1. Forberedelsen
- Hvorfor vil du give en advarsel eller irettesættelse til medarbejderen? Hvad er helt konkret forskellen imellem det, du forventede af medarbejderen og det, du ser?
- Tag udgangspunkt i konkrete situationer. Beskriv den “uheldige” adfærd, du oplever nu. Ikke om medarbejderen generelt.
- Vurdér for en sikkerheds skyld omfanget af advarselssamtalen endnu engang. Har det noget med arbejdsopgaverne at gøre, vurdér da opgavens reelle betydning.
Opgave 1:____________________________________________________
Opgave 2,3, etc.________________________________________________
Prøv efterfølgende at placere opgaverne i nedenstående model:
| Opgaven har stor betydning | Opgaven har ringe betydning | |
| Opgaven udføres ofte | 1 | 2 |
| Opgaven udføres sjældent | 3 | 4 |
Er opgaverne placeret i felterne 2,3 og specielt 4 overvej da en ekstra gang om adfærden “fortjener” en advarsel!
Sørg for:
– god tid
– et passende lokale
– telefonstikket “ud”
– mødeskilt på døren
– meddel “ikke forstyrres” til øvrige
2. Samtaleforløbet
- Indledningen – rolig og neutral
- Fremsæt dit budskab – kort, langsomt og klart
- Lad medarbejderen komme til orde
- Stil Hv-spørgsmål. Hvad –hvorfor-hvordan-hvornår, etc
- Gentag dine synspunkter og forventninger
- Udarbejd en handleplan (gerne skriftligt) for fremtiden sammen med medarbejderen.
Eksempelvis:
- Hvad skal der gøres__________________________________________
- Hvem skal gøre hvad_________________________________________
- Hvorledes skal det gøres_______________________________________
- Hvornår skal det gøres________________________________________
- Hvornår skal sagen atter diskuteres_______________________________
3. Selvanalyse af samtalen
Betydningen af en samtales planlægning og gennemførelse er stor. Det kan derfor være hensigtsmæssigt, at du efter gennemførelsen af samtalen laver en selvanalyse.
Analyse:
1 = meget tilfredsstillende
2 = tilfredsstillende
3 = mindre tilfredsstillende
4 = ikke tilfredsstillende
- Lyttede jeg tilstrækkeligt til medarbejderens synspunkter?
- Meddelte jeg mig kort og helt klart?
- Hvordan var reaktionen hos medarbejderen?
- Tog advarslen udgangspunkt i kendsgerninger og konkrete handlinger?
- I hvilken grad blev der opnået accept af advarslens indhold?
- Var det klart, hvad der skulle ske efter samtalen?
Læs også: Respektfulde afskedigelser
