AI er et eksperiment, vi skal turde lede

Generativ AI er i fuld gang med at indtage og forandre den offentlige sektor. Men hvis kommuner og regioner skal lykkes med at forløse potentialet i de nye teknologier, kræver det meget af lederne. De skal insistere på, at de nye muligheder bliver grundigt udforsket og samtidig værne om fagligheden og holde fast i den kritiske sans.

Sådan lyder meldingen fra LEAD-konsulent Kaare Pedersen, der dagligt arbejder med lederudvikling i forhold til digitalisering og AI. Han betragter det som et mindstekrav, at lederne selv gør sig deres erfaringer:

“Hvis du som leder endnu ikke har åbnet ChatGPT eller en lignende, så se at komme i gang! Hvis du ikke selv har haft fingrene i bolledejen, er det meget svært at se potentialet og forstå de kritiske faldgruber – og endnu sværere at motivere og tale med medarbejderne om det, de oplever”, siger Kaare Pedersen.

Han foreslår, at du som leder forsøger at bruge teknologien i dine egne opgaver. Det kan fx være at lave et første udkast til et notat eller en orienteringsmail eller at bruge teknologien til sparring eller ideudvikling.

Start småt og tæt på hverdagens udfordringer

Kaare Pedersen anbefaler også ledere at starte i det små for at vække medarbejdernes nysgerrighed og motivation for at give sig i kast med generativ AI. Det kan fx være ved at bruge realistiske cases fra hverdagen og sørge for, at der er tid og rum til, at medarbejderne kan øve sig i at integrere brugen af ChatGPT eller andre AI-modeller i deres daglige arbejde.

“Når medarbejdere får lov til at eksperimentere med AI i konkrete og hverdagsnære opgaver, fx at strukturere et notat eller lave en hurtig brainstorm, så øger det deres motivation og skaber en mere inspirerende og tryg tilgang til teknologien”, siger Kaare Pedersen og peger også på vigtigheden af at skabe en eksperimenterende kultur, hvor det er okay at prøve sig frem og lære af sine fejl.

“Det handler i første omgang om at vise, hvordan teknologierne konkret kan spare tid eller højne kvaliteten i de daglige opgaver og arbejdsgange. Det er i de små eksperimenter, vi skaber den motivation og det ejerskab, som er fundamentet for succes”, siger Kaare Pedersen.

Eksperimenter kræver også struktur og grænser

En af dem, der tidligt har gjort sig erfaringer med at lede udforskningen og implementeringen af generativ AI, er Jan Lehmann. Han er leder af Digital Udvikling i Rødovre Kommune, som er en af de kommuner, der er længst i arbejdet med at udvikle egne chatbotter og AI-assistenter, og som i øjeblikket kigger frem mod AI-agenter. Kommunen har netop lanceret en samlet AI-platform med tre forskellige AI-assistenter/chatbotter:

• Mød Mig På Skrift (til bedre borgerbreve)
• Roboref (til transkribering af mødenoter)
• Chat med Interne Dokumenter

Rødovre Kommune har valgt at udvikle sin egen AI-platform for at have størst mulig kontrol over udviklingen, herunder sikkerhed (GDPR og AI-forordning), bruger- og adgangsstyring m.m.

Kommunen får mange henvendelser fra samarbejdskommuner og deler ifølge Jan Lehmann åbent sine erfaringer med alle interesserede.

Han har især tre råd til ledere, der skal i gang med at udforske og implementere generativ AI:

1. Skab en struktur for eksperimentet og følg op

“Definér nogle projekter, I vil afprøve og følge op på, og kast jer så ud i det. Netop fordi man ikke ved, hvad afprøvningen ender med, er det vigtigt, at der er en stærk governance omkring afprøvningen, så der også bliver samlet op på erfaringerne efterfølgende”, siger Jan Lehman.

Han anbefaler, at man aftaler og strukturerer afprøvningen med sin organisation, præcis som man vil gøre ved andre større organisatoriske projekter.

I Rødovre Kommune har de fra starten arbejdet med at skabe rammer, hvor mange medarbejdere på en gang kan afprøve forskellige løsninger, før der tages stilling til, hvad der skal arbejdes videre med i en fælles implementering. Her er prøvehandlinger
blevet en central metode.

For eksempel fik 80 medarbejdere i Rødovre Kommune træning i at bruge generativ AI (ChatGPT). Derefter udforskede de på en struktureret måde nogle konkrete måder at anvende teknologien på i deres egne fagområder. Alle erfaringer blev samlet, så læringen kunne bruges i det videre forløb med at finde ud af, hvor Rødovre Kommune vil anbefale at anvende ChatGPT, fortæller Jan Lehmann.

2. Giv plads – og sæt tydelige grænser

For Jan Lehmann er der ingen tvivl om, hvad ledelsesopgaven består af i forhold til generativ AI:

“Vi skal turde sige: ”Her er der plads til at eksperimentere – og her er grænserne.” Det handler om at skabe tryghed, så ledere og medarbejdere tør gå i gang, og så der er en klar struktur omkring afprøvningen”, siger han.

At trække grænserne tydeligt op handler ifølge Jan Lehmann ikke om at bremse initiativet, men om at skabe klarhed: Hvilke data må bruges? Hvilke opgaver giver det mening at løse med generativ AI? Hvor og hvornår skal de faglige menneskelige vurderinger kobles på? Det er netop den slags rammer, der gør eksperimentet trygt og ansvarligt – ikke vilkårligt, understreger Jan Lehmann.

