Gert skubber skoene af og tager fødderne op på skrivebordskanten. Klokken er 17.20, og han har lige sendt Lise ud ad døren efter en længere snak om hendes sygefravær. Det var måske ikke en velvalgt dag for sådan en snak, for i formiddags måtte han meddele hele afdelingen, at der er besparelser på vej. Lise havde ikke sagt et ord under mødet i eftermiddags og frygtede måske allerede, at hun var fyret.
Tidligere på dagen spiste Gert frokost med Birgitte, som er leder for en anden afdeling i organisationen. Gert havde spurgt hende, hvordan hun havde meldt de kommende besparelser ud i sit team. “Det skal jeg sige dig. Jeg var velforberedt. Af skade bliver man nemlig klog,” sagde hun og sendte Gert en grimasse, som tydede på, at opgaven er svær for Birgitte.
Birgitte fortalte, at hun som forberedelse reflekterede over sin kommunikation. At hun havde valgt sine ord med omhu. At hun havde brugt få ord – og kun de mest nødvendige ord. Og at hun havde kigget på, hvem der sad rundt om bordet og så vurderet, hvordan beskeden med fordel kunne overleveres.
Frokosten med Birgitte havde givet Gert noget at tænke over. Hvordan kommunikerer han egentlig til sine medarbejdere? Hvordan håndterer han en svær samtale, som fx den han lige har haft med Lise? Hvad tænker Lise?
Ledelse er kommunikation
Har du det som Gert, og er dit lederskab også fyldt med daglige udfordringer? Så skal du måske tage et ekstra kig på din kommunikation. Der er nemlig ikke nogen vej udenom – fællesnævneren for dine daglige ledelsesopgaver er kommunikation.
For at du kan blive skarpere til at kommunikere skal du stille følgende tre refleksionsspørgsmål:
1) Hvad er formålet med kommunikationen?
Ledere er generelt dygtige til at fortælle, hvad de gør, og hvordan de gør det. Nogle glemmer indimellem at træde et skridt tilbage og se på, hvorfor de gør, som de gør. Når det handler om kommunikation, er det rigtig godt at tage et skridt tilbage. For ved at se på, hvorfor du kommunikerer, bliver din kommunikation langt mere målrettet.
Hvordan det? Alene fordi din måde at kommunikere på – fx din kommunikationsform og sprogbruget i din kommunikation – afhænger af dit formål med kommunikationen. Er formålet, som for Gert ovenfor at informere om besparelser i afdelingen, så er mødet – plenum eller individuelt – med mulighed for dialog, en god kommunikationsform. Handler det derimod fx om kantinens åbningstider, kan du tage mailen i brug.
Spørgsmålet om kommunikationens formål tjener også et andet formål. Spørgsmålet er nemlig med til at afklare, om der overhovedet er behov for kommunikation – og i så fald, hvordan der skal kommunikeres. Måske skulle Gert have ventet med at kommunikere besparelser ud, afstemt sin kommunikation med Birgitte og den øvrige ledergruppe eller have taget den individuelt med hver medarbejder. Det er igen helt afhængigt af kommunikationens formål.
2) Hvem skal jeg kommunikere til?
Hvem du skal kommunikere til, er helt fundamentalt for, hvordan din kommunikation forstås – og om den opfattes relevant. Du tænker måske: ”Jamen, jeg kender da mine medarbejdere godt. Vi spiser frokost sammen hver dag”. Ja, men kender du dem godt nok til, at du ved, hvordan du skal kommunikere til dem?
Foretrækker en medarbejder fx at snakke om de mere seriøse emner i et mødelokale? Eller foretrækker medarbejderen i så fald en gåtur? Gert kendte tilsyneladende ikke Lise særlig godt. Så havde han måske kommunikeret anderledes – og på et andet tidspunkt end lige før fyraften.
Kender du målgruppen for din kommunikation, vil din kommunikation også alt andet lige blive mere skarp. Både dit sprogbrug og den form, du anvender til din kommunikation, er afhængig af, hvem du kommunikerer til.
3) Hvilken ramme er der for min kommunikation?
Du kommunikerer aldrig uafhængigt af tid og sted, og det skal du huske, for du bliver nødt til at tilpasse din kommunikation derefter. Glemmer du rammen eller situationen, kan din kommunikation være nok så tilrettelagt, men den vil med stor sandsynlighed fejle, være upassende eller falde helt ved siden af.
Det kan være den interne ramme, kodeks, jargon eller kultur, som gør sig gældende på din arbejdsplads, du skal tilpasse din kommunikation efter. Alle arbejdspladser har en iboende kultur for blandt andet sprogbrug, opførelse, påklædning eller fysiske rammer. Og den vil, et stykke hen ad vejen, være styrende for din kommunikation.
God ledelseskommunikation kræver at du ser indad
Din personlighed har stor betydning for den måde, du kommunikerer på, og det skal du være bevidst om. Du skal kende egne intentioner, handlinger og følelser, for så vil din kommunikationsopgave på sigt blive mere overskuelig. De intentioner og handlinger kan du bl.a. blive bevidst om ved at genkende dine personlighedstræk gennem andre:
- Har jeg tillid til, at andre kan løse opgaverne bedre end mig, eller er jeg overbevist om, at alle opgaver bør komme forbi mit ledelsesbord?
- Når vi holder møde, hvem taler så mest – mig eller de andre mødedeltagere?
- Er det mig, der træffer beslutningerne, eller er det alle i afdelingen?
- Har jeg gennemslagskraft, eller er jeg mere tilbageholdende?
- Går jeg efter målet, eller er det processen, som er vigtig?
Måske er du naturligt meget empatisk og er derfor på hjemmebane under de svære samtaler. Måske er du talende og er derfor i dit es, når du står på scenen og skal tale til en større forsamling. Eller måske er du den resultatorienterede type, der er god ved forhandlingsbordet.
Vores personlighedstræk afspejler sig altså i de styrker, vi har – også når vi skal kommunikere. Selvom din personlighed peger i en bestemt retning, og din foretrukne kommunikation gør det samme, er det ikke et udtryk for, at du skal udelukke en bestemt måde at kommunikere på. Du skal blot være bevidst om, hvor du har dine styrker som person og leder og dermed bevidst om, hvorfor forskellige kommunikationsformer taler forskelligt til dig.
De tre refleksionsspørgsmål og et kendskab til din person, vil gøre det lettere for dig at kommunikere. I bogen “Kommunikér dig stærk – en guide til din ledelseskommunikation” kan du læse om, hvordan du ved hjælp af få greb kan få styr på din kommunikation i de ledelsesopgaver, du dagligt støder på. Bogen er udkommet på forlaget Trykværket.
