Udviklingssamtalen skal belyse:
- gruppens aktuelle hovedopgaver, jeres faglighed, kompetence, effektivitet med videre
- gruppens trivsel og jeres måde at arbejde og samarbejde på
- gruppens arbejdsopgaver i fremtiden og gruppens mål set i forhold til afdelingens og arbejdspladsens mål
- Gruppeudviklingsamtalerne munder ud i en aftale, der er baseret på en fælles vurdering af de behov, gruppen som
- helhed og den enkelte medarbejder har for ændringer, udvikling og uddannelse, og på mulighederne for at gruppen og arbejdspladsen kan indfri disse behov.
Gruppeudviklingssamtalen bliver til i en proces
Gruppeudviklingssamtalen er baseret på medejerskab som den væsentligste forudsætning. Derfor kan en arbejdsplads eller en gruppe ikke overtage et fuldt færdigt koncept fra andre.
På arbejdsplads- eller afdelingsniveau forberedes gruppesamtalerne ved at der indgås aftaler om rammer og retningslinier for stedets gruppeudviklingssamtaler.
Siden skal den enkelte gruppe forberede sin egen gruppeudviklingssamtale, så den bliver tilpasset gruppens medarbejdere, opgaver, samværsform og særlige problemstillinger.
Forberedelse
Fælles for alle:
- Fastlæggelse af organisatoriske rammer og retningslinier – på ledelsesniveau
- Opøvelse af dialogisk kompetence – alle ledere og medarbejdere i fællesskab
Hver enkelt arbejdsgruppe:
- Udarbejdelse af kontrakt og dagsorden for gruppeudviklingssamtalens gennemførelse
De organisatoriske rammer og retningslinier
Før gruppeudviklingssamtaler kan indføres skal der indgåes aftaler på relevant organisatorisk niveau for eksempel på personalemøde eller i MED-udvalg om
Tid og sted
- hvor ofte skal gruppeudviklingssamtaler gennemføres
- hvor mange timer anbefales som minimum og som maximum og hvordanaflønnes
- hvilke lokaliteter og hvilken forplejning kan der stilles til rådighed
Samtalens status
- skal gruppeudviklingssamtalerne eventuelt i et vist omfang erstatte de individuelle samtaler
- hvilket ledelsesniveau deltager i gruppeudviklingssamtalen og med hvilken ledelseskompetence
- hvordan sikres formidling og koordinering af de enkelte gruppers udviklingssamtaler
Kontraktforhold
- generelle, overordnede retningslinier for gruppernes egen kontrakt og dagsorden
- fælles terminer og tidsfrister
- normer for opfølgning, evaluering og tilbagemelding
Læreprocessen – at opøve dialogisk kompetence
Introduktion
Der afsættes en eller flere indledende temadage til at introducere gruppeudviklingssamtalen. Alle arbejdsgrupper og ledere, der skal gennemføre gruppeudviklingssamtaler, deltager.
Dialogen
Dialogen er en undersøgende, erfaringsbaseret og ærlig samtale, hvori parterne gensidigt og ligeværdigt undersøger både sine egne og hinandens synsvinkler og synspunkter på en måde, der befordrer nye perspektiver og handlemuligheder.
Dialogen er det bærende element for gruppeudviklingssamtalen.
Dialogen står i modsætning til diskussionen og polemikken, idet det ikke gælder om at vinde eller gennemtrumfe sine synspunkter, men om at opnå øget fælles indsigt i et emne. På den måde giver dialogen mulighed for læring og udvikling.
På en temadag øves og trænes dialogen med udgangspunkt i hverdagens arbejdsfælleskab. I træningen lægges således allerede en grund for den enkelte gruppes særlige samtalekultur.
Medejerskab
Dialogen kræver ligeværdighed og helhjertethed.
Også derfor er medejerskabet og medejerskabelsen en nødvendighed i etableringen af gruppeudviklingssamtalerne.
Kontrakt og spilleregler
På temadagen arbejder grupperne med udarbejdelse af deres egen gruppes kontrakt, indhold, dagsorden og spilleregler for gruppens udviklingssamtale.
Råd og rammer
En formel gruppeudviklingssamtale erstatter aldrig hverdagens almindelige og uformelle samtaler mellem medarbejdere indbyrdes og mellem medarbejdere og leder.
Personalepolitik
Samtalen bygger på den personalepolitik, der gælder i Storstøms Amt og på den lokale personalepolitik, der gælder på arbejdspladsen.
Hovedsagen
Arbejdet og arbejdsopgaverne er hovedsagen i samtalerne.
