Du har som leder mange forskellige samtaler med dine medarbejdere. I kan sludre ved kaffemaskinen, vende weekenden eller spørge til hinandens familier og ferier henover frokosten. De samtaler kræver ikke megen planlægning og er ofte spontane, hyggelige og nemme at gå til.
Men du har også samtaler, som er mere komplekse end kaffemaskine-snakken. Det kan f.eks. være MUS eller en samtale, du har bedt om, fordi du ikke ser det engagement fra din medarbejder, som du ønsker dig og vil høre, hvordan det står til. Til de samtaler, vil du have gavn af følgende fem punkter:
1) Opstil mål indenDet er vigtigt, at du forbereder dig grundigt til samtaler. En vigtig del af forberedelsen er, at alle involverede er enige om, hvad I skal tale om – helt konkret. Gør det klart, hvad emnet, der skal tages op, er, inden I mødes. På den måde kan du undgå, at samtalen trækker i forskellige retninger. Hav på forhånd opstillet nogle mål eller succeskriterier for samtalen, og gør dig klart, hvad du vil have ud af den. Så er der større chance for, at du faktisk får det. Vær også bevidst om, at dit budskab er klart og tydeligt. Bruger du for meget tid på udenomssnak og smalltalk, drukner budskabet. Ved du ikke, hvad du vil, hvordan skal dem, der følger dig, så vide det? |
2) Forbered rammerne for mødetVær på forhånd bevidst om, hvordan samtalens rammer er. Forbered dig på ting som antallet af tilstedeværende, lokalets størrelse, tidspunktet på dagen, mødets længde osv. Med en klar overvejelse om og forståelse for rammerne vil du undgå mange uforudsete situationer, og du vil have nemmere ved at fokusere og opnå det ønskede udbytte af samtalen. |
3) Tænk over dit kropssprogAutoritet og troværdighed udstråles bl.a. gennem dit kropssprog. Overvej, hvordan du sidder, hvor du sidder, og om du f.eks. sidder højere end din medarbejder. Det kan det være, du skal flytte samtalen fra den vante position med skrivebordet imellem jer. Prøv at flytte samtalen til et rundt bord eller undgå helt at have et bord imellem jer – så bliver stemningen mere afslappet. Overvej også hvordan du sidder i stolen – er du tilbagelænet eller sidder du på nåle? En måde du ellers kan signalere fælles forståelse på, er at spejle din medarbejders kropssprog i situationen. Det skal dog ikke blive kunstigt, for det er nemt at afkode kropssprog. Virker din gestik opstyltet, kan det have den modsatte effekt af det, du ønsker dig. |
4) Lyt aktivtDet er vigtigt at holde fokus på, at det er en samtale. Mange ledere falder i fælden, hvor samtale bliver til enetale. Man kan simpelthen glemme at tale med sin medarbejder og i stedet tale til ham. Giv din medarbejder mulighed for at deltage i samtalen ved at lytte aktivt. Giv tid til at svare og plads til at tale ud. Tag konkret udgangspunkt i det, vedkommende siger og svarer, og vis at du deltager i samtalen med lyttende gestik: nik, øjenkontakt og et anerkendende kropssprog. |
5) Vær professionelDet er vigtigt, at du som leder ikke lader dig rive med af dine følelser. Det betyder ikke, at du skal undgå at vise forståelse for din medarbejders situation. Det er vigtigt at have empati og indlevelse i situationen, men pas på med at blive personlig og komme for tæt på. Husk din rolle og dit ansvar som leder, så du bevarer professionalismen og det kølige overblik. Hvis du samtidig viser forståelse for situationen, kan du også bedre opbygge din argumentation, så din medarbejder føler sig mødt og forstået. |
