Ledelse af stormøder

Når man holder møder med mange deltagere, er det ofte et problem at ikke alle deltager. Udfordringen består i at skabe en proces, der engagerer alle og giver dem mest muligt taletid.

Skribentinfo

Kravene til mødelederen er høje: Hvordan sikrer du, at denne store mængde af kompetencer, der er tilstede, bliver mobiliseret? Hvorledes omsætter du deltagernes kompetencer til handlinger? Her giver vi to bud på, hvordan man kan undgå ”dræbermødet”, hvor folk sidder og putter sig.

Open Space Technology

Spørger man folk, hvad det vigtigste og mest berigende ved f.eks. en konference har været, er der stor sandsynlighed for at få svaret: Kaffepauserne! Den amerikanske konferencearrangør Harrison Owen begyndte derfor at interessere sig for, hvad det egentlig er, der foregår i disse pauser.

Han kom frem til, at der i al sin enkelthed i pauserne er mulighed for at gøre to ting, der ikke er mulighed for i et formelt konference- eller mødeprogram: a) Tale om de emner, man selv finder vigtigst. b) Finde sammen med andre, som man er interesseret i at tale med om emnet.

Denne erkendelse blev afsættet for Open Space Technology. I praksis bygges open space processer typisk op omkring følgende elementer:

Introduktion af metoden

Open Space Technology afviger radikalt fra den logik, vi almindeligvis organiserer vores møder ud fra. Derfor er det essentielt, at mødelederen introducerer metoden og principperne. Dette kræver ingen længere forelæsning. En genfortælling af Owens historie er ofte nok. For at sikre dynamik og bevægelighed introduceres De to fødders lov som den eneste spilleregel. Lovens påbud er: Vær der, hvor du har energi på at være! Brug dine to fødder til at gå derhen, hvor du kan bidrage mest.

Generering af arbejdstemaer

Et afgørende princip i Open Space Technology er Passion & Personligt ansvar. Derfor er det afgørende, at opstarten bliver designet således, at deltagerne har mulighed for selv at definere, hvad der er vigtigt og vælge, hvad de vil arbejde med. En generativ måde at håndtere dette på, er at spørge deltagerne: Hvilke spørgsmål er det vigtigt, vi finder svar på? Deltagerne skriver alle de spørgsmål, de er optaget af, på A4 ark og hænger dem op på en væg (fx Hvordan sikrer vi godt samarbejde? Hvordan skal vi nå vores kvalitetsmål? Etc.).

Selvorganisering

Herefter dannes arbejdsgrupper ved, at deltagerne opfordres til at vælge det spørgsmål, som de brænder mest for at finde svar på. Deltagerne går i de arbejdsgrupper, de har lyst til – med ansvar for eget engagement. Samtidig opfordres deltagerne til at forlade grupperne igen, når de ikke har mere at bidrage med – jf. de to fødders lov.

Rapportering

Afslutningsvis samles alle i plenum igen, og hver enkelt arbejdsgruppe giver en opsummering af deres arbejde. Rapporteringen kan varieres på mange måder, fx som visitrunder, hvor grupperne besøger hinanden el.lign.

Til inspiration er her anført et procesdesign fra et fyraftensmøde for ledelsen i en stor dansk IT virksomhed. Målet med mødet var at igangsætte en kvalitetsudviklingsproces.

Introduktion af metoden

 Velkomst

  • Målet med aftenen
  • Aftenens program
  • Om Open Space Technology

Generering af arbejdstemaer 

På bordene er der lagt flipoverpapir og tuscher. Folk opfordres til at forholde sig til følgende spørgsmål:

Hvilke spørgsmål er det afgørende, at vi finder svar på, for at vores kvalitet vil fortsætte med at være ”world class”?

Folk skriver deres spørgsmål på flipoverpapiret. Fx. Hvordan inddrager vi kunderne i vores innovation? Hvordan sikrer vi, at alle medarbejdere kender kvalitetsstandarden?

Selvorganisering

Folk hænger deres flipovers med spørgsmål op på en stor væg.

Der dannes arbejdsgrupper ved følgende instruktion: Gå hen til det spørgsmål, som du brænder mest for at finde svar på.

Grupperne arbejder nu selvstændigt med at finde svar på deres spørgsmål.

Rapportering

Plenum præsentation: En repræsentant fra hver enkelt gruppe præsenterer gruppens arbejde. Først præsenterer repræsentanten det spørgsmål, gruppen arbejdede med. Fx. Hvordan sikrer vi, at alle medarbejdere kender kvalitetsstandarden? Herefter præsenteres det svar, som gruppen har fundet på spørgsmålet.  Dette vil ofte være en række konkrete initiativer: Fx. Alle nye medarbejdere skal have et introduktionskursus, hvor de sættes ind i kvalitetsstandarden.

Afrunding: Hver enkelt gruppe forholder sig til: Hvad sker der herfra? Hvordan arbejder vi videre? Hvornår mødes vi næste gang?

