Du sidder til et møde. Helle fortæller om en udfordring, som kan have stor betydning for hele teamet.

Morten byder først ind med, hvad I plejer at gøre i den slags situationer. Lisbeth synes, I skal prøve at tænke ud af boksen for måske at få øje på nye og bedre løsninger. Mette kigger ned, mens Omar synes, der mangler fokus på borgernes behov.

Snakken går hen over bordet. På et tidspunkt tager du ordet og spørger, om Helle har fået nok input til at komme videre med udfordringen.

Helle har fået masser af input, men er måske ikke kommet tættere på en løsning af udfordringen.

Kan du genkende situationen? Og har du overvejet, om der findes metoder til at skabe bedre møder – hvor Helle får bedre inputs på kortere tid?

Læs også: Effektiv mødeledelse

Start med nye lyttebøffer

Hvad ville der ske på jeres møder, hvis I blev enige om, hvad I skulle lytte efter – før Helle taler?

Normalt lytter vores ører efter det, som vi er enige i eller uenige i. Eller efter det som bekræfter vores egne bias – eller er stik modsat (det modsatte kan nogle gange larme mest).

Ligesom vores lytning afhænger af vores forventninger til personen, som taler – altså: har vi ja-hatten på eller er nej-hatten trukket helt ned om ørene.

Læs også: Er du en god lytter?

Kun det vi hører, kan vi spørge ind til

Vores lytning er altså særdeles selektiv. Når vi bliver bevidste om det, bliver det tydeligt, at det kun er dét, som vores ører har fanget, der bliver vores udgangspunkt for den videre samtale, fx hvilke opfølgende spørgsmål vi kan stille. Derfor er hele samtalen afhængig af det, du lytter efter.

Mødelederen kan skabe grobund for bedre lytning

Hvis du er ansvarlig for mødet, kan du hjælpe Helle med at komme bedre igennem med sit problem ved at sætte fokus på, hvordan I lytter. Det kan foregå sådan her:

1. Fortæl, at Helle har en udfordring, hun vil præsentere, og hvorfor udfordringen bringes op ved dette møde.

2. Som mødeleder kan du bede deltagerne om at lytte efter:

  • Hvad der allerede er lykkedes for Helle.
  • Reframing – løser vi det rigtige problem? Måske kunne der være andre spørgsmål, som er vigtigere at stille, og som også kan løse den konkrete udfordring.
  • Lyt som om du er borger. Hvad vil borgeren sige eller spørge ind til?
  • Hvordan denne udfordring taler ind i eller har indflydelse på andre projekter i organisationen.

3. Efter Helles præsentation tages en kort runde, hvor alle fortæller, hvad de har hørt fra hver deres lytteposition. Bemærk, at flere godt kan have samme lytteposition, og positionerne kan være forskellige afhængig af udfordringen.

4. Deltagerne taler derefter sammen to og to om, hvad de har hørt fra de andre, som, de mener, kunne være hjælpsomt for Helle. De må gerne uddybe og forklare.

5. Helle lytter til deltagernes forslag, tanker og perspektiver og slutter af med at takke for alle bidrag.

Læs også: 5 trin til at optimere jeres møder

Vær opmærksom på nonverbal lytning

Vi lytter hele tiden – også når vi taler. Når vi taler, reagerer vi (u)bevidst på de andres nonverbale lytning, fx om de lytter med engagement, om de er ved at stå af, eller om de er optagede af noget andet.

Nogle gange kan det give mening at tale om, hvordan vi stimulerer vores lytteevner med nonverbal lytning. Fx hjælper det både lytterne og talerne, når vi signalerer opmærksomhed og engagement med fx øjenkontakt, små nik og korte anerkendelser (fx “mmm”), som viser, at vi følger med.

Helt ligesom det modsatte er tilfældet, når vi signalerer, at vi ikke lytter. Når vi kigger væk, ned i bordet, mod uret på væggen eller måske endda tager telefonen op, er det et tydeligt signal om, at taleren er ved at miste sit ‘publikum’. Måske begynder vedkommende at afrunde, at gentage sig selv eller at tale endnu højere.

Vi mennesker reagerer meget forskelligt på den indirekte afvisning, som manglende opmærksomhed er. Derfor er det vigtigt, at mødelederen gør deltagerne opmærksomme på, at de også skal tænke på deres nonverbale lytning.

Læs også: Dine ører er en sorteringsmaskine – slå dem ud og få det hele med

Start med at lytte

Der findes ikke en samtale, hvis ikke der er en lytter. Men kun få har deres opmærksomhed rettet mod, hvilken kvalitetsforskel en bedre og mere faciliteret lytning kan gøre for samtalerne ved mødebordet.