En undersøgelse lavet af Vasakronan om stress hos kontoransatte identificerer de største stressfælder for medarbejderne i løbet af en arbejdsdag. Her får du råd om, hvordan du hjælper dig selv og medarbejderne uden om de fire største stressfælder:
# 1 Arbejdsbyrden er for stor
Der er mere arbejde, end der er tid. Sådan er det for mange medarbejdere og ledere.
Hvad kan du gøre: Som leder kan du hjælpe dine medarbejdere med at prioritere. Ofte er det umuligt at nå det hele, og derfor er man nødt til at fravælge noget. For nogle medarbejdere kan det være svært, og her skal du hjælpe.
De fleste medarbejdere er interesserede i at bruge deres tid så effektivt som muligt. Det kan du understøtte ved at introducere dem for forskellige, simple værktøjer som to-do-lister, tips til at tæmme indbakken m.m. Værktøjet ”prioriteringsmatrix”, som tidsoptimeringseksperten Trine Kolding står bag, er også et godt værktøj til at få overblik over om man bruger sin tid på det vigtigste. Det handler kort sagt om at inddele sine opgaver i kvadraterne ”Haster”, ”Haster ikke”, ”Vigtig” og ”Ikke vigtig”.
Eksempel på et prioriteringsmatrix:
| Haster | Haster ikke | |
| Vigtig | • Opgaver, møder, mennesker, mails etc. der kræver opmærksomhed nu • Ad hoc-opgaver • It-problemer • Brandslukning og pludseligt opståede problemer |
• Opgaver, møder mails etc. med senere deadline • Strategi og udvikling • Medarbejderpleje • Forberedelse og planlægning • Egen efteruddannelse • Pauser • Oprydning |
| Ikke vigtig | • Opgaver, der ikke bidrager til dine mål • Nogle mails • Uklare møder • Uafstemte forventninger • “Kan du ikke lige…”: “Orakel”- og “abe” -opgaver. |
• Spam • Tidsrøvere • Unødvendigt mailtjekkeri • Overspringshandlinger • Rod, manglende arkivering |
Kilde: Matrix stammer fra ‘Førstehjælp til travle medarbejdere’ Læs mere om værktøjet her
# 2 Kollegerne forstyrrer ved skrivebordet
Det tager op til 27 minutter at genfinde sit fokus efter en afbrydelse. Derfor kan forstyrrelser fra kolleger være med til at stresse medarbejderne – og dig.
Hvad kan du gøre: Flere arbejdspladser opererer med “Vil ikke forstyrres lige nu”-skilte, som man kan sætte på skrivebordet, hvis man gerne vil arbejde uforstyrret. Det er dig, der skal sikre, at medarbejderne af og til kan undgå forstyrrelser. Du kan fx oprette zoner, hvor man kan sidde, hvis man har brug for ro og tid til at fordybe sig i en opgave.
Man hører ofte, at lederens dør altid skal være åben. Men som leder har du også brug for at fordybe dig. Du kan derfor gå foran og skabe en kultur, hvor du fortæller kolleger og medarbejdere, at nu har du brug for en time til at koncentrere dig, og derfor vil døren til kontoret være lukket. Det gør det lettere for dine medarbejdere at gøre det samme.
# 3 Det tekniske udstyr fejler
Teknikken skal bare virke! Ellers bruger vi alt for mange kræfter og frustrationer på det.
Hvad kan du gøre: Du skal sikre, at du og dine medarbejdere har ordentligt udstyr til rådighed, så de ikke skal bruge deres tid og energi på teknik. Sørg for at have god it-support, og uddan evt. superbrugere blandt medarbejderne.
# 4 Støjniveauet på kontoret er generende
Særligt i storrumskontorer kan der være et højt lydniveau. De, der sidder lige ved kaffemaskinen eller printeren, vil ofte være omgivet af kollegernes summen.
Hvad kan du gøre: Det kan være svært at gøre noget ved det generelle lydniveau, men et par aktivt støjdæmpende høretelefoner kan gøre underværker. Du kan overveje, om det er noget, du skal tilbyde dine medarbejdere. Samtidig skal du også sørge for, at der er rum eller områder, hvor medarbejderne kan arbejde i ro.
Derudover handler støjen i høj grad også om indretning. Det er sjældent hensigtsmæssigt at placere en arbejdsstation lige ved toilettet, printeren eller kaffemaskinen. Hvis det er et stort problem, kan du overveje at ændre indretningen.
Inddrag medarbejderne for at finde de bedste løsninger
For at komme stressfælderne til livs er det vigtigt, at du inddrager dine medarbejdere. Tag evt. de fem største stressfælder op til jeres næste personalemøde. Spørg om medarbejderne også oplever dem som stresselementer, og bed dem komme med flere forslag til, hvad de tror, kan løse problemerne.
Nedenfor kan du se de største stressfaktorer ud fra hvilken type kontor, medarbejderen arbejder i.
Stressfaktorer alt efter hvilket type kontor medarbejderen arbejder i
| Enmandskontor | Storrum (2-4) | Åbent kontorlandskab | Ingen fast arbejdsplads |
| For stor arbejdsbyrde (45 %) | For stor arbejdsbyrde (41 %) | Det generelle lydniveau (50 %) | For stor arbejdsbyrde (38 %) |
| Upålideligt teknisk udstyr (30 %) | Støj fra kollegaer (39 %) | Støj fra kollegaer (43 %) | Upålideligt teknisk udstyr (35 %) |
| Støj fra kollegaer (26 %) | Upålideligt teknisk udstyr (30 %) | For stor arbejdsbyrde (40 %) | Mangel på steder at arbejde i fred og ro (33 %) |
| Svært at få fat på kollegaer (23 %) | Det generelle lydniveau 28 %) | Mangel på steder at arbejde i fred og ro (39 %) | Det generelle lydniveau (29 %) |
| Mangel på god internetforbindelse (21 %) | Mangel på steder at arbejde i fred og ro (28 %) | Mangel på pladser, hvor man kan tale i telefon (36 %) | Støj fra kollegaer (27 %) |
Den svenske undersøgelse er baseret på besvarelser fra 2.000 svenske kontoransatte, som har udpeget de største stressfaktorer i deres hverdag. Du finder undersøgelsen her.
Læs også
Ny forskning: Derfor virker ros ikke mod stress
