Lektion 8: Jo mindre du arbejder, jo mere effektiv er du

Så er du minsandten nået frem til den ottende og sidste lektion i e-kurset. Jeg er glad for, at du stadig læser med, og jeg håber, du har haft glæde af de syv foregående mails.


Emnet for denne sidste lektion er noget af det bedste, men ofte også mest frustrerende ved at være leder: Uddelegering. Undersøgelser af, hvad der kendetegner effektive ledere, viser nemlig altid det samme: Den effektive leder uddelegerer langt flere opgaver end ledere, der ikke er effektive. Alligevel er det svært for ledere at slippe kontrollen.

Fire gode grunde til at uddelegere

Effektive ledere uddelegerer grundlæggende af fire forskellige årsager:

  1. Det sikrer et balanceret arbejdstryk i organisationen, så arbejdspresset ikke ligger på for få skuldre.
  2. Det er den sikreste og mest effektive måde at udvikle sine medarbejdere på.
  3. Det skaber bedre resultater, fordi medarbejderne typisk kan løse faglige opgaver bedre end lederen.
  4. Det giver tid til lederens egentlige opgaver.

Hvilke opgaver skal du som leder løse?

”Hvem er bedst til at udføre denne opgave? Det er jeg!” Det er måske det rette svar, men det er det forkerte spørgsmål. I stedet skal du stille dig selv to spørgsmål:

  • Hvad har min organisation mest brug for, at jeg udfører?
  • Hvilke opgaver kan jeg - og kun jeg - udføre?

Måske er det produktion af strategier, måske er det medarbejderudvikling, måske er det at give en uforbeholden undskyldning til en kunde eller borger. Det ved du kun selv. Men prioritér aldrig dine opgaver efter, om du er den bedste til at løse dem. Det er nemlig grundlæggende uinteressant, om du er den bedste til at løse opgaven. Og hvis du rent faktisk er det, så er det sikkert, fordi du tidligere har haft en chef, der har givet dig plads til at øve dig. Gør derfor det samme med dine medarbejdere for at booste organisationens effektivitet.

Syv gode råd til at uddelegere en opgave

  1. Uddeleger hele opgaven til én person
    På denne måde har én person hele ansvaret for opgaven og dermed også større forpligtelse og motivation for at følge den til dørs. Det er også lettere for dig at følge udviklingen i opgaven og styre afrapporteringen, når ansvaret ligger ét sted.

  2. Vær tydelig med forventningen til slutproduktet
    Effektiviteten daler, jo flere gange du skal give feedback på forskellige udkast undervejs. Derfor: Brug som grundregel ’for meget tid’ første gang, du forklarer, hvad du har brug for. Vær så konkret som mulig – også på, hvornår der er deadline.

  3. Uddeleger opgaven – ikke metoden
    Hold dig fra at blive for specifik på, hvordan din medarbejder skal løse opgaven. Husk på, at uddelegering er den mest effektive måde at udvikle dine medarbejdere på. Lad dem derfor selv bokse med metoden. Stå gerne til rådighed som sparringspartner, men lad være med at diktere metoden.

  4. Aftal en afrapporteringsmetode
    Når du uddelegerer, skal du aftale, hvilken måde du ønsker at blive orienteret om status på det pågældende projekt. Dagligt, ugentligt, månedligt – og om hvilke parametre? På denne måde undgår du lettere at forfalde til at ’micromanage’, og du slipper for at bruge vigtig psykisk ram på at tænke over, hvordan det mon står til.

  5. Tag ikke opgaven ud af din medarbejders hænder
    Betragt uddelegering som en endelig beslutning. Hvis du ikke er tilfreds med kvaliteten af opgaven, så må du coache din medarbejder til at forfine resultatet eller eventuelt dirigere dem til andre medarbejdere, som kan hjælpe dem. Hvis du tager opgaven ud af hænderne på dem, udvikler du dem ikke.

  6. Kræv beslutningsgrundlag
    Når du vil uddelegere effektivt, skal du også træne dine medarbejdere i, at de skal komme med et ’beslutningsgrundlag’, når de vil have sparring. Det vil sige, at man som hovedregel ikke kommer og siger: ’Jeg ved ikke, hvad jeg skal gøre’, men derimod kommer og siger: ’Jeg er gået i stå. Men som jeg ser det, er der tre valgmuligheder med følgende fordele og ulemper.’ Denne metode sikrer, at du ikke nødvendigvis behøver at komme for langt ned i opgaven for at presse den videre – og samtidig sikrer den, at din medarbejder bliver udviklet maksimalt ved at skulle tænke samtlige tænkelige scenarier igennem.

  7. Undervurder aldrig dine medarbejdere
    Uddeleger gerne opgaver, der er en smule sværere, end man egentlig tror, medarbejderen kan håndtere. Det skaber den størst mulige basis for læring, samtidig med, at du ikke altid ender med det ’svære’ arbejde selv.

