Som leder kan man have tendens til at fokusere på at få ”lukket hullet”, når der skal ansættes en ny medarbejder. Dermed kan man risikere at overse, hvor vigtige adfærdsspørgsmålene er, ligesom man i sin iver efter at få ansat en kandidat kan glemme, hvordan en sådan proces ser ud for de kandidater, der ikke er kommet i betragtning.
En ansættelsesproces, der lykkes, har derfor krævet, at du er kommet i mål med en dobbelt ledelsesbevægelse. Du har nemlig på den ene side haft fokus på at komme helt tæt på kandidaterne og deres adfærd gennem konkrete spørgsmål. Samtidig har du på den anden side haft fokus på, at de kandidater, der ikke kom i betragtning til jobbet, har følt sig godt og ordentligt behandlet.
Når du skal ansætte, vil du typisk starte med at definere stillingen, slå stillingen op og nedsætte et ansættelsesudvalg. Når fristen er udløbet, starter selve den proces, hvor du med få opmærksomhedspunkter kan sikre dig, at I får ansat en kandidat, som kan opfylde kravene til stillingen, og at I får skabt en proces, der giver alle andre kandidater lyst til at arbejde hos jer og tale positivt om jer. Dette er i det nuværende arbejdsmarked mere væsentligt end nogensinde før.
Nedenfor præsenteres de tre faktorer, der kan sikre en god ansættelsesproces.
1. Invitér til samtale kort tid efter fristens udløb og husk alle informationer
Når I udvælger kandidater til samtale ud fra de opstillede kriterier, bør I gøre dette forholdsvis hurtigt efter fristen, så de valgte kandidater kan blive kontaktet og inviteret til samtale indenfor tre-fire dage efter fristens udløb. Dette skyldes, at alle kandidater går rundt med spænding efter fristens udløb, og det er en god service overfor dem at udløse den.
Det betyder også, at hvis du har kandidater, du allerede nu kan se, ikke skal inviteres til samtale, kan du lige så godt give afslag med det samme, så de ikke forgæves går og venter. Det sparer dig også for opkald fra kandidater, der vil vide, hvad status er.
Når du inviterer til samtale, bør du huske alle relevante informationer, så kandidaterne føler sig velinformerede. Det kan fx være:
- Tid og sted – herunder parkeringsinfo, hvor de skal henvende sig, indgang til bygningerne og varighed for samtalen.
- Rammen om samtalen – hvem vil være til stede, hvilke roller har de i organisationen.
Skulle der ske ændringer i forløbet, bør du kontakte alle kandidaterne og oplyse om det. Det kan fx være, at I af forskellige grunde udskyder ansættelsesprocessen. Her bør du informere alle kandidater om dette, så de ikke går og venter på en invitation, der ikke kommer.
Læs også: Sådan gennemfører du en god ansættelsessamtale
2. Sikr dig, at du får indsigt i kandidaternes adfærd
Når samtalerne skal afholdes, er det væsentligt for dig at få overblik over den enkelte kandidats erfaringer, og i hvilken grad kandidaten lever op til de kriterier, I har sat. Du kan sikre dig et ensartet sammenligningsgrundlag ved at stille dem alle de samme spørgsmål i starten af samtalen. Det kan fx handle om konkret erfaring inden for området, konkret brug af bestemte værktøjer, uddybning af oplysninger i CV’et m.m.
Derefter bliver det et spørgsmål om personlighed og adfærd i forhold til hvilken kandidat, der udover de faglige krav, vil passe bedst ind hos jer. Hvis du har mulighed for at anvende personlighedstest som værktøj og som baggrund for at tale om adfærd med kandidaterne, er dette en god idé. Hvis ikke, må du sikre dig, at du kan danne dig et billede af kandidatens adfærd ved at spørge til eksempler, når du spørger om deres erfaringer. Du kan fx spørge, om de vil fortælle helt konkret om en episode, hvor de brugte den erfaring. Bliv ved med at bede dem gå i detaljer om adfærden, og hvordan de agerede, indtil du har et billede af, hvad det siger om deres personlighed.
Du kan fx spørge, hvad de helt konkret gjorde, hvordan kolleger eller andre i situationen reagerede, og hvad udkommet blev. Selv om det kan virke lidt borende, bør du fortsætte med at bede om konkrete eksempler, indtil du kan danne dig billedet af den enkelte kandidat.
Vær meget opmærksom på, at de ikke kun får lov at svare overordnet– fx ”jeg informerede om” eller ”jeg sikrede mig”. Spørg om, hvordan kandidaten konkret informerede, eller hvad vedkommende konkret gjorde for at sikre sig, så der kommer handlinger og gerne konkrete formuleringer på. Bliv gerne ved til de næsten ordret gentager, hvordan de kommunikerede, eller til de fortæller om deres adfærd i detaljer, så I kan se den for jer. Hav tålmodighed med deres svar, det kan godt tage lidt tid at skulle finde så konkrete erindringer eller beskrivelser frem.
Læs også: Guide til ansættelsesforløbet
3. Afslut ordentligt for alle
Når processen er slut, og du har afgjort, hvem du vil ansætte, kommer den vigtigste del for, at du har behandlet alle kandidater ordentligt – der skal ringes afslag.
Alle kandidater, der har været til en samtale, bør have et opkald og et mundtligt afslag med en forklaring og et tilbud om feedback. Det kan være, at kandidaten ikke er klar til feedback lige nu og her, men tilbyd altid kandidaterne, at de kan vende tilbage, hvis de ønsker det.
Sikr dig også, at alle andre kandidater har modtaget et afslag – først dér kan processen afsluttes og overvejelser om onboarding af den nyansatte begynde.
Det er derfor en omstændelig proces at køre en ansættelsesproces rigtigt, og bliv aldrig så optaget af, at du har fundet jeres kandidat, at du glemmer dette sidste trin. Det kan både være afgørende for jeres omdømme internt som eksternt og er en ordentlig behandling af mennesker, der har investeret tid og kræfter i at vise jer interesse.
Læs også: 4 fejl du skal undgå til ansættelsessamtalen
Mie Heinfelt er aktuel med bogen ”Ledelse tæt på praksis – gode råd til dig, der leder mennesker”, som er en praksisnær håndbog til nuværende og kommende personaleledere med et stærkt ønske om at skabe en bæredygtig arbejdsplads.
Mie Heinfelt er selvstændig ledelsesrådgiver og har en ledelseskarriere bag sig, der omfatter ledelsesniveauer fra mellemleder til direktør i dels uddannelsessektoren og i konsulentverdenen.
