Lektion 2: Gode ledere skaber nærvær gennem uformel kommunikation

Lad os komme i gang med lektion nummer 2. Vores emne denne gang er en markant mangelvare i moderne ledelse: Den uformelle kommunikation.

Den uformelle kommunikation er en væsentlig kilde til det nærvær og den tillid, alle medarbejdere har brug for fra deres leder.

Den er bare svær at mestre, når du har mange medarbejdere, og når de måske endda er fordelt på adskillige postnumre. Der er ingen daglige småsnakke ved kaffemaskinen, ingen lynevaluering af gårsdagens sportsresultater eller opsamling på, hvordan ungerne har det derhjemme.

I stedet bliver dialogen ofte mere formel og sagsorienteret. Det er selvfølgelig en nødvendighed for at drive organisationen effektivt, men det risikerer at tære på relationen og nærværet. Og hvis nærværet trues, så trues tilliden mellem leder og medarbejder – og med den trues også den gode selvledelse, der var omdrejningspunktet i sidste lektion.

Derfor arbejder de bedste ledere med at skabe nærvær med uformel kommunikation. De ved nemlig, at kommunikation er kernen i al (nærværende) ledelse. Ligesom hasselnødden i en Ferrero Rocher.

Og du kan med god samvittighed belønne dig selv med et stykke chokolade, når du er færdig med denne lektion. Her skal vi kigge på, hvordan du:

  • skaber nærvær, når du er sammen med dine medarbejdere
  • skaber nærvær, når du ikke er sammen med dine medarbejdere
  • kommer i gang med den uformelle samtale.

Vi begynder med at grovsortere dit arbejdsliv i to grundtilstande.

Dit job har to grundtilstande – og kun to

Så hvad kan du som leder på afstand gøre?

Lad os kigge på de to tilstande, dit arbejdsliv er delt op i: Den tid, du bruger sammen med dine medarbejdere, og den, du bruger adskilt fra dem.

1: Når du er sammen med dine medarbejdere

Når du fysisk befinder dig på samme matrikel som dine medarbejdere, skal du være ekstra opmærksom på hvor og hvornår du kan tage de uformelle snakke. Det handler om at kortlægge kontaktpunkterne med dine medarbejdere: Måske på vejen ned til parkeringspladsen? Ved at blive hængende lidt længere efter mødet er slut? Eller ved kaffemaskinen?

Helt konkret kan du lade en halv time stå åben i din kalender mellem to møder. Det kan lyde småkynisk og upersonligt, men det bliver det ikke, hvis du oprigtigt er interesseret i dine medarbejdere. Hvis du opfatter dem som mere end arbejdskraft og kompetencer – nemlig som individer med personlige historier, interesser og behov.

Og vi håber, at det er tilfældet. For det er et kendetegn ved gode ledere, at de:

  • ofte kommer på (varslede) besøg hos andre enheder og kontorer
  • sætter tid af til uformel sparring, feedback og rådgivning
  • ikke ligner nogen, der er på vej ud ad døren, men i stedet udstråler oprigtig interesse
  • viser overskud og venlighed – også i tilspidsede situationer
  • husker at spørge ind til deres medarbejdere.

2: Når du ikke er sammen med dine medarbejdere

Når du ikke er sammen med dine medarbejdere, har du også muligheder for at vise nærvær. Det vil aldrig være det samme som tæt personlig kontakt, men det er klart bedre end alternativet: Rungende stilhed på linjen.

Et enkelt eksempel og indsatspunkt er at tilføje en personlig linje i de mails, du sender til medarbejderne. Og overveje, om det er tid til at tage en opringning i stedet for at sende en mail. Vi vender tilbage til valget mellem telefon og mail i en senere lektion.

Du kan også gå videre i valget af teknologiske hjælpemidler - hos Vestas bruger de eksempelvis i vidt omfang telekonferencer, hvor man kan se hinanden. Det kan også være med til at kompensere for manglende daglig kontakt. Læs mere her.

Video: Dortes 30 medarbejdere suser rundt på deres cykler

Nu skal du se to korte videoer med Dorte Rosenheld. Hun er teamleder for 30 medarbejdere i Egedal Kommunes hjemmepleje, som hver dag er ude og besøge borgerne. Da vi spurgte hende, hvordan hun er en nærværende leder, fremhævede hun tre vigtige værdier: Nysgerrighed, ordentlighed og højt humør.

Hør, hvad hun mener, i videoen her:

Men Dorte har mere på hjerte. ”For at være leder på afstand skal du skabe tryghed for dine medarbejdere i hverdagen,” siger hun i denne lille video om tryghed og klare aftaler:

Nu er vi forhåbentlig dér, hvor du har besluttet dig for at sætte den uformelle kommunikation med dine medarbejdere en anelse mere i fokus. Derfor runder vi lektionen af med et par tips til de uformelle samtaler.

Kom i gang med den uformelle samtale

Den uformelle samtale er ikke det samme som hyggelig, social smalltalk. Den uformelle samtale har et formål, men ikke en formaliseret ramme.

Så når du fx møder din medarbejder på gangen eller ved kaffeautomaten, kan I åbent snakke om opgaver eller samarbejde. Og fordi konteksten for samtalen er uformel, kan medarbejderen tale mere frit og lade dig få et mere nuanceret indblik i hendes udfordringer, glæder og motivation.

De indsigter, du får fra en uformel samtale, må ikke automatisk lede til en formel samtale. Men du kan bruge den uformelle samtale til at kvalificere MUS-samtalen.

Klik her for få øvelsen som pdf

Læs mere

Lederweb: ”Når lederen er sjov. Eller…”
Podcast: Hvad snakker de om i kantinen?