Gør som Madeleine Albright: Skab det store overblik

Lad mig gå lige til sagen med en grundlæggende og ufravigelig sandhed: Hjørnestenen i ethvert effektivitetssystem er overblik. Uden overblik mister man evnen til at prioritere. Uden overblik mister man evnen til at uddelegere. Uden overblik mister man sin nattesøvn. Uden nattesøvn… ja, jeg behøver vel ikke at fortsætte tankerækken?

Desværre har der sneget sig en ubehagelig frase ind i det danske sprog. Vi omtaler nemlig overblik som noget, man får: ”Jeg vender tilbage, når jeg lige har fået overblik.”

Det er en misforståelse. Hvem er det, der kommer og serverer overblikket for dig? Ledere hører til de mest travle mennesker, der findes. Hvis der er noget, de ikke får foræret, så er det tid og overblik.

Overblik er derimod noget, man ’tager’, og evnen til at tage og fastholde overblikket er det fundament, som alt andet bygger på.

Derfor vil jeg i denne første lektion i e-kurset fokusere på en simpel, men effektfuld måde at skabe sig overblik. Jeg ved fra de kurser og workshopper, jeg holder om emnet, at metoden hurtigt kan gøre en stor forskel, så jeg håber, at du vil læse med.

Lad dig inspirere af Madeleine Albright

Den forhenværende amerikanske udenrigsminister Madeleine Albright udviklede i sin tid et simpelt redskab til at manøvrere i en umulig hverdag præget af møder, afbrydelser og mangel på tid til udvikling.

Teknikken fokuserer på en helt mekanisk og disciplineret måde at skabe det helt store overblik på.

Albright kaldte det for et ’4-ugers-overblik’. Overblikket tager du på et fast defineret tidspunkt, en gang om ugen. Mandag morgen er klart at foretrække. Du skal afsætte en halv til en hel time til at begynde med. Det kan lyde af meget, men hvis du fastholder denne vane, får du tiden usandsynlig mange gange igen.

Nøglen er, som navnet antyder, at man en gang om ugen får orienteret sig fire uger frem i sit liv. I stedet for udelukkende at fokusere på den kommende uge, forsøger man altså at skabe sig et overblik over den kommende måned.

Du skal højst sandsynligt skære følgende skabelon til, men forhold dig til de fem elementer, som det består af.

1. Åbn din kalender og kig fire uger frem
   Kig på de næste fire uger af dit liv. Orienter dig helt ud i fjerde uge, men hold dit primære fokus på den kommende uge. Dette er nøglen. Du skal kigge fire uger frem.
   
   
2. Opdater din kalender
   Kig alle dagene igennem, så du ikke får nogen overraskelser i løbet af ugen. Sørg for at føre møder, forberedelse, transport og vigtige to-dos ind i kalenderen. Dit hovedfokus er den uge, du går ind i, men du skal udfylde kalenderen helt ud i uge fire.
   
   
3. Tøm din indbakke
   Du vil lære mere om simple teknikker til at gøre dette i en senere lektion. Indtil videre er det bare vigtigt, at du forstår, at mailbakken skal være tom. I dit 4-ugers-overblik sørger du for at få organiseret eller slettet eventuelle overskydende mails i din indbakke.
   
   
4. Ryd op på dit skrivebord
   Folk, der mener, at de navigerer bedre i et rodet miljø, lyver for sig selv. Det er en sandhed, vi fortæller os selv, fordi vi ikke kan overskue at rydde op. Ryd op som en fast del af dit 4-ugers-overblik.
   
   
5. Organiser dine papirer
   I dit 4-ugers-overblik organiserer du dine papirer, rydder op i tidsskrifter, vagtplaner, notater og andet forefaldende papir. Herefter går du typisk tilbage til din kalender og opdaterer den igen, fordi du har fundet på flere ting, du skal løse i løbet af ugen.
   
   

Fordelene ved at bruge Albrights kneb

Der er (mindst) fire konkrete fordele ved at gøre brug af Madeleine Albrights overbliksteknik:

• Ro i maven
  Du bliver ikke overrasket over opgaver og projekter, fordi du instinktivt er orienteret om alle væsentlige opgaver 4 uger frem.
  
  
• Prioritering
  Når du er opdateret med dine opgaver, bliver du langt mere tidsrealistisk og kan på den måde bedre styre din pipeline af opgaver.
  
  
• Proaktiv planlægning
  Dit 4-ugers-overblik giver dig mulighed for at booke dig selv til fx forberedelse eller udvikling op til en vigtig deadline – også selvom denne opgave ligger en måned ude fremtiden.
  
  
• Orden
  Du behøver ikke at have dårlig samvittighed, hvis du ikke hele tiden får ryddet op i bunker og i mailboksen, for du ved, at du har afsat et fast tidspunkt til at gøre det.

Og så får du ikke mindst frigivet værdifuld psykisk ram. Begrebet ’ram’ stammer fra computerverdenen og siger noget om computeres ydeevne, hukommelse og handlekraft. Vores hjerner fungerer ligesom en computer: Jo mere du har i hovedet, jo langsommere kører din maskine. Madeleine Albright hjælper dig med at undgå den farlige multitasking. Det skal vi kigge på i næste lektion.

Næste skridt

Jeg har en opgave til dig: Inden næste lektion om en uge skal du definere et fast tidspunkt på ugen, hvor du tager dit overblik. Lad dig inspirere af Madeleine Albright, men husk at skære skabelonen til, så den passer til lige netop dine opgaver.

Og læs evt. bogen Slug frøen – Brian Tracys klassiker, der i sin simpelhed handler om at få mere fra hånden på kortere tid. Den er så praktisk anlagt, at man tror, det er løgn – men den virker!

Læs mere: Lederwebs 8 råd til at blive mere effektiv Førstehjælp til effektiv projektledelse (med gratis skabeloner til projekt- og tidsplaner) Resurser og værktøjer til time management

 

Alle lektioner: 0. Om e-kurset og tilmelding 1. Gør som Madeleine Albright: Skab det store overblik