Tid er ikke den eneste faktor, der påvirker, hvor meget arbejde du kan nå i løbet af dagen. Energi er en mindst lige så vigtig faktor. Du har måske oplevet, at selvom du endelig havde fundet plads til en opgave i din kalender, havde du ikke energien eller overskuddet til at fuldføre den.
Regelmæssige, korte pauser kan øge dit energiniveau og overskud, så du løser opgaverne bedre, når du endelig har tiden. Men pauser påvirker ikke kun selve opgaveløsningen – de er også med til at nedsætte risikoen for udbrændthed og dermed stress. Og netop følelsen af udbrændthed og stress har en negativ indvirkning på både dine relationer til kolleger og medarbejdere og din evne til at håndtere uforudsigelige og pressede situationer.
Dermed kan pauser altså bidrage til mere arbejdsglæde og bedre opgaveløsning på arbejdspladsen – uanset om de varer et eller ti minutter. Sådan skriver Rebecca Zucker, der er ledelsescoach, i artiklen ”Don’t Underestimate the Power of Small Breaks During a Busy Workday” for Havard Business Review.
Sådan skaber du mikropauser i hverdagen
I stedet for at håbe på, at der bliver tid til en kort pause, kan du planlægge, hvornår du tager et øjeblik væk fra arbejdet. Her får du syv råd om, hvordan du kan implementere de såkaldte mikropauser i din hverdag.
1. Giv dig selv lov til at tage pauser
Mange går med tanken om, at de har for travlt til at tage en pause. Nogle arbejdspladser kan også have opbygget en kultur, hvor pauser ikke er normale. Hvis du kan nikke genkendende til denne følelse, så prøv at udfordre den – uanset om den kommer indefra eller udefra. Husk på, at du er et menneske og ikke en maskine, og anerkend, at du er nødt til at have pauser i løbet af dagen. Hvis du begynder at tage små pauser i løbet i dagen, vil medarbejderne også føle sig mere tilpasse med at gøre det, og hvis I har en kultur, hvor pauser ikke er velanset, kan I på den måde også ændre den.
2. Saml mails og andet kommunikation
Det kan være fristende at bruge et par minutter her og der på at besvare mails – både fordi det umiddelbart mindsker bunken af mails i indbakken og for at virke så imødekommende som muligt. Men research viser, at det faktisk tager 50 pct. længere tid at udføre en opgave, hvis du konstant skifter mellem opgaver, end hvis du koncentrerer dig om en ad gangen. Denne ekstra tid kompenserer du så for ved at arbejde hurtigere. Men at forsøge at arbejde hurtigere skaber kun mere unødigt pres og frustration.
Derfor er det et bedre alternativ at sætte tid af til hver opgave – som for eksempel at læse og besvare mails – end hvis det gøres, når der lige er et par minutter i overskud. Disse minutter kan være bedre givet ud på en mikropause.
3. Nedsæt længden på møder
Der bliver sat 30-60 minutter af til de fleste møder. Prøv at sætte mindre tid af, for eksempel 15-25 minutter ved korte møder og 45-50 minutter ved længere møder, og overvej om I alligevel når igennem dagsordenen for mødet. De lidt kortere møder kan gøre, at tiden bliver brugt mere effektivt.
Brug de resterende 5-15 minutter, du normalt ville sidde i møde, på at strække benene, hente en kaffe eller noget at spise. På den måde får du skabt en mikropause, der giver lidt pusterum på en ellers travl dag.
4. Sæt faste grænser
Hvis det er muligt, bør du sørge for, at planlagte møder ikke går over tid. Ved at være klar og tydelig om, at du har sat tid af til mødet i det aftalte tidsrum – og ikke længere – fastlægger du nogle fælles forventninger og rammer. Hvis alle dine møder bliver længere end aftalt, og du hele tiden møder op til et andet møde lidt for sent, skaber det pres og bliver kun værre i løbet af dagen. De fleste ønsker heller ikke, at møder går over tid, så denne rammesætning kan gavne alle mødedeltagere.
5. Udnyt toiletpauser
Når du alligevel tager en nødvendig toiletpause, kan du med fordel bygge ovenpå og tage en lidt længere pause samtidig. For eksempel kan du gøre det til en vane at gå en kort tur på trapperne eller hente vand eller kaffe, når du alligevel har rejst dig fra din plads.
6. Planlæg pauser og sæt påmindelser
Planlæg korte pauser på de tidspunkter af dagen, hvor du ved, at din energi er lavest – for eksempel oplever mange, at de har allermindst energi ved 15-tiden. Ved at lægge en pause der, hvor du oplever træthed eller koncentrationsbesvær, kan du i stedet se frem til tidspunktet, hvor du får dig en god kop kaffe og måske en lille eftermiddagssnack. Sæt evt. påmindelser, når du skal holde en pause, så du ikke glemmer det.
En anden måde at minde dig selv om at holde en pause, er ved at have visuelle påmindelser i form af for eksempel dit kaffekrus, din vandflaske eller en lille post-it på din computerskærm.
7. Hav en go-to-rutine for uventede pauser
Hvis der spontant opstår pauser i løbet af dagen, kan det være en fordel, at du har en lille rutine klar, når det sker. Det kan være alt fra en kort gåtur, et besøg ved en kollegas skrivebord eller at lytte til lidt musik. Det er helt op til dig selv.
De syv råd kan hjælpe dig med at skabe rum til mikropauser i hverdagen, så du bedre kan fokusere, når du er til møder, løser opgaver eller besvarer mails.
