Lektion 2: Dit ledelsesrums rammer: Tag styringen!

Her får du lektion 2 i e-kurset om ledelsesrum. Her skal det handle om dit ledelsesrums rammer, som er den ene af to hovedingredienser i ledelsesrummet. Den anden er relationer, som du får lov at tage under luppen i lektion 3.

Rammerne er det formelle grundlag, du har som leder i din organisation. Det lyder måske noget fasttømret, og sådan forholder det sig også for en stor del af de beføjelser og reglementer, du arbejder under.

Men det betyder ikke, at du blot er en slave, der er spærret inde bag dine rammer.

For selvom nogle rammer i dit ledelsesrum er fastlagt, er andre åbne for din fortolkning og indflydelse. Og for at lave den skelnen, kræver det, at du kortlægger dine rammer: Hvad består de af? Hvad har du indflydelse på? Hvad har du ikke indflydelse på?

Og det er netop en kortlægningen af netop dine rammer, der er den central øvelse her i Lektion 2. Du får en komplet trin-for-trin guide til netop det.

Men først skal vi have en kort definition:

Hvad består rammer af?

Den helt korte definition lyder:

Rammer er defineret som de vilkår, der udgør det formelle grundlag for dig som leder i din organisation.

Den lidt længere forklaring fortæller desuden, at rammerne ofte er et resultat af nationale eller lokale politiske og administrative beslutninger. De vil derfor ofte være officielle, dokumenterede og veldefinerede. Og på den måde er de altså uden for din direkte indflydelse. De er dine arbejdsbetingelser. Modellen nedenfor viser, hvad en leders rammer fx kan bestå af:

Modellen viser, at du som leder i en offentlig organisation er styret af mål og bestemmelser ’oppefra’. Det er simpelthen en arbejdsbetingelse.

Men måske husker du hemmeligheden bag det optimale ledelsesrum, som vi afslørede i lektion 1? (Det er nu, du bare skal nikke) Dit ledelsesrum afhænger af, hvordan du ser det. Ser du begrænsninger eller muligheder? Ser du hullerne i osten eller en lækker emmentaler?

Pointen er, at det ikke (altid) er dem på etagen over dig, der styrer, hvordan du håndterer dine rammer og de handlemuligheder, rammerne giver dig. Det er i høj grad op til dig. Nøglen er at kunne sortere i, hvor du reelt har indflydelse, og hvor du blot vil spilde din tid og dine kræfter.

Men det kræver i første omgang en kortlægning af netop dine rammer. Og det får du hjælp til nu.

Sådan kortlægger du dine rammer

Nu skal du se en video om at kortlægge rammerne i dit ledelsesrum. Her viser Charlotte Ibsen dig, hvad der helt konkret ligger i kortlægningen. Charlotte er leder i Hvidovre Kommunes Familierådgivning, og hun giver dig et par eksempler på nogle rammer, hun har særlig fokus på lige nu – og hvorfor og hvordan.

Inden du starter videoen, skal du gøre følgende:

1. Hent en tom Ledelsesrum-model ved at klikke her
2. Print modellen (eller tegn en lignende model på et ark papir)
3. Hav en blyant klar.

VIGTIGT: Det er ikke nok blot at se videoen, gøre dig lidt tanker, og så sige, at det var det. Det er afgørende, at du tager øvelsen alvorligt og rent faktisk tyr til pen og papir, når du har set videoen.

Er det en aftale?

Så tænd nu for videoen – den varer blot 2 minutter.

Vi håber, at du hørte godt efter, for nu er det din tur.

Måske lagde du mærke til, at Charlotte sagde, at det var ret nemt at kortlægge rammerne? Som hun også nævner, så er mange af rammerne grundlæggende ens for alle ledere. Derfor vil du sikkert hurtigt kunne fylde modellen ud med dine rammer.

Det vigtige næste skridt er derefter at finde de områder, du skal have særlig fokus på – præcis som Charlotte gjorde det. Det er typisk de steder, hvor du føler, at der er noget, du selv kan påvirke.

Næste skridt: 3 måder at øve indflydelse på dine rammer

Du skal hele tiden holde øje med muligheder for at ændre på rammerne i dit ledelsesrum. Nye reguleringer, ændrede politikker, nye styringsprincipper:

Måske er en ny pålagt arbejdsopgave samtidig en mulighed for at slippe af med en gammel dødvægt af en procedure? Måske er en omstrukturering en mulighed for at indføre en ny arbejdsgang?

Når du opdager mulighederne, er der grundlæggende tre ting, du kan gøre for at få indflydelse på dine rammer:

1. Du kan påvirke rammerne:

Er du utilfreds med kommunens målsætninger eller styringsprincipper, kan du tage dem op til diskussion. Alliér dig med kollegaer og rejs debatten over for de rette.

En tommelfingerregel er: Jo tættere på dig, rammerne er defineret, jo lettere vil det være for dig at få indflydelse på dem.

2. Du kan fortolke rammerne:

Det står sjældent nedskrevet i hverken lovgivning eller kommunale politikker, hvordan mål skal opnås, eller hvordan opgaver skal løses. Her er store muligheder for indflydelse på dine handlemuligheder.

Så spørg dig selv: Hvordan vil du løse opgaven? Hvordan vil du nå målet? Hvordan vil du leve op til budgettet?

3. Du kan udfordre rammerne:

Du kan bevidst udfordre dit ledelsesrums grænser. Du kan fx indføre en ny og andeledes procedure i din afdeling med det sigte at fremprovokere de nødvendige dialoger. I en børnehave kunne det fx ske ved at bede forældrene om at komme med forslag til de pædagogiske mål for børnehaven i stedet for udelukkende at drøfte de mål, der er sat for institutionerne i hele kommunen.

Uanset hvordan du vælger at udfordre og stille spørgsmålstegn ved eksisterende arbejdsgange og arbejdsfordelinger, så kræver det mod. Men husk på, at det netop er dit job at tænke nyt og forbedre arbejdspladsen.

Her kommer en ny kort video med Charlotte Ibsen fra Hvidovre Kommune. Her fortæller hun, hvordan hun påvirker og udfordrer sine rammer. Videoen varer under 3 minutter.

Godt begyndt er halvt fuldendt

Nu har videoerne (forhåbentlig) hjulpet dig i gang med at kortlægge dine rammer. Og der er mere hjælp og inspiration på vej. For du er kun halvvejs i kortlægningen af dit ledelsesrum. Så gem nu dit kort til næste lektion, hvor du skal fokusere på relationerne i ledelsesrummet. Tag evt. et billede af det med din mobil.

Indtil da: Tak for nu.

Tidligere lektion:
Lektion 1: Hemmeligheden bag et optimalt ledelsesrum