Start med danne dig et overblik over indholdet af de nye rammer: Hvad skal der ske, hvad går besparelsen ud på og ikke mindst hvilke bindinger der er i besparelsen?
Vurdér hvordan jeres vision og strategi spiller sammen med den planlagte besparelse og omstilling. Her skal du overveje om det vil få konsekvenser for muligheden for at gennemføre jeres nuværende strategi, men også hvordan jeres (eventuelt justeret) strategi kan være fremtidig ledetråd, for de beslutninger I træffer om besparelserne.
Det vigtigt at få din argumentation på plads. Meningsgivende argumentation for årsagen til en besparelse er afgørende. Den skal være gennemgående i al kommunikation for besparelsen. Du skal kunne svare entydigt på spørgsmål relateret til, hvorfor processen gennemføres og hvad den skal føre til.
Kend kriterierne for afskedigelse af medarbejdere
Dine kriterier for udvælgelse af de medarbejdere, der skal afskediges skal være stringente og meningsfulde. Kriterierne er dine og de opsagte medarbejderes referencegrundlag, når opsigelserne skal forstås. Tag afsæt i de overordnede rammer, der er besluttet og opstil i samarbejde med MEDudvalget kriterier for udvælgelse, fx:
- Sætte holdet i forhold til den fremtidige opgave
- Faglige kompetencer
- Produktivitet
- Sociale og samarbejdsmæssige kompetencer
- Stabilitet og fleksibilitet
- Økonomi
- Anciennitet
- Afbalanceret personalesammensætning
Planlægning af processen
Planlæg i samarbejde med HR, hvordan den samlede proces skal forløbe. Vær så detaljeret som mulig. Her er vist overordnede trin i processen:
Afklaring: I samarbejde med MED-systemet. Anskueliggør baggrund for besparelse, omstrukturering, fremtidig organisering og opgavevaretagelse, kriterier for udvælgelse, tids- og procesplan, støtteforanstaltninger og formelle retningslinjer.
Orientering: Medarbejderne orienteres om ovenstående afklaring. Ledelsen afsøger muligheder for frivillige fratrædelsesordninger og omplaceringer.
Udvælgelse: Udvælgelse af medarbejdere til påtænkt omplacering eller afskedigelse enten direkte eller efter kompetenceafklaringssamtale.
Uddybende samtale: Baggrunden for udvælgelse til påtænkt omplacering eller afskedigelse.
Høringsfase: For de berørte medarbejdere. Dette er en medarbejderrettighed, der følger efter den uddybende samtale.
Omplacering: Samtidigt med høringsfasen undersøges mulighed for omplacering.
Opsigelsen: Medarbejderne modtager opsigelse efter endt høringsfase.
Efter opsigelsen: Information om og planlægning af efter-fasen. Overvej hvilke succeskriterier du vil anlægge for at processen bliver god. Det kan fx være, om processen skal være hurtig eller åben. Succeskriterierne vil ofte være afhængig af den besparelsesmetode du vælger.
Kommunikation til personale
På offentlige arbejdspladser får personalet ofte hurtigt viden om, at der er besparelser på vej. Som leder står du derfor med en betydelig kommunikationsopgave.
Personalet efterspørger hyppig og grundig information, helst relateret til egen situation.
Overordnet er der tre hovedspørgsmål du/I skal have afklaret i forholdet til processen:
- Hvem skal vide hvad og hvornår?
- Hvilke klare og tydelige budskaber skal vi formidle?
- Hvilken mundtlig kommunikation skal supplere den skriftlige kommunikation, fx dialog, stormøder, mono-/tværfaglige møder osv.?
Gode erfaringer med kommunikation:
- Hold et højt informationsniveau – og håndter at kunne tilbageholde fortrolige oplysninger
- Beslut, hvad der giver nytte og mening at fortælle – klart og tydeligt
- Vurdér detaljeringsniveauet ud fra, om information kan bruges til at gennemskue, hvem der skal opsiges
- Sørg for at mundtlig og skriftlig information understøtter hinanden
- Under før-fasen: Indsamel – gerne via TR – spørgsmål, som besvares pr. mail, på intranettet eller på møde
- Være bevidst om både verbal og non-verbal kommunikation. Personalet tolker på, hvad lederne gør og ikke gør
- Afsæt tid til planlagte og uplanlagte møde med personalet
- Udarbejd tids- og handlingsplaner for, hvad der skal ske hvornår i tilpasningsprocessen.
Din mentale forberedelse
Der stilles ekstraordinært store krav til dig som leder i en nedskæringsproces. Du skal stå din prøve og kan forvente at blive udfordret i lederrollen. Det er en særlig udfordring for ledere, der selv er »i spil«.
Du vil være i en periode med konstant tidspres. Overvej derfor, hvad du kan uddelegere af særlige opgaver til betroede medarbejdere i en overgang for at frigive tid til prioritering af omstillingsprocessen.
Overvejelser mhp. mental forberedelse
- Hvad betyder besparelsen for dine medarbejdere og jeres arbejdsopgave?
- Hvad er din egen rolle og dit ansvar i processen?
- Er du loyal over for de øvrige ledelsesniveauer og klar til at støtte op om besparelserne?
- Hvordan kan du vise dit personale, at du har tiltro til organisationen efter besparelserne, dvs. hvordan får du formuleret tro og håb for fremtiden?
- Hvordan frigør du tid, så du kan prioritere denne ledelsesopgave, fx delegere særlige opgaver til betroede medarbejdere i en overgang?
- Hvem kan du bruge som sparringspartner, så du hurtigt og løbende får gennemtænkt processen? Fx din leder og evt. ledelseskollega, der er tæt på forståelse af produktionen? Desuden anbefales det, at du kobler dig op på en lokalt eller centralt placeret HR-konsulent, som kan fungere som sparringspartner og støtte dig gennem processen
Forbered dig på de formelle krav
I samarbejde med jeres HR skal du sikre, at de formelle krav er på plads i udvælgelsen på selve opsigelsesdagen og i tiden efter. Undersøg, hvilke formelle dokumenter der skal anvendes og vær sikker på, at du efterlever lovgivning, overenskomst og lokalaftaler og at du overholder formalia, og at fakta er korrekte.
Lav huskeliste i forhold til hvem der skal involveres
- Hvornår og om hvad inddrager jeg MEDsystemet i processen?
- Hvilke samarbejdsrelationer skal jeg have særlig opmærksomhed på?
- Hvem skal jeg have med i »værkstedsrummet« før endelig udmelding/høring?
- Hvilke livliner skal jeg have fat i: HR- og økonomimedarbejdere?
- Hvem har jeg brug for til at godkende eller stå bag mine beslutninger?
- Hvilke interessenter har jeg i øvrigt inden for og uden for organisationen, som jeg skal inddrage og hente inspiration hos?
En fælles ledelsesopgave
Gennemførelse af besparelser er en fælles opgave for alle ledelsesniveauer. Involvering, inddragelse og lydhørhed mellem ledelsesniveauerne er derfor vigtig for at:
- Forudse faldgruber
- Kvalificere beslutninger
- Alle ledere kan tage ansvar og føle sig ansvarlige for processen
- Sikre, at alle ledere går ud og gør det, der er aftalt i ledergruppen
Dette er blot nogle af de overvejelser du skal gøre dig inden du starter en besparelsesproces. Du kan læse flere og finde råd til selve afskedigelsessamtalen samt tiden efter i pjecen: Personalereduktion og fremtidig organisering, som er lavet i et offentligt-privat samarbejde mellem Region Midtjylland og konsulentfirmaet AS3 Companies A/S
Læs mere
