“Så hvad er vigtigt for dig? For mig er det vigtigt, at…”
Du skal vide, hvad du gerne vil opnå med forhandlingerne og kende den ramme, du kan forhandle indenfor. Det er væsentligt lettere at nå en langtidsholdbar aftale, hvis parterne forud for selve forhandlingen også har fortalt hinanden om deres forventninger til forhandlingen – både proces og resultat.
Et vellykket forhandlingsforløb kræver, at begge parter kan bevæge sig mod hinanden, så man kan lande en aftale. Men du har som leder et særligt ansvar for og en særlig rolle i forhandlingerne. Forhandlinger kan godt blive svære, og så hjælper det, hvis man i forvejen har sørget for at have en god dialog og fået en forståelse af, hvorfor modparten siger, som den gør.
En lang række forhold på arbejdspladser aftales gennem forhandlinger mellem ledere og medarbejdere eller repræsentanter for medarbejderne. Det er alt lige fra lokal løn, arbejdsvilkår, herunder arbejdstid, fratrædelser og til de mere uformelle forhandlinger om, hvem der er førstevælger på sommerferieugerne, eller hvem der skal have kontorets bedste plads.
Det er et særkende for forhandlinger i overenskomstregi, at man ikke selv vælger sin modpart, og det er samme part, man skal forhandle med næste gang. Der er med andre ord tale om ”gentagne spil”.
Forhandlingsparterne er ikke kun modparter. De er også samarbejdspartnere, der skal håndtere både fælles og særskilte interesser og indgå aftaler. Når man taler om interessebaserede forhandlinger, er målet at finde gode fælles løsninger i stedet for blot at fokusere på at vinde forhandlingen.
Væksthus for Ledelse klæder i ny publikation ”Gode forhandlinger – en guide til chefer og ledere” chefer og ledere på til at forhandle, så alle kan gå tilfredse fra bordet. Publikationen bygger på ekspertviden og interviews med en lang række forhandlere fra begge sider af de kommunale forhandlingsborde.
Fem elementer der kendetegner den gode forhandling
Selvom forhandlere og forhandlinger er forskellige, peger både teori og praktiske erfaringer på fem elementer, der kendetegner de fleste vellykkede forhandlingsforløb. De fem typiske kendetegn er:
- God forberedelse og tydelige rammer
- Forståelse og respekt for hinandens interesser og behov
- Tillidsfulde relationer
- Procesretfærdighed
- Psykologisk tryghed
Før, under og efter forhandlingen
Forberedelse er det halve arbejde. Sådan lyder et gammelt ordsprog og det gælder også i forhold til forhandlinger. Publikationen inddeler ledelsesopgaverne og de gode råd i før, under og efter forhandlingen.
Man kan aldrig køre på rutinen i en forhandling. Lederne er nødt til at have forberedt sig og have grundlaget i orden. Her kan udveksling af relevante data have stor betydning i en forhandling. Og så kan der ske afgørende ting i pauserne.
8 typiske faser i en god forhandling
I en god forhandling er der ofte otte faser, som sikrer, at der kan opnås et resultat, hvor alle parter er tilfredse. Disse faser er:
- At etablere en god professionel og personlig kontakt.
- At afstemme forventninger til forhandlingens ramme.
- At sikre et fælles grundlag for forhandlingerne, fx fælles data.
- At udveksle og lytte til hinandens krav og interesser – for at forstå dem.
- At brainstorme på mange forskellige løsningsforslag.
- At integrere mulige løsninger i et samlet forslag eller kompromis.
- At indgå og formulere en aftale.
- At aftale formidling af aftalen og evaluering af forløbet.
Håndtér fastlåste forhandlinger
Publikationen giver også et indblik i, hvad du som leder kan gøre, hvis forhandlingerne er kørt fast. Den peger blandt andet på, at I sætter det indholdsmæssige niveau i forhandlingen på pause og i stedet retter fokus på processen. Det kaldes også ”at forhandle om forhandlingen”, når I drøfter, hvordan I kan ændre selve processen med henblik på at få forhandlingerne om indholdet tilbage på sporet.
Publikationen nævner – ud over pauser – følgende greb til at håndtere de fastlåste forhandlinger:
- En periode med mere uformelle drøftelser eller drøftelser i mindre forum
- At forhandle i en anden fysisk ramme – fx en walk-and-talk
- En brainstorming om fælles interesser og mulige landingsbaner for en aftale
- At stille flere nysgerrige spørgsmål til modparten – i stedet for kun at argumentere for egen løsning
- Et skift i bemandingen – i nogle tilfælde måske at bringe forhandlingen højere op i ledelseskæden
- At aftale en tænkepause og et nyt møde – eventuelt med konkrete opgaver til begge parter inden da.
Lederens særlige rolle i forhandlingerne
Som leder har man en særlig rolle i forhandlingen. I forhandlingen skal lederen have et helhedsperspektiv på den organisation, vedkommende er leder i. Lederen har et hovedansvar for at tilrettelægge og gennemføre forhandlinger, så de foregår ordentligt og i en god tone samtidig med at det er lederens ansvar at sikre et godt resultat for arbejdspladsen. I kraft af ledelsesretten er der en særlig magtposition, der både indeholder muligheder og risici. Lederen skal i forhandlingerne kunne udøve sin magt klogt og på en hensynsfuld måde, så forhandlingerne ikke går i hårdknude.
Er du nysgerrig? Så bestil publikationen ”Gode forhandlinger” her:
