En god anbefaling kan hjælpe en medarbejder godt videre, og selvom medarbejderen ikke kan forlange en, så er det god ledelsespraksis.
En anbefaling kan åbne nye døre for en person. Eller den kan spare en ny arbejdsgiver for at satse på en forkert profil. Hvis bare en anbefaling er korrekt og sigende, kan den gøre alverden til forskel.
Men hvordan griber du det at skrive en anbefaling an? Hvordan bedømmer du en medarbejder? Hvordan skriver du til anden leder, hvordan en medarbejder er til at udføre sit arbejde? Og hvordan skriver du, hvad du synes om ham eller hende?
Du skal stå på mål for, hvad du skriver
En anbefaling bør være så objektiv som muligt, og den skal være faktuel og korrekt, selv om den er baseret på din subjektive vurdering. En anbefaling adskiller sig fra certifikater, diplomer og eksamensbeviser ved at være personligt legitimeret. Du skal kunne stå på mål for, hvad du skriver og sætte dig ind i, hvad en kommende arbejdsgiver kunne ønske at få af informationer.
Her får du inspiration til, hvordan du skriver en god anbefaling.
1. Fakta om medarbejderen: Hvilken stilling og ansvarsområder har medarbejderen haft?
En god anbefaling starter med at nævne de faktiske forhold om medarbejderen. Nævn her: ansættelsesperiode, stillingsbetegnelse, ansvarsområder, og hvilken arbejdsplads anbefalingen er baseret på. I enkelte tilfælde kan det nævnes, hvorfor ansættelsen ophørte. Særligt hvis det ikke var efter dit eller medarbejderens ønske fx ved nedskæring eller lukning.
2. Opgavebeskrivelse: Hvad har medarbejderen arbejdet med?
Du skal beskrive medarbejderens opgaver, fordi det er interessant for en kommende arbejdsgiver at høre om medarbejderen har relevant erfaring og kan udvikle sig i jobbet. Derfor skal du beskrive meget konkret, hvad medarbejderens opgaver har været, samt på hvilket niveau i organisationen, opgaverne er blevet udført. Beskriv også medarbejderens ansvarsområder. Du må gerne være detaljeret i din beskrivelse, men husk altid at have for øje, at det skal være relevant for en kommende arbejdsgiver. Du kan eventuelt bede medarbejderen om at udforme beskrivelsen selv og herefter godkende.
3. Jobkrav og færdigheder: Hvilke krav har medarbejderen skulle leve op til?
Du skal beskrive, hvilke krav der fulgte med jobbet. Vær opmærksom på, at det er den pågældende stilling, du beskriver og ikke medarbejderen. Det kan være svært at skelne de to, da personen altid sætter sit præg på rollen. Derfor er det de væsentligste professionelle kompetencekrav og de mest markante personlige egenskaber, som medarbejderen havde i sit job. Beskriv, hvilke krav var der til medarbejderens færdigheder, erfaring og uddannelse, samt krav til personlighed.
Her kan du bruge ord og vendinger som fx ansvar, samarbejde, kommunikation, selvstændighed, initiativ, analytiske evner, sociale kompetencer, evnen til at se det store billede og mange flere. Vær kortfattet, saglig, faktuel og præcis.
4. Medarbejderens kvaliteter: Hvordan har medarbejderen præsteret og hvad er han/hun særlig dygtig til?
Nu får du muligheden for at beskrive medarbejderen. Her skal du nemlig beskrive medarbejderens kvaliteter. Beskriv kvaliteterne i lyset af arbejdsopgaverne og de krav, der har været til stillingen. Skriv, hvor god medarbejderen har været til at udføre arbejdsopgaverne, og hvilke færdigheder du lægger særligt vægt på?
Alt efter hvor godt du kender medarbejderen, kan det være fint at tale med andre i organisationen, hvis du har brug for flere inputs og nuancer.
5. Opsamlende vurdering
Det sidste punkt i anbefalingen er en samlet vurdering af medarbejderen. Det skal udtrykkes helt kort og blot opsummere det, du har skrevet tidligere i anbefalingen. Her kan du fx skrive, at du har værdsat samarbejdet, har sat pris på vedkommendes arbejdsindsats og er ked af at miste en god medarbejder. Nævn også gerne, at du anbefaler vedkommende til fremtidige arbejdsgivere og ønsker dem held og lykke. Husk også, at du altid skal underskrive anbefalingen personligt.
Hvor lang må en anbefaling være?
En god anbefaling kan sagtens skrives på én side.
Det skal du huske
Du må ikke videregive personfølsomme oplysninger om medarbejderen. Du skal nævne de faktiske forhold om ansættelsen, men ikke personlige forhold om medarbejderen.
Du bør ikke skrive en anbefaling, hvis du har afskediget medarbejderen, fordi du var utilfreds med ham/hende. Det kan nemlig være svært at bevise, at der er tale om en saglig afskedigelse, hvis der skulle komme en sag ud af det.
Hvis du ikke ønsker at skrive en anbefaling, kan du godt takke nej. Alternativt kan du udlevere en bekræftelse på ansættelsen, som blot indeholder de praktiske informationer om ansættelsesforholdet.
Og her kommer her fem ting, som er no go i en anbefaling:
- Du må aldrig skrive om dig selv. En anbefaling skal handle om din medarbejder.
- Du må ikke skrive om medarbejderens svagheder eller nævne andet negativt om medarbejderen. Så sig hellere nej til at skrive en anbefaling.
- Undgå sjuskefejl. Læs anbefalingen igennem en ekstra gang, da sjuskefejl signalerer, at du er ligeglad med anbefalingen og dermed medarbejderen.
- Fremhæv ikke floskler som fx ”hun møder altid til tiden” og ”han er god til at rydde op” el.lign., da det er noget, der som udgangspunkt forventes af alle.
- Hvis I på nogen måder er bekendte eller relateret til hinanden, skal dette ikke nævnes i en anbefaling.
Læs også: Det skal du ikke skrive i en anbefaling
Artiklen er baseret på et sammendrag af artikler fra Lederweb.
