd – hvis din kommune vil indføre Fleksibel Fredag
#1
Lav en grundig afdækning af, hvilke opgaver der kan løses hjemmefra og hvilke opgaver, der kræver fysisk fremmøde.
#2
Fastsæt et serviceniveau i forhold til muligheden for fysisk fremmøde, som er afstemt med byrådet.
#3
Sørg for ikke at begrænse muligheden for fleksibilitet til kun én ugedag (husk på kvadratmeterudnyttelsen).
#4
Lav en grundig forventningsafstemning mellem ledere og medarbejdere, så alle ved, hvor ”fredet” medarbejderne er om fredagen.
#5
Husk at have fokus på trivsel og balance mellem arbejdsliv og privatliv i kombination med fokus på god borgerbetjening. Det er borgerne, vi er der for!
Erfaringerne fra de første tre år skal nu bruges til at arbejde videre med, hvordan lignende tiltag for fleksibilitet i arbejdet kan indføres for andre dele af Solrød Kommune.
Tilbage er så et vigtigt spørgsmål fra Lederweb.
Hvad har I gjort med Fredagsbaren?
– Det er blevet til ”torsdags-vino” hos os, smiler Jens Folman.