Kalenderen er blevet en moderne slagmark. Den ene mødeinvitation afløser den anden, og tilbage står medarbejdere og ledere med en oplevelse af konstant aktivitet – men uden tilsvarende fremdrift. Har vi skabt en arbejdskultur, hvor det at være optaget er blevet vigtigere end det at være effektiv?

Problemet er ikke møder i sig selv. Problemet er mængden og den ukritiske måde, de bliver brugt på. Når møder bliver standardløsningen på enhver problemstilling, forsvinder både fokus og ansvar. Arbejdet bliver fragmenteret, beslutninger trækkes i langdrag, og den tid, der skulle bruges på kerneopgaver, bliver spist op af koordinering.

Læs også: Stram op på mødekulturen og få større effektivitet og arbejdsglæde

Tør du skære fra?

Det er et ledelsesansvar at skabe en sund mødekultur. Både for dig selv som leder og for medarbejderne. Når medarbejdere konstant bliver kaldt ind til møder, mister de ikke bare tid, men også fordybelse, arbejdsglæde og oplevelsen af at skabe reel værdi. Det øger risikoen for stress og udbrændthed. Er du til for mange møder, mister du nærvær og tilgængelighed for medarbejderne, og du mister ledelseskraft på stedet.

God ledelse handler ikke om at facilitere flest mulige møder, men om at skabe mest mulig værdi. Det kræver mod til at skære fra.

Læs også: 7 tips: Sådan forbedrer I jeres mødekultur

Færre og bedre møder

Derfor er mødekulturen ikke et praktisk spørgsmål – det er et ledelsesansvar. God ledelse handler om at beskytte organisationens vigtigste ressource: menneskers tid og opmærksomhed. Hvis du som leder ikke aktivt prioriterer og begrænser møder, risikerer du at stå med en organisation, der er konstant i gang, men sjældent kommer i mål.

Du bør derfor have mod til at udfordre egne og organisationens mødevaner.

Her er otte konkrete råd til dig, der vil holde færre – og bedre – møder:

1. Stil det enkle spørgsmål: Skal vi overhovedet mødes?

Inden du sender en invitation, så spørg dig selv, om formålet kan opnås på en anden måde. Mange møder eksisterer af vane – ikke af nødvendighed. Samtidig kan du overveje, om det ”bare” er en ledelsesmæssig beslutning, du skal træffe, og som ikke nødvendigvis kræver inddragelse af andre.

2. Definér et klart formål

Hvis et møde ikke har et tydeligt mål, bør det ikke finde sted. Vær helt klar på: Hvad skal besluttes, afklares eller produceres til mødet?
En orientering er sjældent nok, og hvis det kun er en orientering, kan det måske klares mere enkelt på andre måder, f.eks. på en mail.

3. Inviter færre – og de rigtige

Jo flere deltagere, desto mindre ansvar per person. Overvej nøje, hvem der reelt bidrager, og hvem der blot informeres bagefter. Det er vigtigt for deltagerne, at de kender deres rolle til mødet, og hvorfor de er inviteret.

4. Sæt kortere tid af

En time er ikke en naturlov. Prøv 25 eller 45 minutter i stedet for en halv eller hel time. Tidsbegrænsning skærper fokus og reducerer tomgang. Og så kan du med fordel starte mødet med at rammesætte også mødets varighed og løbende under mødet sørge for at overholde tiden. Du kan også med fordel sætte tid ved de enkelte punkter på dagsordenen, da det kan lette mødestyringen. Det er og bliver mødelederens opgave at sikre overholdelse af tiden.

5. Lav en skarp dagsorden – og hold dig til den

En dagsorden er ikke en formalitet, men et styringsværktøj. Som leder skal du sikre en kort og præcis dagsorden med klare punkter, formål og tidsrammer. Prioritér de vigtigste emner først og vær tydelig på, om punktet handler om beslutning, drøftelse eller orientering. Hold fast i dagsordenen under mødet – det er afgørende for både fremdrift og kvalitet.

6. Forberedelse er ikke valgfri

Et møde uden forberedelse er spild af alles tid. Send materiale ud på forhånd og forvent, at det bliver læst. Overvej også om der er overflødigt materiale, og hvor meget der eventuelt kan være bilag.

7. Afslut med klare beslutninger og ansvar

Hvem gør hvad – og hvornår? Uden opfølgning bliver selv gode møder værdiløse. Går deltagerne fra mødet med klare beslutninger, og hvem der skal gøre hvad, føles mødet også mere værdifuldt.

8. Skab god mødekultur og afskaf møder som standardløsning

Skab en kultur, hvor det er legitimt at sige nej til møder – også som medarbejder. Effektivitet starter med tillid. Skab et overblik over hvor mange møder der holdes nu og lav succeskriterier for, hvor mange møder, der kan afskaffes.

Skab en kultur, der gør op med forestillingen om, at ledelse foregår i mødelokalet. Den foregår i handling, prioritering og evnen til at frigøre tid til det, der faktisk skaber værdi for den enkelte medarbejder og hele organisationen.

Er færre møder mindre ledelse, eller er det bedre ledelse?