Har du nogensinde hørt denne samtale finde sted?
Dig: “Hvordan var din dag?”
Din ven: “Fantastisk, jeg havde det ene møde efter det andet. PowerPoints hele vejen igennem og en lang dagsorden. Det var spot on, og vildt inspirerende. “
Nej, det har du ikke.
Alligevel er vi alle skyldige i at booke flere møder i hinandens kalendere.
Her er tre grunde til, at folk ikke hører efter til møder samt bud på, hvordan du planlægger bedre møder. For hvis du begynder at planlægge bedre møder, vil dine mødedeltagere tilsvarende begynde at lytte.
- Du har ikke en dagsorden
Du føler dig sej og afslappet, du tager det helt stille og roligt.
Det virker bare ikke.
Når du starter dit møde med, “Jeg har samlet alle her i dag for at diskutere vores strategi – nogen ideer?” bliver medarbejderne straks modløse, fordi 90 pct. af svarene skal være lige nu og her, og dermed bliver det ofte ubrugelige standard svar, som fx “Vi skal sætte borgeren i centrum” og “har vi overvejet at brainstorme en gang til?”.
Gør dette i stedet:
Inden du sender den næste mødeinvitation ud, skal du lave en plan for, hvad du har tænkt dig at bruge mødet til. Lav en oversigt over, hvad tiden skal bruges til. Send din dagsorden i en e-mail til mødedeltagerne.
Dette vil ikke kun hjælpe deltagerne med at forberede sig på mødet og summe over gode ideer, men også sikre, at du afsætter den rette mængde tid. Det kan fx se sådan her ud:
Minutter 1-5: Gennemgang af målet for mødet
Minutter 5-15: Diskussion af målene
Minutter 15-25: Brainstorm på ideer
Minutter 25-30: Afrunding. Gennemgang af, hvad der er blevet sagt: Vælg de bedste ideer og fordel nye opgaver. - Du nævnte ikke, at det ville være et one-man show
Medmindre du har Morgan Freemans stemme, er der sandsynligvis ikke nogen, der kan holde til at lytte til dig tale i 30 minutter uden en pause. Der er en grund til, at du ikke finder særlig mange populære TED-talks, der varer mere end 20 minutter.
Gør dette i stedet:
Hvis det kun er dig, der skal tale under hele mødet, skal det, du siger være både interessant, let at fordøje og relevant for mødedeltagerne.
Når du laver din dagsorden for mødet, skal du fremhæve alt, der ikke fører til et konkret ønske om handling, som fx “undersøg dette …” eller “brainstorm at …” eller “lav en handleplan til… ”.
Dernæst skal du slette alt det, du har highlightet i din dagsorden. I det sekund du taler om ting, der ikke vil lede til en opfordring om at handle, er du nemlig ved at miste mødedeltagernes opmærksomhed.
Hvis der er ting, som ikke opfordrer til handling, men som du bare brænder for at få sagt, kan du kaste en bonus slide ind i slutningen af din præsentation, som du kalder “Ting der skal diskuteres i fremtiden…”. - Du taler for døve ører
Selvom de ting, du siger, handler om organisationen,og dermed berører flere medarbejdere, er det ikke sikkert, at alle medarbejdere har lige meget gavn af at deltage i mødet.
Hvis ikke medarbejderen har direkte berøring med de emner, du diskuterer, bør du overveje, om vedkommende skal inviteres med.
Så snart medarbejderen bliver klar over, at hun ikke skal tage direkte stilling til eller bidrage med noget handlingsmæssigt til mødet, er der nemlig en stor sandsynlighed for, at vedkommendes fokus retter sig mod alt muligt andet end lige dig.
Gør dette i stedet:
Ved at sende dagsordenen ud på forhånd og markere “lyttere” som valgfrie gæster, giver du de medarbejdere, som ikke er i direkte berøring med dagsordenens punkter mulighed for at deltage eller ikke deltage. Dermed sikrer du, at alle der kommer, er glade for at lytte med.
På den måde undgår du, at have mødedeltagere med, som kun bidrager med rastløshed og flakkende blikke.
Måske tænker du at denne “dagsordensplan” lyder som en masse arbejde forud for et møde. Men hvis du beder nogen om at tage 30 eller 60 minutter ud af deres dag, skal du lægge en indsats i det.
I nogle tilfælde kan du også overveje at lave mødet om til en e-mail.
Artiklen er frit oversat fra inc.com
Læs også: Sender du også dagsordenen fra helvede
