Prioriteringsskemaet er et simpelt værktøj til at planlægge og få overblik ud fra. Skemaet kan bruges til at få et hurtigt overblik over opgaverne hos enkeltpersoner eller i grupper.
Overblikket giver mulighed for at omprioritere og fordele opgaver på en mere hensigtsmæssig måde så der undgås stress, flaskehalse osv.
Med udgangspunkt i en opgaveliste kan man ud fra de to dimensioner i skemaet (Haster og Vigtigt) anvende 4 enkle beslutningsregler, så man enten:
- Løser opgaven nu,
- Delegerer den,
- Udskyder den eller
- Dropper den.
Man kan også bruge skemaet til at vurdere hvordan man rent faktisk bruger sin tid og hvad man gør ved de opgaver, der kommer ind:
- Bruger man tiden på at løse opgaverne,
- Give dem videre
- Genforhandle deadlines osv?
Oplever man stress hos sig selv eller andre, eller der er kolleger, som ikke har nok at lave, kan skemaet også bruges til at omfordele og omprioritere opgaverne ud fra.
Hvordan bruges skemaet?
Overvej hvad tiden går med. Hvis de fleste opgaver løses som Haster/Vigtigt kan der opstå flaskehalse i afdelingen og risiko for at blive ramt af stress, og flere opgaver bør derfor delegeres. Det kan også være nødvendigt at blive bedre til at planlægge og prioritere.
Bed dine kolleger om at lave øvelsen for deres egne opgaver og tal med dem om planlægning, prioritering mv.
Sørg for at forklare skemaet inden andre udfylder det, og giv tid til at det bliver udfyldt ordentligt. Eventuelt kan det være en hjælp at have kalenderen ved hånden, så man f.eks. kan se hvad tiden den sidste dag, uge eller måned er gået med.
Det tager kun nogle minutter at udfylde et prioriteringsskema. Laves øvelsen af flere personer bør der imidlertid sættes tid af til at tale om, hvad der evt. kan gøres anderledes i gruppen for at arbejdet kan glide lettere.
Artiklen er oprindeligt bragt på Lederweb i 2006
