Når du er en dygtig lytter, sikrer du først og fremmest, at du får det hele med – men samtidig får du også lidt ekstra. For når den, du lytter til, føler sig hørt og forstået, vil personen som regel dele mere, end hvis de fornemmer, at dine tanker er et andet sted. Med andre ord er din evne til at lytte et vigtigt værktøj til at forstå medarbejderne og de udfordringer, de står med.
Mange kender godt til, at tankerne vandrer lidt under et møde, når de andre taler. Skal vi lave en grøntsagslasagne i aften? Mon jeg kan nå en løbetur, inden jeg skal hente ungerne? Det kan føles ret uskyldigt, for du hører jo samtidig, hvad der bliver sagt. Men gør du nu også det?
At lytte er en disciplin, der skal trænes på lige fod med alle dine andre kompetencer. Men det er også en genvej til en uvurderlig indsigt i, hvad der sker blandt medarbejderne og i organisationen.
I artiklen ”How to become a better listener” på hbr.org samles seks tips til, hvordan du kan lære at lytte i stedet for bare at høre efter.
1. Stil flere spørgsmål end du tror du har brug for
Når du føler, at du har stillet de spørgsmål, der skal til for, at du er med på, hvad din samtalepartner fortæller dig, skal du hanke op i dig selv og stille mindst tre ekstra spørgsmål. Det sikrer, at du fuldt ud forstår det, du hører og det sikrer, at vigtige detaljer ikke går dig forbi. Samtidig forbedrer det din samtalepartners oplevelse, da du med dine mange spørgsmål viser særlig stor interesse for det, der bliver fortalt.
2. Gentag de sidste ord
Du kan med fordel gentage de sidste par ord, som din samtalepartner siger som afrunding. Det kan føles grænseoverskridende og unaturligt, men det kan gøre den helt store forskel. Det hjælper dig med at skærpe din opmærksomhed og fastholde fokus på det, der bliver sagt. Hvis det er for grænseoverskridende for dig at gentage ordene højt, så gentag dem blot inde i dit hoved.
3. Sig ikke ”med mine egne ord”
Flere studier viser, at direkte gentagelse virker, også selvom det måske føles unaturligt. Men at omformulere det din samtalepartner siger kan derimod resultere i et stort benspænd for samtalen og din lytning, fordi du koncentrerer dig mere om at få det til at passe ind i dine kasser.
Brug kun dette værktøj, hvis du vil sikre dig, at du har forstået det, der bliver sagt, korrekt. Og når du bruger det, så sig det tydeligt: Jeg bruger lige mine egne ord for at være sikker på, at jeg forstår det rigtigt.
4. Brug nonverbale tegn eller signaler der viser at du lytter
Aktiv lytning betyder, at du skal være opmærksom på både den eksplicitte og den implicitte information, du modtager i løbet af en samtale. Nonverbale tegn, så som tonefald, ansigtsudtryk og kropssprog er som regel her, hvor du kan blive klogere på den motivation og følelse, der ligger bag de ord, der bliver sagt. Husk også på, at dine egne nonverbale signaler er vigtige.
5. Minimér distraktioner – også de indre
Du skal undgå støj, afbrydelser og andre udefrakommende forstyrrelser. Det er klart at det kan snuppe dit fokus. Men det er også vigtigt, at du er opmærksom på dine indre forstyrrelser. Hvis du er optaget af en anden sag, der driller, så brug noget tid på at parkere den inden, du går videre til et nyt møde.
6. Øv ikke det du vil sige, mens den anden taler
Man tænker ca. fire gange så hurtigt, som andre taler, så du har tid til at lade tankerne flyve. Men brug det på at bevare dit fokus og få så meget information med som muligt. Du må ikke bruge det til at øve, hvad du selv vil sige eller svare. Det spærrer nemlig i den grad for, at du får alt, hvad der bliver sagt med.
Tag en kort pause, når den du sidder over for, har afsluttet, så du kan samle dine tanker omkring det. Det vil kræve en meget opmærksom indsats og kan føles grænseoverskridende, da vi sjældent bryder os om for meget stilhed.
De 9 lytte-faldgruber
- Frikvarters-lytten: Denne uheldige vane kommer af, at de fleste af os tænker hurtigere, end gennemsnitspersonen taler. Sommetider bruger vi denne ekstra tid til at holde ”frikvarter”, tænke på vore egne problemer i stedet for at lytte.
- Rød-klud-lytten: For nogle af os er bestemte ord som en rød klud for tyren. Når vi hører ordene, bliver vi oprørte, irriterede og holder op med at lytte. Hvad det er for ord, varierer fra den ene til den anden. Det kan for nogle være ord som ”kontrol”, ”innovation”, ”lavpraktisk”, ”management”, ”høflig” – signaler, som man af en eller anden grund reagerer blindt og automatisk på. Når sådan et signal kommer, hører vi ikke længere efter.
- Lukket sind-lytten: Sommetider beslutter vi os ret hurtigt for, at emnet er kedeligt, og at det, der siges, ikke er værd at lytte på. Ofte tror vi, at vi kan forudsige, hvad den anden ved eller vil sige, og vi tænker, at der ikke er nogen grund til at høre efter, fordi der ikke er noget nyt.
- Glas-øje-lytten: Sommetider ser vi intenst på den anden og ser ud til at lytte, selv om vores sind er et andet sted, måske langt væk. Vi falder tilbage i vores egne behagelige tanker. Vi får ”glasøjne” og ofte et drømmende udtryk i ansigtet, så vi kan ikke narre nogen på den måde.
- For besværligt for mig-lytten: Når vi lytter til noget, der er for komplekst, er der fare for, at vi lukker af.
- Personligt-stødt-lytten: Vi kan ikke lide at få vores favorit-ideer, fordomme eller synspunkter udfordret for meget. Når den anden siger noget, som støder sammen med, hvad vi tror, stopper vi – uden at vide det – med at lytte. Måske går vi i forsvar og begynder at planlægge et modangreb.
- Facts-lytten: Når vi lytter, prøver vi at huske facts og gentage dem igen og igen for at holde fast i dem. Mens vi gør dette, er den anden gået videre til nye facts, og vi taber dem i processen.
- Skrive-lytten: Prøver vi at notere det meste ned, som den anden siger, mister vi uvægerligt noget af det, fordi den anden taler hurtigere, end vi kan skrive, og øjenkontakten bliver også vanskelig.
- Flakse-lytten: Sommetider er der meget, der kan distrahere os – støj, mobiltelefon mv. Det stjæler vores opmærksomhed.
At erkende disse “lytte-fælder” som ovenstående, er det første trin til at undgå dem.
Kilde: Listening effectively (1996) af John A. Kline.
Læs mere i artiklen: Lyt for at forstå – ikke for at svare
