4 min. 01-01-2009

En årsplan fører dig fra mål til resultater

Med en årsplan kan du få inspiration til at skabe bedre overblik og tættere sammenhæng i de ledelsesopgaver, du allerede har. Modellen leder dig gennem året, fra målene i virksomhedsplanerne defineres, til de i løbet af året indfries.

Skribentinfo

Henrik Vittrup

KTO

Jan Struwe Poulsen

Vicekontorchef

Af: Henrik Vittrup, KTO | Jan Struwe Poulsen, KL

01-01-2009

For at virksomhedsplanen kan være et arbejds- og styringsredskab i dagligdagen, er der behov for, at du finder en måde, hvor du sammen med dine medarbejdere kan få konkretiseret og skabt ejerskab til de aktiviteter, der gennem året skal opfylde virksomhedsplanens målsætninger.

At udarbejde et årshjul kan være en farbar vej til at overskue og ”time” såvel selve arbejdet med virksomhedsplanens tilblivelse som dens virkeliggørelse. Ud fra dette kan du planlægge, styre og illustrere de aktiviteter, der skal med i virksomhedsplanen. Du kan selvfølgelig også nøjes med at lade dig inspirere, og så gøre det på din helt egen måde.

Mange kommuner har allerede på forhånd udarbejdet skemaer og dispositioner eller indholdsfortegnelser til virksomhedsplanen. Så kan årshjulet være et frit supplement hertil.

Overblik skaber mulighed for at prioritere og tilrettelægge

Et årshjul – hvad enten det er over traditionelle eller nye udviklingsaktiviteter – giver et samlet billede af dét, virksomheden skal eller ønsker at gøre det kommende år. Via årshjulet vil du og dine medarbejdere få overblik over helhed og enkeltaktiviteter, og dermed et grundlag for at prioritere, afstemme krav og forventninger til arbejdet, drøfte arbejdstilrettelæggelse, behov for kompetenceudvikling eller andre nødvendige tiltag.

Spørgsmålet om, hvilke aktiviteter, du med fordel kan optage på årshjulet, afhænger naturligvis af, hvilken decentral enhed, du er leder for. Umiddelbart kan årshjulet bruges som skitseplan for det kommende års milepæle eller særlige faglige aktiviteter.

Skab balance mellem opgaver og krav

En anden og mere udvidet anvendelse er, at du bruger årshjulet som en naturlig del af den interne planlægning og styring. Vælger du at bruge årshjulet til dette formål, skal det også fremgå, hvilke faglige og personalemæssige samarbejds- og udviklingsmetoder, I vil bruge for at ”planer omsættes til praksis”. Her kommer arbejdsvilkårene til at indtage en vigtig plads ved, at du og dine medarbejdere tager stilling til, hvordan I for hvert fokusområde skal arbejde med at sikre balancen mellem opgaver og krav.

Det kan dreje sig om :

Hvordan drøfter, prioriterer og fastlægger vi i praksis det kommende års opgaver og indsatsområder både effektivt og inddragende?
Hvordan arbejder vi med at vurdere den enkeltes og virksomhedens kompetencebehov og udvikling i en klar sammenhæng?
Hvad skal vi alle lære/ blive bedre til?
Hvordan organiserer vi i årets løb kollegial sparring, udvekskling af faglig viden og inspiration og får reflekteret og får reflekteret over det, vi går og gør?
Hvilke problemer kan vi allerede nu se, at vi kommer til at til at 'slås med' i årets løb, og hvordan arbejder vi kontinuerligt med at løse dem?
Hvordan skal vi løbende evaluere og planlægge arbejdet?
Hvad gør vi for at evaluere årets indsatser og mål med et fremadrettet perspektiv?

Der findes en lang række forskellige metoder, der alle har til formål at sikre, at formen og indholdet i den daglige dialog og i det daglige samarbejde foregår på en for alle kendt, anvendelig og effektiv måde. Vi vil beskrive nogle af de mest enkle metoder knyttet til årshjulet.

figur_denrødetråd

4 faser fra mål til resultat

Årshjulet er en model, der leder dig gennem året, fra målene i virksomhedsplanerne defineres, til de i løbet af året indfries. Årshjulet illustrerer 4 vigtige faser for aktiviteter i en decentral kommunal virksomhed.

Fase 1 – De politiske mål udmeldes

Her udmeldes de politiske mål og indsatsområder for det kommende år. I den fase vil du som leder skulle skabe overblik over, hvad de politiske udmeldinger betyder for virksomhedens opgaveløsning og medarbejdernes vilkår og forudsætninger.

Opgaven med og ansvaret for at oversætte de politiske mål og deres betydning for virksomheden
er fasens vigtigste ledelsesopgave. Jo mere klart et billede du som leder har af de politiske ønsker og deres
betydning for jer det kommende år, desto bedre er du – i dialogen med medarbejderne – i stand til at afklare, hvad I skal prioritere, og hvordan I kan arbejde med målene i den daglige opgaveløsning.

Udover klarhed om det kommende års opgaver og udfordringer – set med dine øjne, er det også nødvendigt, at du har et klart billede af og bud på, hvad de interne udviklingsbehov er hos jer. Hvad skal I blive bedre til?
- Hvordan kunne I skabe bedre rammer for jeres daglige arbejde? Hvilke ”hints“ har jeres evaluering af det forgangne år givet? Når du har klarhed over både mål og afdelingens eller virksomhedens kompetencer og ressourcer til at nå målene, så er tiden inde til at få inddraget medarbejderne i dialogen om det kommende års fokusområder.

Fase 2 - Fra mål til fremtidsplaner

Med udgangspunkt i de politiske mål og dine vurderinger er din udfordring at inddrage medarbejderne i en frugtbar dialog, hvor et fælles billede og en plan for året kan opstå. Hvem du skal inddrage i dialogen om det kommende års fokusområder afhænger af, hvem planlægningen er relevant for.

En tommelfingerregel er: De medarbejdere, som skal arbejde direkte med et fokusområde – hvis indsats er afgørende for at målene nås – skal involveres. For det afgørende er, at I dels får et fælles billede af de mål og udfordringer, I står overfor. Dels i fællesskab omsætter det til en konkret plan for, hvordan der skal arbejdes med målene og hvordan de personalemæssige udfordringer og forudsætninger

Fase 3 - Fra plan til praksis

Denne fase løber i virkeligheden over hele året. Den handler om jeres konkrete arbejde og de input, I får ind udefra og iscenesætter for hinanden. Under dette punkt handler det om at tage stilling til og identificere metoder og praksisser for, hvordan I aktivt arbejder med de faglige og personalemæssige forudsætninger samtidig med, at du har styr på graden af målopfyldelse.

Hvad der hos jer er afgørende og relevant at få markeret på årshjulet afhænger naturligvis af opgaver, brugere, medarbejdere og den kultur, der er i virksomheden. Hovedsagen er, at de metoder og arbejdsformer, I udvælger, aktivt støtter og sikrer jer en systematisk og overskuelig måde at arbejde med mål og forudsætninger på gennem året.

En vigtig pointe er, at årshjulsmodellens fase 3 netop indeholder vigtige
personalepolitiske tiltag, som du kan tænke ind i selve virksomhedsplanen.

Fase 4 - Evaluering og dokumentation

Som afslutning på året og springbræt til det nye års aktiviteter skal I evaluere, dokumentere og melde tilbage på årets resultater. Uanset de mere formelle krav, der er i din kommune på dette punkt, er det også vigtigt, at I får evalueret på en måde, som giver jer læring, viden og ny energi til det kommende år.

Læs mere: Anerkendende strategiprocesser