Skab mere sammenhæng for borgerne ved at styrke det tværgående samarbejde

I samarbejde med LEAD har Viborg Kommune udviklet en ny agil arbejdsmetode kaldet ”SamLab” (forkortelse for sammenhængslaboratorium), der anvendes som en løftestang til at skabe nye resultater i relation til det strategiske mål om at skabe mere sammenhæng for borgerne. Ved at samle et agilt team bestående af de rette aktører med det rette mandat er samarbejdet på tværs af fagområder og organisering blevet styrket markant, og der er blevet skabt nye innovative løsninger på komplekse problemstillinger.

Vi vil løse vores tids komplekse udfordringer ved at tænke i helt nye baner

Viborg Kommune står som mange andre kommuner i en situation, hvor opgaver i stigende grad er komplekse og skal løses på tværs af fagligheder og afdelinger. Når spørgsmål som ”Hvordan sikrer vi en optimal og effektiv overgang for udsatte unge mellem familieområdet og voksenområdet – herunder efterværn?” eller ”Hvilke indsatser kan bidrage mest til, at Viborg Kommune øger antallet af praktikpladser og studiejobs? ” presser sig på, indser landets kommuner, at der ikke eksisterer lette løsninger eller svar. Fremtidens velfærds-problematikker kan ikke løses med gårsdagens velkendte metoder, og der er derfor behov for at revurdere de gamle, klassiske greb til at løse kommunale udfordringer. Landets kommuner og regioner har i denne forbindelse to muligheder, de kan benytte sig af: De kan bruge gamle metoder til at løse nye problemstillinger med – og forvente et andet resultat, eller de kan være modige og tage nye metoder i brug i erkendelsen af, at nye typer af problemstillinger kræver nye metoder. Viborg Kommune har valgt det sidste.

”I sammenhængslaboratoriet får udvalgte initiativer ekstra kraft gennem agile processer med udpegede teamdeltagere, som repræsenterer alle relevante fagligheder”

”Skab sammenhæng for borgeren” let på papiret og svært i praksis

I Viborg Kommune har man siden 2018 arbejdet dedikeret med den strategiske målsætning: Vi vil skabe mere sammenhæng for borgeren. Her har kommunen været særligt optaget af, hvordan de har kunne skabe sammenhæng for borgerne ved at styrke samarbejdet på tværs af fagområder og organisering i kommunen. I søgen efter nye greb til at styrke det tværgående samarbejde blev blikket rettet mod agile udviklingsmetoder.

Kan man implementere agile metoder udviklet til software-industrien direkte i en kommunal kontekst?

Det korte svar er: Nej, det kan man ikke. De agile metoder blev udviklet i start-up-miljøet i Sillicon Valley, hvor man ønskede at optimere måden, hvorpå man udvikler software i tættere dialog med brugeren. Her blev agile sprints brugt som metode til at bryde softwareudviklingsforløb ned i korte intervaller, som gav virksomhederne mulighed for at teste, justere og forbedre produktet løbende i dialog med kunden. Disse start-ups opererer under nogle fundamentalt andre forhold og vilkår end organisationer i den danske offentlige sektor, som eksempelvis en kommune. Ikke desto mindre arbejder mange it-afdelinger i den offentlige sektor agilt – udfordringen kommer, når vi nedsætter teams på tværs af afdelinger og forvaltninger – udenfor it-afdelingen. Metoden må tilpasses en kompleks offentlig sektor, hvor der eksisterer andre regler, procedurer, magtforhold og strukturer. De agile metoders grundprincipper, procesgreb og systematikker bruges som byggeklodser i udviklingen af en helt ny metode. I Viborg kommune har de anvendt byggeklodserne til at skabe ”SamLab”.

SamLab – her får udvalgte komplekse udfordringer med tydelige tværgående ejerskab ekstra kraft

SamLab er en metode, hvor udvalgte initiativer i Viborg Kommune får ekstra kraft gennem en sprint-inspireret arbejdsmetode. Her samles 7-9 nøje udpegede ansatte i et team, der så får til opgave at løse en kompleks problemstilling på 6 uger. Problemstillingerne skal have et højt innovationspotentiale, de skal have tilstrækkelig tværgående karakter, og så skal de være tilstrækkelig komplekse til, at det ikke har været muligt at løse dem med vante metoder i den daglige opgaveløsning. Visionen er, at med de rette teammedlemmer og det rette mandat kan teamet nå længere med problemstillingen, end vi kan i et almindeligt hverdags-setup med hierarkiske strukturer, langstrakte arbejdsprocesser, konkurrerende beslutningsparadigmer og -logikker. Når teamet sammensættes, er der fokus på, at alle relevante fagligheder skal være repræsenteret. Teamaet består derfor af ansatte med forskellige kompetencer, faglige specialer, ledelsesniveauer og er fra forskellige områder i kommunen. Dette sikrer, at teamet samlet set har adgang til alle nødvendige ressourcer for at løse problemstillingen.

”Formålet med SamLab er at samles på tværs i et tværgående samarbejde om kerneopgaven med borgeren i centrum. Her handler det om at være modige, være risikovillige. Der er ikke noget, der på forhånd er udelukket. I kan skabe noget nyt og skabe begejstring. Det, synes jeg, er fantastisk!” - Lasse Jacobsen, kommunaldirektør i Viborg Kommune.

I sammenhængslaboratoriet giver teamet lys og luft til idéer, der kan bidrage til at løse komplekse problemstillinger. Idéer, der ellers skulle løbe et langdistanceløb mellem hverdagens travlhed, daglige drift, siloer og interessekonflikter, som gør det svært at bevæge sig hurtigt frem. I sammenhængslaboratoriet er langdistanceløbet skiftet ud med et sprint. Teamet har 6 dage fordelt på 6 uger til at skabe den bedst mulige løsning på problemstillingen. I disse intense samlinger er direktions-repræsentanter konstant nærværende og med til at prioritere teamets idéer og retning. Dette sikrer kontinuerlig opbakning fra direktionen – både i forhold til at tænkte innovativt og til at teste løsningerne i praksis.

Oversigt over roller i forløbet:

Afrunding

I Viborg Kommune er SamLab en metode til at håndtere komplekse opgaver på tværs af fagligheder og afdelinger. Ved at samle et team bestående af de rette aktører med det rette mandat er samarbejdet på tværs af fagområder og organisering styrket markant, og der er blevet skabt nye innovative løsninger på komplekse problemstillinger. Sammenhængslaboratoriet har haft synlig effekt på hele organisationen, der i stigende grad prioriterer helhedsorienterede indsatser til gavn for borgerne. De positive resultater i Viborg Kommune viser, at agile arbejdsmetoder som SamLab ikke er en mirakelkur, men det er en værdifuld metode til at skabe effektfulde løsninger på kort tid. Og det er et nyt redskab, som mange kan få glæde af at tilføje til deres værktøjskasse.