3. Tænk og arbejd på tværs

At lede udforskningen af generativ AI er ikke en opgave den enkelte leder kan løfte alene. Det kræver ifølge både Kaare Pedersen og Jan Lehman et tæt og tillidsfuldt samarbejde mellem ledere fra forskellige fagområder, i hele ledelseskæden og med stabsfunktioner som it, jura og sikkerhed.

“En af de mest oversete ledelsesopgaver i AI-arbejdet er at skabe organisatorisk modenhed, så nye ideer kan prøves af i fællesskab, uden at det bliver en intern kamp om at komme først”, siger Jan Lehmann.

Han fortæller, at en af nøglerne til fremdrift i Rødovre har været at skabe kontaktflader på tværs: De mødes regelmæssigt i chef- og lederfora og har bl.a. involveret et politisk nedsat ad hocudvalg om digitalisering, hvor borgere og faglige organisationer er i dialog om AI’s potentialer og dilemmaer. Det har styrket opbakningen og skabt et fælles sprog – også politisk:

“Mange steder bliver AI til et spørgsmål om it eller jura. Men hvis vi vil bruge det rigtigt, skal det ejes i fællesskab”, siger Jan Lehmann.

Mindre teknik – mere etik

Meget peger på, at den generative AI i de kommende år vil blive bygget ind i både fagsystemer og daglige arbejdsgange i den offentlige sektor. Det betyder ifølge Kaare Pedersen, at brugen af AI nok vil glide fra det eksperimenterende til noget mere indlejret, reguleret og “almindeligt”. Men det gør ikke ledelsesopgaven mindre vigtig – tværtimod:

“Det bliver nemmere teknisk, men sværere etisk”, siger Kaare Pedersen.

Han peger blandt andet på, at når generativ AI bliver en fast del af arbejdets infrastruktur, vil det ikke længere være nok, at medarbejderne kan bruge det. De skal også vide, hvordan og hvornår det er fagligt og etisk forsvarligt. Og det ansvar lander i høj grad hos lederne:

“Vi må ikke miste blikket for, at teknologien kan tage fejl, være biased eller producere noget, der ikke passer til den konkrete kontekst. Det er stadig mennesker, der skal tænke, vurdere og tage ansvar – og det skal lederen sætte rammerne for”, understreger Kaare Pedersen.

Han peger især på tre centrale ledelsesopgaver, som vil træde tydeligere frem, i takt med at AI bliver en del af hverdagen:

1 . At bevare ‘mennesket i loopet‘

Selv om AI kan hjælpe med at skrive, analysere og strukturere, må det aldrig blive teknologien, der træffer beslutningerne alene. AI skal være en assistent – ikke en autoritet. Derfor skal du som leder insistere på, at det, AI-teknologien genererer, skal
vurderes og kunne justeres eller afvises af et menneske med faglig ekspertise. Det handler både om at værne om den faglige kvalitet og at have et tydeligt forankret ansvar.

2. At sørge for, at alle kommer med

Det er en vigtigt at sikre, at alle kommer med – at det ikke kun bliver et værktøj for de i forvejen teknologibegejstrede. Det er derfor en ledelsesopgave at gøre generativ AI relevant og tilgængelig for hele organisationen – og samtidig vise, at det forventes, at alle prøver det af i deres faglige kontekst – også lederen selv.

3. At dyrke fagligheden og styrke den kritiske sans

Når generativ AI kan løse nogle opgaver hurtigere og smartere end mennesker, risikerer vi at miste evnen og lysten til selv at gøre det svære arbejde – og dermed vores kritiske sans. Netop derfor skal man som leder værne om den kritiske sans og sørge for, at medarbejderne bruger AI med deres faglighed – ikke i stedet for den.

Som leder skal man efterspørge kritisk refleksion og skabe rum for, at medarbejdere kan diskutere kvalitet og etik – også når AI hjælper til.

Et nyt kapitel i offentlig ledelse

For både Kaare Pedersen og Jan Lehmann er konklusionen klar: Generativ AI er ikke bare endnu et nyt teknologisk værktøj – det er et helt nyt kapitel, som vi først lige er begyndt at skrive. Hos både medarbejdere og ledere fordrer det en nysgerrig, åben og
modig tilgang:

“Det vigtigste er, at vi ikke bliver stående på perronen og venter på det perfekte projekt. Vi skal med – selv hvis vi ikke helt ved, hvor toget kører hen endnu, og selv om alle endnu ikke er ombord eller klar til at hoppe på”, siger Kaare Pedersen.

Begge peger på, at den offentlige sektor står over for en ny type ledelsesopgave: Ikke at rulle en færdig løsning ud – men at lede i bevægelse. At turde eksperimentere og tage ansvar på en og samme tid:

“Ledelse af generativ AI er ikke bare ledelse af teknologi. Det er ledelse af faglighed, dømmekraft, ansvar og fælles retning i en tid, hvor svarene ikke er givet på forhånd”, afslutter Kaare Pedersen.

Og Jan Lehmann istemmer:

“AI er stadig nyt for os alle, så som leder skal du være nysgerrig, spørge ind, samle op og skabe struktur – ikke nødvendigvis have alle svarene selv. At eksperimentere med AI kræver ikke perfektion, men mod til at lære sammen undervejs”.

Væksthus for ledelse har iværksat et nyt projekt om implementering af generativ AI i kommunerne. Læs mere om projektet på lederweb.dk