“Det må vi ikke”, “Det har vi prøvet”, “Det kan vi alligevel ikke ændre”.
Har du prøvet at sidde i et møde, hvor dagsordenen er klar, men samtalen alligevel ender med at handle om alt det, I ingen indflydelse har på?
Det er lidt som et spejlæg, hvor hviden (vilkårene) breder sig og fylder mere og mere, mens blommen (råderummet) fylder det mindste.
Spejlæg-modellen er et værktøj, der kan hjælpe med at styre dialoger, afkorte tidsrøvende diskussioner og skabe mere fremdrift ved at skelne mellem vilkår (hviden), du ikke kan gøre noget ved, og muligheder (blommen), du kan handle på.
Ved at bruge mindre tid i hviden og langt mere i blommen bliver møderne mere fokuserede, kortere og langt mere motiverende – fordi deltagerne arbejder med det, de har indflydelse på, fremfor at sidde fast i det, de ikke kan ændre.
Læs også: Effektiv mødeledelse
Hvad er spejlægmodellen?
Spejlæg‑modellen er et værktøj, der kan hjælpe ledere og medarbejdere med at flytte fokus fra begrænsninger til muligheder.
Æggehviden i spejlægget repræsenterer vilkårene og er de faste rammer, regler, budgetter eller organisatoriske vilkår, som man ikke kan ændre på. Det er vigtigt at erkende disse, så man ikke spilder tid på at diskutere dem.
Blommen repræsenterer mulighedsrummet og er det område, hvor man har indflydelse, handlefrihed og kan tage beslutninger. Det er her, man skal lægge sit fokus og sin energi.
Ved tydeligt at skelne mellem vilkår og indflydelse skaber modellen et fælles sprog for, hvad man kan handle på – og hvad man med fordel kan lade ligge. Resultatet er mere handlekraft, mindre frustration og en kultur, hvor energien bruges der, hvor den gør en forskel.
Et spejlæg – to tallerkner
Spejlægget kan ligge på to forskellige tallerkner. Først på din egen tallerken, når du forbereder møder, workshops og forandringsprocesser, og derefter på den fælles tallerken, når værktøjet bruges sammen med medarbejderne.
Spejlægget på din egen tallerken
Uanset om du skal designe det gode møde, den gode workshopdag eller opstarten på en forandringsproces, kan du bruge spejlægget i din forberedelse. Når du designer drejebogen for workshoppen eller programmet for mødet, bruger du spejlægget som et mentalt værktøj, der har til formål at mindske risikoen for at lave et program, der sender deltagerne på ’afveje ude i hviden’.
Derfor er det vigtigt, at du leger djævelens advokat på dit eget program, så medarbejderne ikke bruger tid på at diskutere vilkår, men i stedet bliver i den konstruktive dialog om det, de reelt har indflydelse på. Altså det, de har mulighed for at forandre i forhold til det, opgaven kræver, eller projektet sigter mod.
Konkret handler det om at stille de rette spørgsmål til programmet: ”Bliver vi med denne øvelse og/eller ved disse spørgsmål inde i blommen – eller risikerer jeg at sende deltagerne ud i hviden og de vilkår, som vi ikke skal bruge tid på?”
På den måde forsøger du at forudse, hvilke øvelser og spørgsmål det er relevant at have med – og hvilke der bør udelades.
Det er desuden en god idé at lave en lakmustest på programmet ved at efterspørge feedback på ”hvide-blomme-balancen” hos et par af de kommende deltagere.
Du kan nu mentalt tage spejlægget med ind på mødet eller workshoppen, hvor du undervejs lytter efter, om deltagerne bliver i blommen eller søger ud i hviden. På den måde bliver det et løbende kompas i forhold til at sikre mere blomme- end hvide-tid.
Spejlægget på den fælles tallerken
Indtil nu har spejlægget ligget på din egen tallerken, men hvad sker der, når spejlægget flyttes over på den fælles tallerken?
Hvad sker der fx med de autonome deltagere, der aldrig lader sig styre af selv den bedste rammesætning for mødet, men som straks de får taletur stikker af ud i hviden?
Her kan spejlægget igen komme både dig og de mindre autonome deltagere til undsætning, ved at du tager taleturen tilbage, griber en tusch og tegner spejlægget på en flipover eller whiteboardtavle og kort forklarer metaforen.
Du fortæller, hvilke ting I ikke skal bruge tid på i dag, fordi det er vilkår – og hvad I derimod skal bruge tiden på, fordi I her har indflydelse og måske endda også beslutningsmandat.
Du kan bruge spejlægget på to måder på den fælles tallerken:
- Som et styringsværktøj under mødet, når samtalen bevæger sig ud i hviden.
- Som en planlagt øvelse i programmet.
Brug spejlægget som en øvelse
En anden måde, du konkret kan bruge spejlægmodellen, er, hvis du på forhånd kender mødets eller workshoppens dagsorden og deltagere og kan forudse, at det vil være gavnligt at sætte tid af til at definere, hvad I sammen ser som opgavens, projektets eller forandringsprocessens vilkår og råderum.
Her kan du lægge spejlægget ind i programmet som en indledende, eksplicit og konkret øvelse.
Efter at have tegnet og forklaret spejlægget, inddeler du fx medarbejderne i makkerpar, udstyrer dem med post-its og beder dem om sammen at skrive to-tre ting eller samtaler, som, de mener, ’bor’ i henholdsvis blommen og hviden.
Herefter beder du alle makkerpar dele og placere deres post-its på spejlægget, hvorefter I drøfter, hvor ting og samtaler skal placeres for at blive enige om, hvad der skal bruges tid på – og hvad der ikke skal bruges energi på.
Få det bedste ud af alles tid
Uanset om spejlægget ligger på din egen tallerken i forberedelsen eller på den fælles tallerken i rummet, hjælper spejlægmodellen med at få det bedste ud af både din og medarbejdernes tid. Simpelthen fordi modellen hjælper jer ud af de samtaler, som sluger tid og efterlader alle lettere frustrerede, og fremmer de samtaler, der sender jer tættere på jeres mål og efterlader alle med en oplevelse af at have deltaget i et effektivt og konstruktivt møde eller en workshop.
Læs også: Narrative værktøjer til at styre møderne
