Pænt farvel eller 5 minutter til at forlade kontoret?

Gode råd til den værdige afskedigelse

At afskedige via sms, mail, en telefonsamtale, en besked efterladt på telefonsvarer – uanset hvilken god forklaring om, hvorfor det var absolut nødvendigt at ty til de metoder, så kan det hverken forklares eller forsvares, hvis du som arbejdsplads eller leder ønsker at bevare dit omdømme, din troværdighed og anstændighed.

Det samme gælder, hvis afskedigelsen foretages en fredag eller op til en helligdag. En afskedigelse eller en advarsel skal ikke komme som et lyn fra en klar himmel. Selvom det naturligt nok ikke er en sag, der kan være flere meninger om, så er det afgørende og mere værdigt, hvis der er sendt signaler løbende, og der er orden i personalejuraen ved, at de nødvendige advarselslamper har lyst i tide.

Før

• Som leder i den offentlige sektor, sætter forvaltningsloven særlige rammer for svære personalesager, som du skal studere. Her er der en længere partshøringsproces, du skal følge.
  
  
• Den grundige forberedelse – både for leder og medarbejder. Indkald til samtale, gør det diskret og afhold den hurtigst muligt efter indkaldelse. Sig, det handler om en alvorlig/grundlæggende snak om ansættelsesforholdet, så medarbejderen er forberedt. Tilbyd at tillidsrepræsentanten eller en kollega kan deltage. Men det er vigtigt, at der ikke er for mange i lokalet. Forberedelsen går for dig ud på at sætte mål for samtalen, formulere klare budskaber, forudse reaktioner, have sat dig ind i personalejuraen (vilkår mv.) og indsamling af fakta. Vær klar på, om medarbejderen har særlige betroede funktioner, hvor der gælder særlig beskyttelse – fx som tillidsrepræsentant eller sikkerhedsrepræsentant. Det er en god ide at øve samtalen igennem med en lederkollega eller HR-partner. 
  
  
• I tiden op til afskedigelsessamtalen skal man sørge for, at der er afholdt hyppige samtaler, påpeget forbedringsønsker, etableret handlingsplaner, evt. nye opgaver med klare målbare kriterier – og alt skal dokumenteres undervejs via referater af møder.
  
  
• Er der tale om masseafskedigelse, er der et helt særligt lovkompleks om afskedigelser, der træder i kraft. Søg juridisk bistand i HR-afdelingen. Der skal sættes et program op af aktiviteter, så hele organisationen føres roligt og værdigt gennem forberedelserne, selve afskedigelsesprocessen, kommunikationen og opfølgningen i organisationen, så der kommer ro på igen.
  
  
• Klarhed over udvikling er vigtig, så medarbejderen ved, hvor det bærer hen. Involvér tillidsrepræsentanten, som ofte også kan medvirke til et værdigt forløb og den gode dialog om muligheder og begrænsninger og til at finde holdbare løsninger.

Under

• Selve samtalen starter med, at du giver den svære besked i klart og tydeligt sprog, uden omsvøb og med øjenkontakt. Giv kort baggrund og begrundelse, gør rede for konsekvenserne for medarbejderen, gennemgå kort de personalejuridiske vilkår. Du skal rumme og håndtere medarbejderens reaktioner, og inden afslutningen af samtalen åbnes for mulighed for dialog. Tjek om medarbejderen har forstået og accepteret budskabet. Evt. dokumentation for vilkår mv. kan udleveres under samtalen eller eftersendes. Som afslutning på samtalen aftales opfølgningsmøde, hvor endelig aftale indgås, de praktiske vilkår og kommunikation til organisationen og interessenter aftales.
  
  
• Skab værdige rammer for samtalen, find et diskret lokale, vand, Kleenex, sluk mobil og sæt tid nok af. Aftal, hvad medarbejderen gør efter samtalen (går hjem, går tilbage til arbejdet), og aftal kommunikation til organisationen.
  
  
• Typiske faldgruber kan være utilstrækkelig forberedelse, der giver medarbejderen mulighed for at stille spørgsmål ved fakta og kvalitet af beslutningen. Manglende afklaring af følelser, der kan gøre dig famlende og usikker, så du ikke kan fastholde overblik og bestemthed. Endelig er særligt her hastværk lastværk. For lidt tid kan betyde, at der ikke sikres forståelse og accept af beskedens indhold.
  
  
• Find den gode balance i samtalen. Det er ikke en envejskommunikation. Der skal være balance mellem klarhed, fasthed, god dialog og menneskelighed er vigtig. Målet er, at lederen får givet budskabet, så medarbejderen forstår og accepterer indholdet, men det er ikke ensbetydende med, at medarbejderen er enig.
  
  
• Reaktioner kan være forskellige. Medarbejderen kan reagere med tavshed, vrede, argumentation, ligegyldighed eller blive ked af det. Vær forberedt på alle reaktionsmønstre og vær klar på dine egne styrker og svagheder til at møde de forskellige reaktionsmønstre. Det er ofte i reaktionsfasen, forløbet kan svinge fra at være værdig til at blive uværdig, fordi man ikke har tænkt reaktionsmønstrene godt nok igennem.

Efter

• Forpligtelse til at hjælpe medarbejderen videre. Når man som leder afskediger, må det være andre, der samler op, fx tillidsrepræsentanter, HR-partner. Det kan være en god idé allerede i ansættelseskontrakten at fastlægge, hvilke rammer der gælder i en eventuel afskedigelsessituation. Hvor meget skal gives til fx outplacement, psykologbistand eller coaching?
  
  
• Kommunikation og interessenthåndtering er en vigtig opgave, som typisk overses. Lav en liste over interessenter med klokkeslæt, budskaber, ansvarlig for kommunikation. Aftal med medarbejderen, hvad der kommunikeres, til hvem og hvornår. Ærlighed og åbenhed i kommunikationen forhindrer gætværk, som kan gøre slemt værre.