Lektion 3: Den kommunikerende leder tænker som en fisk
Kommunikation er kernen i al ledelse. Så enkelt kan det reelt siges. Det er med sin kommunikation, at lederen formidler organisationens mål og værdier, drøfter dem med medarbejderne, finder nye løsninger, justerer kursen, afstemmer forventninger og løser konflikter.
Derfor er det en vigtig disciplin at mestre, og derfor er det en rigtig god beslutning, at du nu har taget hul på tredje lektion i Vejen til god ledelse – for den handler om din kommunikation. Vi skal kigge på, hvordan du kan forbedre dine evner som kommunikerende leder. Det får du hjælp til af en fisk.
Alle ledere er kommunikerende ledere
Det er egentlig noget pjat, det der med den kommunikerende leder. Du skal være opmærksom på, at alt, hvad du gør og siger, kommunikerer. Måden, du bevæger dig på, kommunikerer. Selv når du ikke kommunikerer, kommunikerer du alligevel.
Kom med et hurtigt svar på det her spørgsmål: Hvor mange medarbejdere siger, at de kender deres afdelings eller organisations mål?
Er du klar til det skræmmende svar? Her kommer det: Kun 49 pct.. Og mere tankevækkende er, at kun 15 pct. kan fortælle, hvad det mål så er. Det er jo voldsomt problematisk. For hvordan kan medarbejderne bidrage til at nå et mål, de ikke kan sætte ord på?
Advarsel: Medarbejderne udfylder selv kommunikationstomrummet
Problemet er ofte, at lederen glemmer eller ikke formår at oversætte og videreformidle mål, strategier og planer til konkrete handlinger for sine medarbejdere. Altså en kommunikationsudfordring.
Når medarbejderne oplever den slags kommunikationstomrum, begynder de at gætte og fortolke. De fylder dem selv ud med deres egne forestillinger, fortolkninger, fantasier, frygt og forhåbninger. De skaber kort sagt deres egne billeder af lederen og lederens intentioner – ud fra tidligere erfaringer og med de fragmenter af information, de har til rådighed.
Derfor skal du som leder kommunikere så effektivt som overhovedet muligt. Til det formål kan du gøre brug af en helt almindelig fisk.
Tænk på en fisk, når du kommunikerer
En fisk består af et hoved, en krop og en hale (en havbiolog vil nok indvende, at det er en temmelig forsimplet udlægning, men vi satser på, at de ikke læser med her). Det samme gælder for alle typer kommunikation.
 |
Klik her for at printe fisken |
Sådan kommunikerer du ved hjælp af fisken
Kommunikationsfisken kan bruges til al kommunikation: individuelle samtaler, oplæg for lederkollegaerne, budgetgennemgang for medarbejderne, præsentation af teamets projektplan og sågar, når du holder tale for din onkel på hans 75-års-dag.
Så når du tager ordet, følger du blot fiskens anatomi og sørger for at indlede, gennemgå og afslutte efter bedste evne. Her er, hvad du skal gøre:
Hovedet - Indledningen
Når du har slået på glasset og indtaget scenen, skal du give både dig selv og din målgruppe en god start. Derfor skal du indledningsvis gøre følgende:
Sæt scenen
Hils, byd velkommen, og tag ansvar. Du skal naturligvis ikke hilse og byde velkommen, hvis dit indslag er fjerde punkt på mødet, men du skal altid tage ansvar. Når du er på, er du også ansvarlig for stemningen og tonen.
Forklar baggrunden
Rids baggrunden op for den konkrete situation. Hvorfor står du her, hvad har vi været igennem hidtil, og hvad er status lige nu? Referér fx til forrige møde. Skal du fortælle dine medarbejdere om en beslutning, der er truffet på ledelsesniveau, så skal du forklare baggrunden for beslutningen. For medarbejderne kender formentlig ikke mellemregningerne. De har ikke været til møderne, ikke set notatet og kender ikke processen. Uden forklaring udfylder de selv kommunikationstomrummet og risikerer at tolke nogle intentioner, som slet ikke er der.
Forklar, hvad du vil forklare
Fortæl på forhånd, hvad du kommer til at gennemgå. Har modtagerne en klar forventning om, hvad du vil fortælle, kan de langt bedre følge med undervejs og bliver ikke forvirrede. De ved, hvad der kommer, og kan bedre sortere i informationerne undervejs.
Det behøver ikke være alverden, og det kan fx lyde noget i stil med: ”Før jeg gennemgår de nye tiltag, bruger jeg et øjeblik på at forklare processen bag dem. Derefter løber jeg dem igennem en ad gangen. Der er fire i alt, og jeg forklarer også, hvilke ændringer de medfører. Til sidst kan vi tage de spørgsmål, I eventuelt har. Lyder det okay?”
Får du her folk til at nikke og støtte op om din dagsorden, skaber det en slags kontrakt i rummet. Og det er aldrig et dårligt udgangspunkt at være enige om, hvad der skal ske.
Vaccinér mod protester
Vaccinationer kan andet end at forebygge sygdomme og infektioner. De er også et kommunikativt greb, men formålet er egentlig det samme: Du punkterer protester, indsigelser og kritik, inden det kommer. I din forberedelse skal du derfor overveje, hvilke indvendinger og spørgsmål dine modtagere kan have. Hvilke overvejelser er det oplagt, at de sidder med?
Skal du fx forklare en organisationsændring, vil mange i dit team måske være lidt nervøse. Som lederen ved du måske, at det behøver de ikke at være, så derfor kan du vaccinere mod deres spørgsmål med det samme – enten ved at besvare dem på forhånd eller ved at love, at du kommer ind på det senere.
Effektive kommunikationsvacciner begynder ofte med sætninger som ”Nu sidder nogen af jer måske og tænker …”, ”Måske er du bekymret for, om …” eller ”Lad mig allerede på forhånd sige, at …”
Kroppen - Midten
Kroppen er den del, der afhænger mest af den konkrete situation. Derfor er det også vanskeligt at fremhæve noget, man altid skal huske i denne del. Men helt grundlæggende skal du begrunde og forklare dine ledelsesmæssige beslutninger.
Ledere med gode kommunikationsevner bliver ofte rost for at være uhøjtidelige, direkte og autentiske. Det vil fx sige, at de er ligefremme og uformelle i ordvalget, uanset hvem de taler med. De skruer ned for det politiske filter og bruger et dagligdags sprog uden for mange fremmedord. De fokuserer mere på dialog end monolog og afleverer ikke blot information hos modparten. De holder sig fra email, når ansigt-til-ansigt er den rigtige løsning (også selvom en email er nemmere).
Skal du overbringe tunge og dårlige nyheder til din afdeling, så vis, at du også synes, det er trist. Mange ledere tror fejlagtigt, at de skal være den urokkelige klippe i alle situationer. