Fordelene ved hjemmearbejde kan kun opnås, hvis medarbejderne lykkes med at skabe gode rutiner. Men det er ikke altid lige let. For manglen på uformel tæt kontakt til og faglig sparring med kolleger, synlig ledelse, samt det, at de fysiske rammer og strukturer på arbejdspladsen bortfalder, kan føre til manglende energi, motivation og fokus. Her er tre områder, der er gode at have fokus på, hvis dine medarbejdere hyppigt arbejder hjemmefra.
3 råd om hjemmearbejde
1. Afstem forventninger og understøt prioritering
En velkendt bivirkning ved at arbejde hjemmefra er en diffus skyldfølelse eller oplevelse af usikkerhed om, hvorvidt man præsterer nok og arbejder hårdt nok. Måske skyldes det, at hjemmearbejdet føles mindre hårdt, fordi man slipper for transporttid og at skulle stryge skjorten, og det kan give en følelse af, at det ikke er ’rigtigt arbejde’. Medarbejderne kan nemt blive usikre på, om de lever op til dine forventninger, og derfor er det vigtigt at gøre ekstra ud af det, når de arbejder på distancen.
To måder I kan afstemme forventninger:
- Vær klar og tydelig i dine forventninger til, hvad medarbejderen skal levere fx på ugebasis. Medarbejderen må ikke være i tvivl om, hvad deres rolle er, eller hvor grænserne for deres ansvar går. Sørg for løbende og tydelig forventningsafstemning om det fx ved faste tjek-in møder dagligt eller ugentligt. Mind medarbejderen om at sætte gode mål for ugen og fokusere på det vigtige.
- Afstem forventninger til selve rammerne for at arbejde hjemme. I hvilket tidsrum skal medarbejderen stå til rådighed på telefon og mail. Må de gå en tur i frokostpausen? Hvor hurtigt skal de svare, hvis nogen sender en mail eller chatbesked? Usikkerhed om disse forventninger kan føre til dårlig samvittighed og usikkerhed hos medarbejderne.
Læs også: Nye spilleregler: Sådan leder du både hjemmearbejde og arbejdet på kontoret
2. Træn dine medarbejdere i digital kommunikation
Når man arbejder hjemmefra, vil en stor del af kommunikationen naturligt foregå digitalt, og når vi ikke er ansigt til ansigt med dem, vi kommunikerer med, kan det nemt føre til misforståelser og miskommunikation, der skaber dårlig stemning. Beskeder som fx ’Send mig lige dokumenterne’ kan nemt misforstås. Tal gerne sammen om, hvilke kanaler der egner sig til hvad, og hvordan I kommunikerer bedst på skrift.
Råd om valg af kommunikationskanaler på distancen
- Brug e-mail og chat til egnede formål. E-mails egner sig bedst til positiv og neutral kommunikation og ikke til kritik og konflikthåndtering. Den type udfordringer løser I bedst ved at tale sammen, brug telefonen eller endnu bedre et onlinemøde til de svære samtaler (hvis et fysisk møde er umuligt).
- E-mail egner sig heller ikke til information, der haster. Det fører til en stressende e-mailkultur, hvis vi føler, at vi skal tjekke indbakken hvert øjeblik. Har man brug for et svar her og nu, så ring op eller benyt chat, hvis man kan se, at vedkommende er tilgængelig.
- Skriv effektive og visuelt overskuelige e-mails. De færreste læser en e-mail fra begyndelse til enden. I realiteten læses e-mails ved, at øjnene forsøger at få hold på de væsentligste budskaber. Gør det nemmere for modtageren ved at skrive tydeligt i indledningen hvad e-mailen handler om samt ved at opstille indholdet i bullets eller med overskrifter, så det er let for modtageren at få overblik over teksten.
Læs også: Hjemmearbejde: Når din nærmeste kollega er en opvaskemaskine
3. Der skal bruges energi for at skabe energi
Erfaringer med hjemmearbejde viser, at en af de helt store udfordringer for mange er at få bevæget sig nok, og i det hele taget skabe en rytme, der er god for krop og hjerne. At skulle transportere sig hen på arbejdspladsen medfører for mange helt naturligt fysisk aktivitet i form af gå-tur til bussen, trappen op til kontoret, samt gang fra møde til møde.
På arbejdspladsen er der typisk nem adgang til sund frokost via en frokostordning, og det er nemmere at huske at holde pauser, når en kollega spørger om man vil med. Derhjemme bortfalder disse strukturer og skal skabes igen på ny.
Spørg gerne ind til dine medarbejderes overvejelser om netop dette og mind dem om, at de skal sørge for at tage ansvar for deres eget energiniveau gennem dagen. I kan gøre dette ved fx at få bevægelse ind i løbet af arbejdsdagen. Brug 20/8/2-metoden, dvs. Sid i 20 minutter, stå i 8 minutter og bevæg kroppen i 2 minutter. Du kan også opfordre til faste pauser, aftalt evt. at I tager en kaffepause sammen over teams hver formiddag kl. 10.
68 råd til hjemmearbejdet
Læs flere gode råd til hjemmearbejdet i bogen 68 råd til hjemmearbejdet. Bogen tager udgangspunkt i interviews med medarbejdere, der har arbejdet meget hjemme fra de sidste to år, samt et spørgeskema til samme målgruppe, og adresserer de udfordringer, som undersøgelsen peger på som de mest udbredte.
