8 råd: Inddrag dine medarbejdere mens du kriseleder

Lige nu står ledere overfor en usædvanlig og svær situation, hvor topstyring og inddragelse af ansatte skal balanceres. Medarbejderens viden, ideer, opbakning og erfaringer er i øjeblikket altafgørende, hvis organisationer skal lykkedes med at komme sikkert ud af krisen. Coronakrisen er netop karakteriseret ved at være grænseløs, kaotisk og sammensat i sit målbillede. Der er tale om et vildt problem, som kalder på innovative løsninger. Forskellige bud på løsninger skal sammensættes og sammentænkes, for bedst muligt at klare sig igennem krisen.

Overfor behovet for inddragelse af ansatte under krisen, befinder sig også et behov for kriseledelse og akut styring. Ledelsen må træffe hurtige beslutninger, kommunikere effektivt og agere rettidigt og i samme retning. Der er med andre ord ikke tid til, at alle ansatte skal høres og inddrages. Kriseledelse kalder her på en tydelig styring, hvor alle får klare, enkelte meldinger om, hvem som gør hvad og hvornår.

Hvordan løser man som leder den modstridende opgave, der møder os lige nu? At vi på den ene side skal inddrage medarbejdere, og at vi på den anden side skal kriselede og topstyre?

8 råd om ledelse i coronakrisen

Vi har samlet 8 råd.   

1. Klar kommunikation med plads til dialog

Det er dit ansvar som leder at kommunikere tydeligt til alle i organisationen. Når det gælder menneskers sikkerhed, skal du ikke tøve. Sørg for at have klare budskaber, som understøtter fælles handling, mod og håb. Kommuniker hver dag under krisen. Gør det klart for medarbejderne, at I ikke ved alt i ledelsen, og at I løbende får brug for viden.

Her må I som ledelse gøre det tydeligt, hvor, hvordan og hvornår medarbejderne, kan få fat I ledelsen. Er det skype, telefon, mails, sms, intranettet mv. Udsend eventuelt en liste med navne og telefonnumre på alle ledere. Så sender I også et signal om, at der kan ringes på tværs af teams.

Læs også: 4 anbefalinger når du skal lede medarbejdere der arbejder hjemme

2. Nedsæt et akutteam

Som leder har du et udvidet ansvar under kriser, ligesom at I formentlig har travlt med mere og andet, end I plejer. Her får I brug for assistance. Nedsæt et akutteam i din organisation, som indhenter viden og dækker kritiske områder for sikkerhed. Sørg for, at akutteamet hele tiden scanner for ny og vigtig viden i og uden for organisationen. Brug akutteamet til at tryk-teste jeres ledelsesbeslutninger løbende.

Læs også: 4 råd: Ledelse i kristid

3. Benyt sms-kæder og videobeskeder

Giv hyppige og daglige beskeder til alle via videofilm, sms-kæder eller mails. Sørg for, at der er systematik i Jeres beskeder, så de fx kommer fast to gange om dagen. I en kaotisk situation kan det være vigtigt at vide, hvornår næste besked kommer. Nærmeste leder kan bl.a. lave en sms-gruppe med medarbejderne, og der kan dagligt sendes en hilsen/vigtig information. Det kan øge sammenhængskraften i organisationen at se ledelsen live.

Send eventuelt videohilsner hver dag fra direktøren eller topledelsen, og send den ud til alle. Max to minutter og med en personlig hilsen, der appellerer til, at organisationen står sammen. Kombiner med kort information. Fx: ”sørg for at bliv hjemme” eller ”vi har sendt et brev til E boks, alle gerne må tjekke senest i aften”.

Læs også: Nærværende corona-ledelse på afstand

4. Beskyt mennesker og arbejdsmiljø

Sæt menneskers sikkerhed før alt andet, og anerkend at ansatte er forskellige, og kan have forskellige behov for at skulle kunne beskytte udsatte pårørende. I organisering af arbejdet skal I som ledelse og teams tage hensyn til hinanden og følge de retningslinjer, der løbende kommer fra regeringen og sundhedsmyndighederne. 

Etabler tæt og fast kontakt til de tillidsvalgte. Arbejdsgivere i Danmark er forpligtet til at sikre sunde betingelser i arbejdet, også under forandring. Lad de tillidsvalgte agere støtte og lad dem tage pulsen på organisationen løbende. Sørg for, at I som ledelse svarer og reagerer på det som tillidsvalgte og ansatte melder tilbage. Scan for belastende forhold i arbejdsmiljøet som fx uklare krav i arbejdet, høje følelsesmæssige og komplekse krav, arbejdsmængde og tidspres, oplevelse af uretfærdighed og mangel på social støtte og autonomi. 

Gør noget ekstraordinært for de ansatte. Vis som leder at du anerkender den særlige indsats, som det kræver af medarbejderne under vanskelige betingelser. Hvis det er muligt lav fx en lille kurv med slik, god kaffe og skriv en personlig hilsen fra dig og ledelsen.

Læs også: 4 råd: Sådan håndterer du medarbejdernes bekymringer 

5. Skab tryghed og mod til at handle

Gør det klart for de ansatte, hvor de går hen, og hvad de stiller op med spørgsmål, ideer, forslag og tvivl. Jeres ansatte kan have vigtig viden, som bliver afgørende for organisationen under og efter krisen. Skab kanaler, hvor medarbejdere kan ytre sig, og undgå at dømme, ignorere og sanktionere, når mod og handlekraft viser sig. Undersøg i stedet og vær nysgerrig på den viden, som jeres ansatte bringer til bords.

Læs også: Mod i kriseledelse

6. Organiser arbejdet men skab uformelle kontaktpunkter

I den daglige ledelse og i kontakten til ledelsen kan det være vigtigt at skelne mellem organisering af arbejdet, og de mere uformelle dialoger. Når arbejdet skal organiseres, er der brug for forventningsafsteminng, prioritering og klarhed. Den uformelle dialog er omvendt beskyttende for os.

Lav faste aftaler dagligt, hvor I får talt sammen uden agenda. Lad samtalerne føre jer derhen, hvor der er noget vigtigt at tale om. Lav evt. en facebookgruppe, som er et socialt netværk for alle på arbejdspladsen, som er frivillig at deltage i. Et sted, hvor medarbejderne kan dele historier med hinanden, sende billeder fra hjemmearbejdspladsen, fortælle om et kundemøde eller lignende. Ikke en ledelsesplatform men et socialt rum.

Læs også: Offentlige ledere styrker deres ledeskab på sociale medier

7. Tænd kameraet under møder

Tænd kameraet. Selvom mange af os måske arbejder hjemme fra sofaen i joggingtøj og med morgenhår, så sørg for løbende at tage en snak over Skype eller FaceTime, hvor kameraet er tændt. Vi kan opnå meget ved at tale sammen over skrift og over telefon, men ved at kunne se hinanden, fastholder vi følelsen af samhørighed i teamet. Vi kan aflæse hinanden bedst, når vi både kan se og høre hinanden. Vi reducerer risikoen for misforståelser, når vi kan se hinandens ansigter.

Læs også: 5 råd: Fasthold medarbejdernes motivation på afstand

8. Skab bæredygtige forandringer med flere målsætninger

Sørg for at ledergruppen hele tiden sammentænker ansvaret for mennesker, økonomi og verden. Lyt til organisationen som en organisme, som løbende informerer Jer, og anerkend at alle er påvirket af situationen på forskellige måder.

Under kriser er den bedste beskyttelse, at vi passer på hinanden og handler. Vi mennesker reagerer forskelligt under belastning, vi befinder os i forskellige livsfaser, og vi har forskellige mestringserfaringer og behov. Sørg for at bevare respekten for menneskers liv og værdighed, som det, der kommer før alt andet. Gør aldrig dine ansatte til middel i en strategi for overlevelse. Sørg for, at deres liv og trivsel, er mål i sig selv.    

Læs også: Lad ikke corona-krisen gå til spilde