Meningsskabende samtaler: Dos and don'ts

Alle medarbejdere vil gerne løse deres opgaver godt. Ind imellem møder medarbejderne udfordringer, som kalder på din hjælp og støtte. I sådanne situationer, er der tre spørgsmål, du skal undlade at stille, fordi de har en uhensigtsmæssig effekt.

1. "Hvad skal/må der ske for, at problemet forsvinder eller løses?"
   Når du stiller spørgsmålet på denne måde, fører det oftest til ansvarsfralæggelse fra din medarbejders side.
   
   
2. "Hvad kan/må du selv gøre for at løse problemet?"
   Medarbejderen kan opleve skyldfølelse, fordi du signalerer, at vedkommende ikke har gjort nok, før du blev konsulteret.
   
   
3. "Hvad skal der til for, at du kan komme videre med opgaven?"
   Her skaber du en forventning om mere tid, flere ressourcer eller om, at andre bidrager og lægger op til en hurtig løsning af et problem, som ikke bare kan 'løses'.

Tyd din medarbejder

Det er effekten af og ikke hensigten med dine spørgsmål, der er afgørende. Du kan ikke afgøre, om et spørgsmål er befordrende for nye indsigter, før du ser reaktionen hos din medarbejder. Læg derfor mærke til reaktionen på dine spørgsmål. Se godt efter farven på trafiksignalet i panden på din medarbejder.

Anerkendende spørgsmål bidrager til værdiskabende samtaler

Gennem samtaler kan I hjælpe hinanden med at lykkes med organisationens kerneopgave. Samtaler er selvfølgelig ikke mirakelkure, som kan overvinde alle problemer på arbejdspladsen, men de kan medvirke til at skabe læring, mening og værdi selv i vanskelige situationer.

Der er altid en, der skal tage initiativ til samtale. Som leder skal du også tage samtaler med medarbejdere, der ikke altid er lige lette. Det kan fx være en medarbejder, der har brug for hjælp til at komme videre med en opgave eller en medarbejder, der har brug for hjælp til at genskabe en god relation til en kollega.

Her kan du læse om fire typer af spørgsmål, som hver især egner sig til forskellige situationer.

Anerkendende spørgsmål

Formålet med de anerkendende spørgsmål er dels at tale til medarbejderens kompetencer, ressourcer og erfaringer, dels at gå på opdagelse i det, der allerede lykkes, og det der også er muligt at lykkes med.

Anerkendende spørgsmål er kendetegnet ved, at spørgsmålene:

• er åbne (hv-spørgsmål) i formuleringen
• handler om konkrete aktører, situationer og handlinger
• er formuleret aktivt (frem for passivt)
• skaber nysgerrighed over for egne og andres synspunkter og antagelser
• sætter fokus på den ønskværdige fremtid
• taler til andres kompetencer, klogskab og praktiske dømmekraft
• fokuserer på relationer og inviterer til samskabelse.

Eksempler på anerkendende spøgsmål:

• Hvilke erfaringer og kompetencer gjorde du brug af for at lykkes med opgaven?
• Hvad var det, du eller andre sagde og gjorde, som bidrog til resultatet?
• Hvad tror du, andre (benævnt ved konkrete aktører) vil anerkende dig for at bidrage med i håndteringen af den vanskelige situation?

Orienteringsspørgsmål

Formålet med denne type spørgsmål er at give et billede af medarbejderens oplevelse af en konkret arbejdsmæssig udfordring, og hvem der har aktier i udfordringen. Det kan fx være en større forandring i organisationen, som påvirker dine medarbejderes hverdag. Her gælder det om at afdække og afgrænse problemstillingen.

Eksempler på spørgsmål:

• Hvori består udfordringen set fra dit perspektiv?
• Hvad har særlig betydning i forhold til forstå og handle på udfordringen?
• Hvem opfatter du som vigtige aktører, og hvad er deres aktier i udfordringen hver især, som du oplever det?

Hypotetiske spørgsmål

Hensigten med disse spørgsmål er at få medarbejderen til at finde alternative tænke- og handlemuligheder, alt imens du har en udfordrende og støttende adfærd.

Eksempler på spørgsmål:

• Hvordan tror du, at fx en kollega xx eller leder yy ville tænke eller handle, hvis vedkommende var i dit sted?
• Hvordan ville du tænke om det, hvis udfordringen blev mindre/større?
• Forestil dig, at udfordringen var håndteret allerede i morgen – hvad vil du da først lægge mærke til?

Adfærdspåvirkende spørgsmål

Du stiller denne type spørgsmål med den hensigt om at påvirke din medarbejder til at sætte mål for ændret tænkning eller handling. Det er vigtigt, at dit fokus er fremadrettet.

• Hvad er du undervejs blevet mere klar på eller bevidst om?
• Hvordan kunne du starte på at omsætte dine nye indsigter og udsigter til handling?
• Hvad vil være et nyttigt første skridt i denne retning?

Spørgsmål du kan stille, når der er knas i relationer

Denne type af spørgsmål inviterer til perspektivskift og hjælper til, at medarbejderen opnår nye indsigter. Det kan fx være, at en bestemt medarbejder taler problematiserende om sin relation til en kollega. Nye ideer og handlemuligheder opstår som regel, når man tager den andens perspektiv. Prøv derfor at stille spørgsmål som:

• Hvad ville Bente sige om jeres relation, hvis hun var her nu?
• Hvordan tror du, Bente ville tænke, hvis hun havde lyttet med på vores samtale indtil nu?
• Hvis relationen mellem jer kunne tale, hvad ville den så bede jer om eller opfordre jer til at gøre mere af og mindre af?

Læs også: Schein: Sådan stiller du gode spørgsmål