Gør den svære snak struktureret og løs problemer bedre

For stort arbejdspres, højt sygefravær eller manglende samarbejde. Det kan være svært at tale om problemerne på arbejdspladsen på en måde, så alle føler sig hørt, og så det bidrager med konstruktive forandringer. Derfor skal samtaler om problemer styres, så de skaber nye muligheder og forståelse for hinandens perspektiver. Det giver mere overskud i samtalen at tale om vanskeligheder i en struktureret dialog.

Vækstmodellen er en dialogmodel, der er velegnet til at drøfte problemer i dit team eller din afdeling. Modellen sikrer, at dialogen bliver styret, så medarbejderne ikke taler i øst og vest. I stedet bevæger I jer sammen rundt om en række perspektiver på den udfordring eller det tema, I ønsker at arbejde med. 

Vækstmodellen – spilleregler og faser

Dialogen er struktureret om seks faste faser og bygger på seks simple regler for samtalen.

I skal sammen gå igennem de seks faser. Brug ca. 15 min på hver fase.

1. Fastslå temaet
2. Hvad fungerer godt omkring dette tema?
3. Hvilke udfordringer skal adresseres i forhold til temaet?
4. Hvilke muligheder ligger der i forhold til temaet?
5. Hvad skal vi lave af aftaler?
6. Hvad var godt ved denne dialog?

Modellen kræver, at du som mødeleder får lavet en god forventningsafstemning. Du skal formidle til deltagerne, at de er inviteret ind til en fælles seance, hvor I drøfter et specifikt og afgrænset emne. Seancen vil minde om en brainstorm, hvor alle byder ind, og hvor I gennem en tydelig struktur for dialogen får belyst et tema fra flere sider. Ved hver fase bruger du en planche, hvor du skriver fasesætningen i en ring midt på papiret og trækker streger ud til alle de udsagn, der bliver skrevet op som et mindmap. 

Spillereglerne for samtalen er:
•  Alle skal have mulighed for at byde ind undervejs i processen.
•  Alle input er velkomne.
•  I skriver alle inputs op på en planche. Hver fase har en planche dedikeret til fasen.
•  I taler kun om den fase, som I er i.
•  I går aldrig tilbage i faserne, når først I er gået videre til en ny fase. 
•  I har kun den tid til rådighed, der er afsat. Så når tiden er gået, må I gå videre til næste fase.

Fase 1 – Fastlæg temaet:

Du vil som mødeleder eller facilitator have gjort dig nogle tanker om, hvilket emne der er interessant at tale om. Eksempelvis på baggrund af en netop gennemført trivselsmåling kan du se, at ”for højt arbejdspres” er et tema, medarbejderne adresserer.

Du kan derfor invitere til at gøre ”mindsket arbejdspres i afdelingen” til temaet for mødet i mødeindkaldelsen. På selve mødet er det vigtigt, at du sammen med deltagerne træffer beslutningen om, hvorvidt I holder fast i ”Mindsket arbejdspres” som temaet for vækstmodelprocessen. Ved at involvere dine medarbejdere i beslutningen, involverer du dem i processen fra begyndelsen, og derved forpligter du dem også mere til processen.

Fase 2 – Hvad fungerer godt ved dette tema?

Fase 2 giver alle mulighed for at vise, at de ikke kun er ”sortseere”, der vil tale om problemer. Mange medarbejdere vil fortælle om problemer, de gerne vil have håndteret. Men ved først at tale om, hvad der går godt, får alle mulighed for at vise, at selvom der er problemer, man gerne vil have håndteret, er man også bevidst om, hvad der fungerer.

Ofte får medarbejdere og ledere kun talt om håndteringen af problemer, da det er et vigtigt emne. Alle kan opleve det som befriende, at man inden da har vist, at man godt er klar over, at der også sker gode ting i afdelingen. Eksemplerne på hvad der her bliver budt ind med, kan være mange. Skriv alt op på en planche, og insistér på at bruge den afsatte tid på brainstorming. 

Fase 3 - Hvilke problemer skal adresseres i  forhold til temaet?

I fase 3 dedikeres der god tid til at tale om, hvilke problemer der knytter sig til temaet. Personalegruppen skal fortælle om, hvilke udfordringer/problemer der skal adresseres og håndteres. Som mødeleder skal du være opmærksom på at rammesætte og gentage reglen om, at I ikke skal tale om løsninger lige nu, men kun selve den udfordring eller det problem, der skal håndteres.

Når du går i gang med denne fase, kan netop denne pointe være vigtig at gentage. Som afslutning på fase 3, kan du bede medarbejderne drøfte, hvilke af de udfordringer, der er kommet op på planchen, som er de vigtigste at få håndteret. Det giver et godt fundament for den efterfølgende dialog om løsninger.

Fase 4 - Hvilke muligheder ligger der i forhold til temaet?

I den fjerde fase skal personalegruppen byde ind med de muligheder, de hver især ser i forhold til eksempelvis at håndtere arbejdspresset i afdelingen, og komme med løsninger på udfordringer, I har identificeret i den tidligere fase. Det er vigtigt, at du som mødeleder tydeliggør reglen om, at alle inputs er velkomne, og at medarbejderne ikke går ind i en diskussion af hinandens forslag, men byder de mange muligheder og ideer velkomne.

Fase 5 - Hvad skal vi lave af aftaler?

Det er nu, I skal have dialogen om, hvad du eller I skal beslutte at gå videre med, og hvem der skal gå videre med hvad. Det kan være mindre, interne aftaler mellem to medarbejdere, og det kan være aftaler om nye initiativer og aftaler, der involverer alle. 

Fase 6 - Hvad var godt ved denne dialog?

I sidste fase skal du stille enkle spørgsmål som: ”Hvad har været det bedste ved denne samtale i dag, og hvad har været det vigtigste ved denne proces?” Dette giver mulighed for at deltagerne, der eksempelvis har haft meget på hjertet i forhold til problemer, kan anerkende processen, eller deltagere, der har været oppe at toppes, kan anerkende vigtigheden af, at afdelingen får taget de svære snakke.

Læs mere:

Mødeformen skal gentænkes hver gang

AI som problemknuser

Knus problemerne 

”Grib barnet” Harboe, Hanne, Dafolo forlag, 2014

”Vækstmodellen – Vejen til den gode samtale” Grønbæk og Pors, Dafolo forlag, 2009