Næste skridt

Uddeleger mere. Meget mere. Start med at lave listen med dine opgaver. Notér hvilke opgaver din organisation har mest brug for at du udfører og dernæst hvilke opgaver kun du kan udføre. Ud fra den liste vælger du en opgave, som du uddelegerer ud fra de 7 gode råd.

Læs mere

Top 10 Principles of Employee Empowerment

Mere om succesfuld delegering


Og så har jeg også selv et par vigtige næste skridt: At takke dig for interessen og engagementet undervejs i dette e-kursus og at ønske dig tillykke med at have læst dig frem til det sidste afsnit i den sidste af kursets otte lektioner. Som et sidste svirp med halen får du her de otte lektioner i en ultrakoncentreret bouillon-udgave:

  1. Gør som Madeleine Albright: Skab det store overblik

    Nattesøvnen og evnen til at prioritere er i farezonen, når du ikke har overblik. Papirbunker, der blokerer udsynet til din computerskærm, og en proppet mailbakke er de tydeligste tegn på, at du bør ændre dine vaner og få styr på dit rod.

    I samarbejde med BRO Kommunikation giver Lederweb dig her din første lektion i at blive mere effektiv på jobbet – bl.a. med inspiration i USA´s tidligere udenrigsminister Madeleine Albrights system til at skabe overblik i hverdagen.

    Lektion 1: Hjælp – giv mig overblik

  2. Derfor er multitasking forbudt (og dumt)

    Stakkels blæksprutte. Det må være det mest frustrerede og nedslidte medlem af dyreriget. Det er nemlig stressende, tidskrævende og direkte dumt at have gang i otte ting ad gangen. Multitasking er derfor ikke for ledere. Det er singletasking derimod. Det lyder simpelt, men kræver øvelse i hverdagen.

    Lektion 2: Hjælp – lær mig at single-taske

  3. Genveje til gode to-do-lister

    Ahhh… Følelsen af at krydse tre-fire afsluttede opgaver af på en lang liste er rar. Men det kræver, at du laver listen først. Fysisk. Skriv dine opgaver ned og bliv mere effektiv, lyder denne tredje lektions hovedpointe. Men din hjerne har brug for særlige to-do-lister for ikke at kortslutte. Lær her at lave brutto-lister og short-lister, så du kan hundse med dig selv på en effektiv måde.

    Lektion 3: Lær mig at lave en effektiv to-do-liste

  4. Her er den absolut største tidsrøver (og hvad du skal gøre ved den)

    Smæk døren i. Det tager mellem 5 og 45 minutter at komme op i gear efter en afbrydelse, og derfor er det ifølge flere work-flow-analyser direkte uansvarligt at lade sig forstyrre. Her får du 10 ideer til at skabe mere arbejdsro som leder. Du kan sagtens være en rar og tilgængelig leder på trods af et forstyrrelses-selvforsvar.

    Lektion 4: Giv mig 10 mursten til at opbygge en lydmur

  5. En simpel metode og fem gode råd til at tæmme din indbakke

    Tæm din mailbakke og bliv mere effektiv. Denne femte lektion hjælper dig til at styre din indbakke og undgå at lade dig distrahere af spammails eller bruge for lang tid på at besvare mails, der egentlig skulle have været videresendt. Du får hjælp af en 4-D-model og nogle lette skridt.

    Lektion 5: Stop mit mailhelvede nu

  6. Fire grunde til, at din strategi slår fejl

    I denne sjette lektion bliver du klogere på, hvorfor ellers veltænkte og visionære strategier så ofte fejler totalt. Det handler om mål. Mål for arbejdet, forståelsen af målene og at måle indsatsen. Kun 49 procent af medarbejdere siger, at de kender organisationens og afdelingens mål. Ikke så godt. Lær de fire grunde til, at jeres strategi fejler og kom på rette spor her.

    Lektion 6: Hjælp mig med at give vores strategi vinger

  7. Den altafgørende faktor, der skaber motiverede og effektive medarbejdere

    Fremdrift er det, der driver motivation. Det fremgår af notater fra 12.000 medarbejderes dagbøger. Men hvad er fremdrift helt konkret, og hvordan får man denne drivkraft ind i ledelsen? Det får du svar på i denne lektion, som har fokus på at motivere og effektivisere dine medarbejdere – gennem dig.

    Lektion 7: Hjælp mig med at toptune mine medarbejderes motivation

  8. Jo mindre du arbejder, jo mere effektiv er du

    Du er en mere effektiv leder, hvis du uddelegerer opgaver. Også selvom du i virkeligheden er den mest kompetente til at løse en bestemt opgave. Giver det mening? Det gør det, når du har taget denne sidste lektion i effektivitet.

    Lektion 8: Vis mig, hvordan jeg øger effektiviteten ved at arbejde mindre

 

Du er altid velkommen til at skrive til os på info@lederweb.dk, hvis du har ris, ros eller anden feedback til kurset, eller hvis der er nogle af lektionerne, du vil have sparring på