Seks tips til bedre Power Point-præsentationer

Du kender det sikkert godt. Efter et par minutter føler du, at dit publikums opmærksomhed stille og roligt forsvinder – ja, nogle af dem begynder sågar at besvare mails eller sende sms’er!

Det eneste tidspunkt de måske lige kigger op, er hver gang, du skifter dias. Hvad katten er der galt, og hvordan sikrer du dig fremover tilhørernes opmærksomhed fra start til slut i dine præsentationer.

Undgå punktopstillinger

Punktopstillede præsentationer præsenterer for mange informationer på én gang. Hvor tit har du ikke taget dig selv i at sidde og være mere optaget af at finde rundt i punkterne på et dias i en præsentation end i at lytte til, hvad præsentatøren fortæller.

Den menneskelige hjerne er slet ikke gearet til at håndtere så meget ny viden på en gang! Ved at have flere budskaber på samme dias overfodres vores hjerne med for mange informationer.

Samtidig er der ikke nogen klar indikation af, hvilke dias der er de vigtigste, hvorfor det heller ikke er muligt for hjernen at strukturere de mange nye informationer. I stedet for at lytte efter bruger vi tid på at finde hoved og hale i de enkelte dias i præsentationen, og i hvad hele præsentationen i det hele taget går ud på.

Resultatet er, at vi stort set intet – eller kun meget lidt – husker af præsentationen bagefter.

Brug ikke præsentationen som manuskript

En anden stor fare ved præsentationer med punktopstillinger er, at du ender med at bruge selve præsentationen som manuskript. Derved ender du oftest med at ødelægge muligheden for at udnytte samspillet mellem billeder og tale, og du får slet ikke skabt en rød tråd i præsentationen.

Derfor sidder tilhørerne og forsøger at finde ud af hvor langt i punktopstillingen, du er nået og hænger sig i små forskelle imellem den tekst, der står på de enkelte punkter på diasset og det, du står og siger til dem. Og helt galt går det, hvis du springer et punkt over, opdager det og så springer tilbage – eller en af tilskuerne spørger ind til det, fordi de kan se, at du har sprunget det over.

Resultatet bliver, at tilskuerne slet ikke beskæftiger sig med at forstå, hvad det er, du står og siger, men med at sikre at der er sammenhæng mellem det, der kan læses, og det du siger.

Du spilder med andre ord folks tid!

I stedet bør du skrive manuskript til dine præsentationer. Start eventuelt med at skabe en disposition i Word (den kan importeres i PowerPoint) eller i Diassorteringen, og skriv derefter det, du ønsker at sige på stikordsform i Notatvisningen. Det er den visning, du sikkert aldrig har brugt, hvor du har et miniaturebillede af diasset for oven, og plads til at skrive manuskriptet til det du vil sige til det enkelte dias nedenunder.

Brug kun en overskrift og et billede

I stedet for at bruge punktopstillinger opnår du en meget større effekt ved kun at bruge en overskrift, der rummer det centrale budskab for det pågældende dias og et billede, der illustrerer budskabet.

De manglende punktopstillinger tvinger tilhøreren til at lytte efter. Tilhørerne kan ikke bare døse hen og så lige følge med i præsentationen ved hurtigt at læse punkterne på hvert enkelt dias.

Det sætter dog et noget større krav til billedvalg og kvaliteten af overskriften. Både billede og overskrift skal klart og letforståeligt understrege den pointe eller det budskab, der hører til det pågældende punkt (diasset) i præsentationen.

I stedet for punktopstillinger så brug en overskrift, der rummer det centrale budskab for det pågældende dias og et billede, der illustrerer budskabet. Selve indholdet på de enkelte dias forklarer du tilhørerne. Derved holder du deres opmærksomhed fanget, for der er ikke nogen punktopstillinger, de kan læne sig op ad.

Opbyg mentale modeller

Billederne i din præsentation behøver ikke var statiske. Du kan med fordel opbygge mentale modeller, der understøtter hovedpunkterne i dit budskab for det enkelte dias eller giver overblik over budskabet. Men vis ikke modellen som et statisk billede. Opbyg den i stedet element for element, så tilhørerne har mulighed for at følge opbygningen. Undersøgelser viser nemlig, at det giver det bedste resultat, da det giver tilhørerne mulighed for bedre at overskue modellen ved at følge skabelsen af den.

Til selve opbygningen af modellen kan du med fordel anvende nogle moderate animationseffekter, efterhånden som du tilføjer elementer til modellen. Den mest beskedne af slagsen er “Vis”-effekten, der bare viser det element, du ønsker at tilføje til modellen uden nogen som helst form for lir.

Det skal være nemt at få øje på strukturen

En enkelt og ensartet opbygning af de enkelte dias hjælper også hjernen til at fokusere på budskabet frem for at skulle tolke det, øjnene ser og læser.

Tilføjer vi en hensigtsmæssig, grafisk repræsentation af strukturen i præsentationen, bliver det samtidig muligt for tilhørerne at opbygge en mental struktur, de kan hænge informationerne op på og derved øge chancerne for en mere varig “indlæring”.

Brug diasdesign, der tydeligt viser, hvornår en del af din præsentation begynder, og brug eventuelt et overbliksdias i starten, der viser dispositionen i præsentationen, og vis det, hver gang du går i gang med et nyt afsnit af præsentationen med en tydelig markering af, hvor langt du nu er kommet.

Derved sikrer du, både at tilhøreren beholder overblikket, og de kan se, hvor langt du er kommet – og hvor lang tid det varer, før du er færdig.

Brug samme teknik som vandrehistorier

Ved at anvende den samme opbygning som den klassiske historiefortælling, der oprindeligt er defineret af den græske filosof, Aristoteles, for 2.400 år siden, får du en fremgangsmåde til at opbygge dine præsentationer, som dit publikum kan nikke genkendende til.

For opbygningen kender du sikkert allerede fra dengang, du skrev stil i skolen. Det er den klassiske treakter, hvor du starter med en indledning, der sætter scenen. Dernæst følger “kroppen”, der indeholder selve “handlingen”, og endelig kommer afslutningen, der giver løsningen eller sætter det hele i perspektiv.

Brug eventuelt et dias i indledningen, der sætter scenen ved at illustrere udgangspunktet, den løsning du ønsker, og hvordan du vil komme frem til den. Så er scenen sat!

Kort sagt skal du, for at du er sikker på, at dit budskab fænger hos modtageren, sikre dig, at du tager højde for de fire elementer, enkelthed, uventethed, konkrethed og troværdighed, og spiller på tilhørernes følelser på en eller anden led og opbygger præsentationen som en historie, tilhørerne kan relatere sig med.

Du kan læse mere om de enkelte elementer her.

Derved sikrer du dig, at du fastholder dit publikum hele vejen, og at de husker dit budskab selv længe efter, de har deltaget ved din præsentation.

Artiklen er tidligere bragt på Lederweb i 2010.