Opmærksomhed er vores mest dyrebare ressource. I en hastigt foranderlig verden, hvor vi bombarderes med indtryk døgnet rundt, er der skarp konkurrence om vores tid. Derfor er første skridt, hvis du vil lykkes med din kommunikation, at du får dit publikums opmærksomhed. Sådan lyder budskabet fra Matt Abrahams, der underviser i organisationsadfærd på Stanford Graduate School of Business, i artiklen: 3 Ways to Keep Your Audience Focused During a Presentation.
Ifølge Matt Abrahams er det ikke nok at fange ører og øjne. At få opmærksomhed er kun den første udfordring; at fastholde opmærksomheden er en helt anden udfordring. Skal det lykkes, skal du kunne engagere dit publikum, så de forbliver fokuserede.
Med det for øje præsenterer Matt Abrahams tre tilgange til at engagere dit publikum.
1. Fysisk engagement
Hvor kroppen går, vil hjernen følge efter. Alt, der får dit publikum til at gøre noget med deres kroppe, vil skabe engagement. Uanset om du giver en personlig præsentation eller holder et virtuelt møde, skal du tænke over, hvordan du kan inkludere fysisk engagement i dine aktiviteter.
For eksempel kan du bede folk om at se en video, læse et skriftligt materiale, klikke på noget på deres skærme, række hånden op eller bruge virtuelle reaktioner. Noget der kræver, at dit publikum bliver deltager i din kommunikation, ikke bare tilskuer. En simpel opfordring som “Vend dig om mod personen ved siden af dig og hils på dem” eller ”Læs, hvad der står på denne slide og del dine tanker med din sidemand” kan få dem involveret.
2. Mentalt engagement
Du kan forhindre dit publikum i at døse hen eller multitaske ved at fremme deres kognitive engagement. Der er tre simple måder at gøre dette på: Stil spørgsmål i løbet af din præsentation; inkorporer provokerende udsagn, data og statistikker; og brug analogier.
Når du stiller et spørgsmål, begynder folk næsten automatisk at overveje deres svar, hvilket får dem til at gå fra passiv lytning til aktiv deltagelse.
Provokerende udsagn eller overbevisende data tænder nysgerrigheden og opfordrer dit publikum til at stille egne spørgsmål.
Analogier handler om at sammenligne det, vi ved, med det, vi ikke ved; med andre ord bruger du det velkendte til at forklare det ukendte. Ved at bruge analogier inviterer du til deltagelse ved at få dit publikum til at tænke aktivt.
Det er vigtigt at huske på, at analogierne skal være indenfor et område og noget, medarbejderne let kan relatere til. En overflod af sportsmetaforer eller komplekse sammenligninger i øst og vest, som ingen kan følge, kan risikere at modarbejde dit mål om engagement og større forståelse.
3. Sprogligt engagement
Sprogligt engagement refererer til brugen af inkluderende ord, tidsrejse-sprog og referencer til fælles perspektiver eller oplevelser. Inkluderende formulering betyder at invitere medarbejderne ind i din kommunikation. Fx er vi genetisk programmerede til at vågne op, når vi hører vores eget navn, samt når vi hører ordet “du”. Nævn deltageres navne og brug fraser som “Som I ved…” eller “I sidder måske og tænker…” eller “I dag vil I høre om…”
Tidsrejse-sprog tager medarbejderne fra nutiden til fremtiden eller fortiden. Du kan bruge fraser som “Forestil dig…” eller “Hvad hvis du kunne…” for at tage medarbejderne med ind i fremtiden. “Husk da…” eller “Tænk tilbage på…” vil tage medarbejderne med tilbage i tiden. Skab forbindelse mellem jer gennem delte oplevelser eller overbevisninger for at skabe fælles grund.
En kombi
Du behøver ikke kun at gå med én engagement-teknik ad gangen. I stedet kan du kombinere dem for at øge og forbedre deres effekt. Fx er afstemninger en fantastisk måde at få både hjerner og kroppe involveret.
Det fungerer med et afstemningsspørgsmål så simpelt som: “Vis ved håndsoprækning, hvilket af følgende elementer af XYZ, du mener, er det vigtigste.” Spørgsmål som dette kombinerer fysiske, mentale og sproglige engagement-teknikker.
Bemærk, at når du foretager en afstemning, skal du først fortælle dit publikum, hvordan de skal svare (fx “Vis ved håndsoprækning…” eller “Skriv i chatten…”). Det er også afgørende, at du kommenterer på den respons, du får (fx “Det er, hvad jeg forventede… cirka halvdelen af jer,” eller “Wow, det er alle sammen”).
Selvom engagement-teknikker kan bruges når som helst i kommunikationen, er de særligt vigtige, når du starter møder eller præsentationer.
Tænk på, hvordan en actionfilm åbner. Du bliver kastet ind i handlingen med skuespilleren, der straks gør noget imponerende, interessant og nysgerrighedsvækkende. Først efter, at din opmærksomhed er engageret, og din interesse er vakt, vises rulleteksterne. Starter du med den traditionelle “Hej, mit navn er…”, er du gået glip af en vigtig mulighed for at engagere dit publikum med det samme. På samme måde sætter det en aktiv tone at engagere dit publikum ved at stille et spørgsmål, foretage en afstemning, vise en video eller bruge en analogi, inden du præsenterer dig selv.