Hovedpersonen
Medarbejderne er hovedpersoner i samtalen, men til enhver tid bør der anlægges et helhedsperspektiv.
Tillid
Tillid bygges op gennem samtale og de handlinger, der følger efter. Samtalen må ikke have skjulte dagsordener. Gør det klart hvor den aftale, der bliver skrevet ved samtalens slutning, bliver opbevaret.
Kompetence
Det skal stå klart, hvilken kompetence samtalens deltagere har til at lave forpligtende aftaler .
Tid og sted
I god tid aftaler gruppen og gruppens leder tid og sted for samtalen. Stedet skal være neutralt og uforstyrret.
Forberedelse
Det er afgørende for kvaliteten af samtalen, at alle samtalens deltagere har haft tid til at forberede sig.
Dialog
Samtalen er en dialog, hvor viljen til at lytte og stille åbnende, afklarende og udfordrende spørgsmål spiller en vigtig rolle.
Tolkninger og vurderinger
Konkrete eksempler og præcise beskrivelser er gode til at afklare, hvad sagen drejer sig om. Tolkninger og vurderinger er udtryk for deltagernes personlige syn på sagen.
Afslutning og opfølgning
Samtalen slutter med en aftale om, hvordan samtalen følges op.
forberedelse og gennemførelse af gruppeudviklingssamtalen
Før gruppeudviklingssamtalen udarbejder I en kontrakt. En del af kontrakten drejer sig om generelle rammer og retningslinier for jeres gruppeudviklingssamtaler. En anden del af kontrakten drejer sig om konkrete aftaler for den kommende gruppeudviklingssamtale.
Rammer for gruppeudviklingssamtalen
Fokus
Gruppens arbejde består af flere opgaver og funktioner. Gruppeudviklingssamtalen drejer sig om arbejdsopgaver og emner, som gruppen har til fælles, og som der foregår et samarbejde om.
Indhold
Før samtalen udvælger I en eller flere dele af jeres fælles arbejde, som I ønsker at se nærmere på i gruppeudviklingssamtalen. I samtalen får hver enkelt af jer mulighed for at fortælle om sin særlige synsvinkel på jeres fælles arbejde.
Dette konkrete udgangspunkt skal bruges som afsæt for nye idéer og udviklingsmuligheder.
Samtaleledelse og ordstyring
I aftaler, hvordan samtalen skal ledes og hvordan ordet skal styres. Den dialogiske samtaleform kan støttes ved at der tales på skift i runder. Eller ved at en ordstyrer er opmærksom på, at alle får lejlighed til at udtale sig om de emner, der er på dagsordenen.
Ordstyreren opsummerer undervejs pointer fra samtalen og sikrer, at samtalen holder sig på sporet.
Alle har ansvar for som samtalepartnere at støtte den enkelte kollegas fremstilling, så dialogen bliver så indsigtsgivende som muligt.
Spilleregler
Spilleregler sikrer, at samtalen kan føres så frit og uhindret som muligt. Nye spilleregler kan vedtages efterhånden, hvis det bliver aktuelt.
Deltagere og roller
Hvis der deltager andre ledere end arbejdsgruppens daglige gruppeleder, skal ledernes rolle- og kompetencefordeling være afklaret inden samtalen.
I tager stilling til, om samtalen kan gennemføres, hvis der er forfald.
Dagsorden
I udarbejder en dagsorden, som beskriver i hvilken rækkefølge og hvordan, I vil behandle det indhold, I er blevet enige om at behandle. Find også frem til, hvordan I bedst får samtalen godt i gang.
Individuel forberedelse
Det er en forudsætning for en god gruppeudviklingssamtale, at I hver især har forberedt jer. (Sesidst i dette omslag.)
Selve gruppeudviklingssamtalen
Forrige samtale
Indled gruppeudviklingssamtalen med et tilbageblik på de aftaler, I lavede under forrige gruppeudviklingssamtale. Er aftalerne fulgt op og med hvilken effekt?
Til sagen
Lad hver enkelt komme til orde med sine beskrivelser og vurderinger af det fælles arbejde.
Dialog
Herefter afklarer I, hvilken betydning og konsekvens de enkelte medarbejderes betragtninger har for en udvikling af hele gruppens arbejdsydelse, for arbejdsprocessen og for fremtidsperspektivet.
I samtalens løb noterer I hvilke forhold, der kan ændres for at udvikle gruppens arbejde og trivsel.