Grupperne vælger en tovholder og kontaktinformation videreformidles.

Denne måde at tilrettelægge møder er særdeles velegnet til at komme frem til svar og handlingsmuligheder i forbindelse med omfattende og komplekse problemstillinger, som der ikke gives noget entydigt svar på. Open Space Technology skaber en enkel, men meget stærk ramme, som sikrer dynamik og samarbejde mellem alle de tilstedeværende.

Tragtprincippet

Et andet enkelt værktøj til at engagere mange mennesker i en fælles løsning på en problemstilling, er det såkaldte tragtprincip. Som illustreret nedenfor designes mødet billedligt talt som en tragt, hvor fremgangsmåden er at starte med ”små samtaler” mellem et begrænset antal personer. Herefter øges antallet af personer der taler sammen gradvist. Deltagerne og deres viden ”hældes” på denne måde, for nu at blive i billedet, gennem en mødetragt, sådan at deres idéer bliver blandet og sammensmeltet.

MødeOrgTragt
Tragtprincippet skaber en meget tydelig struktur for mødet, der sikrer en kobling af og synergieffekt mellem de forskellige fremkomne ideer og holdninger.

For at illustrere tragtprincippet i praksis, træder vi nu ind i et møde for et 28 mand stort team fra et af landets førende reklamebureauer. Målet med mødet er, at teamet skal sætte fælles mål for det kommende år.

1. Opstart:

Individuel refleksion

Alle deltagerne er som forberedelse til mødet blevet bedt om at forholde sig spørgsmålene:

- Hvilke resultater håber du på, at I som team er lykkedes med om 1 år?

- Hvilke aftaler og konkrete handlinger vil kunne hjælpe dette på vej?

Ved opstarten gentages spørgsmålene. Den indlysende styrke ved dette er, at alle mødets deltagere bliver klædt på til at give kvalificerede indspark til mødet. Alle vil jo gerne bidrage, og hvis man har givet dem lejlighed til at tænke sig om på forhånd, øges kvaliteten af deres responser.

2. Indledende dialog:

Deltagerne taler sammen i par

Mødedeltagerne grupperes i par, for på tomandshånd at dele deres overvejelser og tale sig frem til en fælles forståelse.

Pointen med denne fase er ikke, at parret  skal nå i mål med en endelig målbeskrivelse og handleplan. Målet er, at der skabes et fælles produkt, der overskrider det, som den enkelte har forberedt. Ved at man sidder to mennesker og taler sammen sikres taletid til alle. Derved får man alle til at forholde sig til emnet, og alle ideer kommer på bordet.

 

3. Vidensdeling:

Hvert par går sammen med et andet par

Næste fase består i at hvert par instrueres i at gå sammen med et andet par. Opgaven består nu for disse grupper i:

- Opsummer for det andet par; Hvad talte I om, og hvad kom I frem til?
- Undersøg; Hvad er fællestrækkene i vores perspektiver;

- Hvilke resultater håber vi på, at teamet er lykkedes med om 1 år? 
- Hvilke aftaler og konkrete handlinger ser vi  vil kunne hjælpe dette på vej?

- Opsummer jeres konklusioner på en planche. Vælg en person der vil fremlægge for de andre på mødet.

Når der arbejdes i par er det relativt nemt at blive enige om de overordnede ideer. Ved at lave større grupper, der fx får 20 minutter til i fællesskab at lave et mere detaljeret billede af det givne emne, opnås typisk:

  • At der skabes et kvalificeret og nuanceret billede af det emne, der arbejdes med.
  • Alle har været med til at skabe dette billede, hvilket giver ejerskab for det endelige produkt.

Afhængigt af deltagerantal kan man vælge at lave grupper af tre par, eller at fortsætte med at koble grupperne sammen i stadig større grupper.

4. Rapportering:

Alle samles i plenum

Processen afsluttes ved, at alle samles i plenum. Herefter beder mødelederen en repræsentant for hver gruppe om at fremlægge gruppens arbejde og konklusioner.

Mødelederen styrer denne proces således, at hver enkelt gruppe fremlægger, hvorefter der er mulighed for at de øvrige deltagere kan stille spørgsmål og kommentere. Mødet afrundes med en fælles dialog om: Hvad sker der herfra? Hvem gør hvad? Hvornår?

Erfaringen siger, at grupperne ofte ender med overraskende sammenfaldende beskrivelser og input til det givne tema. Det skyldes, at der løbende gennem tragtprocessen opbygges en fælles forståelse og fælles fodslag. Derved når man ikke blot frem til den mest kvalificerede forholden sig til spørgsmålet; man opnår også en – ofte overraskende – erkendelse blandt mødedeltagerne: Det er jo det samme vi vil!

 

Skribentinfo

Vurdering

0,0 /5

0 vurderinger

Kommentarer