Printeren på bostedet havde længe været besværlig på grund af en indviklet fremgangsmåde, når der skulle printes. Det krævede ofte flere forsøg, før det lykkedes, uden at nogen for alvor orkede at gøre noget ved det.
Da problemet gennem Break the Rules-metoden blev synligt, blev printeren hurtigt skiftet ud, så den nemt og enkelt kunne bruges af alle. En relativt lille investering, der sparede medarbejderne for både tid og frustrationer.
Det kan være rigtig godt at kaste et kritisk blik på de arbejdsgange, vaner og regler, som opleves som en naturlig del af arbejdet. Og endnu bedre er det at have en effektiv systematik og en god metode at gøre det med, så de værdifulde iagttagelser ikke går til spilde.
Bryd de uhensigtsmæssige regler, vaner og arbejdsgange
Break the Rules er en systematik og en metode, som hjælper arbejdspladser med at kigge regler, rutiner og arbejdsgange efter i sømmene. Metoden er opfundet og afprøvet i sundhedsvæsenet i Storbritannien og Nordamerika. I Danmark har Aabenraa Kommunes sundhedsafdeling gennem flere år haft gode erfaringer med metoden.
Målet er, at det daglige arbejde skal fungere bedre, mere effektivt og være mere motiverende, og borgerne skal opleve øget kvalitet og tilfredshed.
Metoden handler ikke om at omgås eller bøje formelle regler og retningslinjer. Metoden er som en ’brainstorm’, hvor alle i organisationen kommer med gode idéer og bud på, hvordan man kan bryde ”de dumme” regler og uhensigtsmæssige arbejdsgange, det vil sige regler og arbejdsgange, der er irrelevante, men stadig følges, selvom de er historisk betingede og forældede.
Metoden er enkelt og hurtigt at gennemføre, og resultaterne kan ses efter få uger. Udover de konkrete forslag, medvirker den til, at både medarbejdere og brugere bliver mere involverede i organisationens udvikling.
Hvis metoden skal have effekt, skal der være garanti for, at forslagene bliver taget alvorligt. Når forslagene er stillet, skal der hurtigt tages stilling til dem og handles på dem.
Høst de lavt hængende frugter
Break the Rules giver ofte forslag eller idéer, som ingen før havde tænkt på, eller som man ikke vidste relativt nemt kunne gennemføres. Det kan fx skyldes, at de er blevet overset i den ’daglige trummerum’, eller fordi de udfordrer den måde ’vi plejer at gøre tingene på’.
De uhensigtsmæssige regler, vaner og arbejdsgange bliver synlige, fordi der åbnes for idéer, som ikke skal begrundes fagligt, men blot med ’sund fornuft’ eller som noget nyt og uprøvet.
Det virker motiverende at spørge efter forslag fra involverede, der ikke til daglig beskæftiger sig med at forandre eller beslutte – eller har en særlig organisatorisk viden.
De gode forslag kan fx være forenklinger af daglige arbejdsgange, nye initiativer, der øger trivslen, problemer, der bliver løst ved at afsætte begrænsede, men nødvendige, ressourcer. Det kan karakteriseres som ’at høste de lavt hængende frugter’.
Alle kan bidrage til de overraskende hurtige og gode resultater
Det er en enkel metode, der er nem at gennemføre i modsætning til de kendte systemer som fx LEAN, TQM og ISO, som kræver længere tids forberedelse.
Resultaterne er ofte overraskende, fordi grupper, som normalt ikke kommer til orde, kan få indflydelse på organisationens arbejdsgange og udvikling. Det giver særligt medarbejdere og brugere en ny aktiv rolle, der giver medejerskab. Under alle omstændigheder bidrager Break the Rules til, at organisationen opleves som mulig at forandre, hvilket for mange vil resultere i øget tilfredshed og engagement.
Kom godt i gang
Hvordan kommer I i gang? Det gør I ved at nedsætte en ansvarlig gruppe – en ”Break the rules-gruppe”. Gruppen kan fx bestå af leder, TR og AMR – eventuelt suppleret med brugere, borgere eller pårørende.
Helt konkret starter det i praksis med en invitation til medarbejdere evt. også til brugere, borgere eller pårørende til at komme med forslag til forandringer og forbedringer. Invitationen kan ske gennem opslag og ved præsentation fx på et afdelingsmøde. Dernæst placeres der forskellige steder i afdelingen ’postkort’, der kan udfyldes og lægges i en ’postkasse’.
Forslagene inddeles i tre kategorier.
- Konkrete forslag, der umiddelbart kan gennemføres.
- Forslag der kræver undersøgelse, finansiering eller ressourcer for at kunne gennemføres.
- Ikke gennemførlige forslag fx fordi de strider mod lovgivningen.
I alle tilfælde sørger den ansvarlige gruppe for, at forslagene behandles kvalificeret og hurtigt – og at afsenderne og de øvrige involverede får besked om, hvad der sker med deres forslag.
Det vigtigste er at forberede det praktiske: tidsplan, fremskaffelse af postkort og postkasse(r), information om forløbet og særligt behandlingen af de indkomne forslag.
Læs mere om gennemførelsen på www.breaktherules.dk.
Gode råd
- Tag en grundig indledende snak i den ansvarlige gruppe om, hvordan den forventede reaktion blandt medarbejderne vil være. Er der en konstruktiv stemning for nye tiltag, og er lederen indstillet på positivt at imødekomme og gennemføre de gode forslag?
- Afklar målgruppen: Skal brugere og pårørende deltage?
- Forbered processen godt. Vælg et passende tidspunkt, hvor den efterfølgende beslutning og gennemførelse ikke kolliderer med andre vigtige aktiviteter.
- Brug alle anledninger til at præsentere metodens indhold og idéen med det og understreg, at alle forslag vil blive modtaget positivt. Systemet er enkelt men har ofte meget positive konsekvenser.
- Understreg at det er helt acceptabelt at være anonym, men at det er bedre at den ansvarlige gruppe kan henvende sig til forslagsstiller, hvis der er tvivl om forslagets indhold.