Handlingsforslag
På baggrund af de enkelte beskrivelser og vurderinger deltager I alle i at komme med forslag til handlinger, der kan forbedre og udvikle gruppens arbejde.
Herefter prioriterer I forslagene eller finder frem til måder, der kan tilgodese flest muligt af de fremsatte forslag – herunder hvad der skal ske med de forslag, der nedprioriteres.
Aftaler
I udarbejder konkrete og forpligtende handlingsplaner for de vigtigste initiativer til forbedring af gruppens udvikling, trivsel og arbejde.
I aftaler hvem der har ansvaret for at udføre initiativerne, og I aftaler et tidsperspektiv.
Resultatet skriver I ned på aftalearket. Alle deltagere i samtalen får en kopi af aftalen.
Afslutning
Samtalen afsluttes med en evaluering af gruppeudviklingssamtalens forløb.
I aftaler hvordan og i hvilket regi, der eventuelt refereres fra samtalen.
Forberedelse for hver enkelt
– om din andel af det fælles arbejde
Vejledende spørgsmål
Du kan støtte dig til de vejledende spørgsmål på bagsiden og bruge de tilhørende forberedelsesark, når du forbereder dig på samtalen.
Beskriv og vurder
Se på de udvalgte dele af arbejdet og vurder hvilke ressourcer og vilkår, der skal til, for at du kan gøre din andel af det fælles arbejde bedst muligt.
Forslag
Du kan forberede forslag til udvikling og nye muligheder for især din del af det fælles arbejde og også forslag til, hvordan du selv vil kunne bidrage til forbedringer og udvikling.
Synsvinkler og vejledende spørgsmål
Personalepolitikkens tre grundlæggende synsvinkler, produkt, proces og perspektiv, kan være med til at støtte din forberedelse og selve samtalen. De tre synsvinkler beskriver grundlæggende betingelser for dit og gruppens arbejde.
PRODUKT-synsvinklen drejer sig om jeres arbejdes indhold og resultater. Det afgørende er din og arbejdsgruppens professionalisme.
Beskriv indholdet og resultatet af din del af gruppens arbejde.
Vurder mulighederne for at dine kvalifikationer, din viden og erfaringer kommer i spil i gruppens fælles arbejde:
- Får du mulighed for at bruge det, du kan og ved?
- Har du brug for mere viden og indsigt, så du kan gøre din del af det fælles arbejde bedre og mere effektivt?
- Hvordan fungerer den faglige støtte og udfordring, du får af dine kolleger og af din ledelse?
- Hvordan stemmer dette overens med amtets og arbejdspladsens idealer, værdier og målsætninger?
PROCES-synsvinklen drejer sig om sociale og materielle vilkår for jeres arbejde. Det afgørende er tilliden mellem de mennesker, der er involveret i og berørt af jeres arbejde.
Beskriv hvordan din del af arbejdsprocessen forløber og de vilkår, der er for denne arbejdsproces.
Vurder de vilkår, der stilles til rådighed for arbejdsprocessen:
- Er der passende ressourcer – tid, plads, materialer og så videre – til rådighed for din del af arbejdsprocessen?
- Hvordan er samarbejdet med de andre i gruppen og med øvrige kolleger, ledelse, brugere, borgere, politikere, forvaltninger og andre?
- Hvordan støtter din gruppe og din ledelse vilkårene for din del af arbejdsprocessen?
- Hvordan stemmer dette overens med amtets og arbejdspladsens idealer, værdier og målsætninger?
Foreslå på den baggrund forbedringer eller forandringer, der kunne forbedre kvaliteten af din arbejdsproces i gruppen.
PERSPEKTIV-synsvinklen drejer sig om betydningen af jeres arbejde – både for gruppen, for dig selv og for dem, der er berørt af jeres arbejde. Det afgørende er, om arbejdet er meningsfuldt for alle parter.
Beskriv det, du selv synes, der giver dit eget og gruppens arbejde mening og betydning. Beskriv også hvad jeres arbejde betyder for dem, der omfattes af resultatet af jeres arbejde.
Vurder fremtidsperspektiverne for gruppens arbejdsopgaver de kommende år – og på langt sigt:
- Hvilken udvikling er på vej? Hvad truer og hvad virker inspirerende?
- Hvordan er du med i de beslutninger, der træffes om disse forhold?
- Hvad betyder det for din trivsel og din arbejdsglæde?
- Hvordan stemmer dette overens med amtets og arbejdspladsens idealer, værdier og målsætninger?
Foreslå på den baggrund forbedringer eller forandringer, der kunne gøre dit og gruppens arbejde endnu mere meningsfuldt.
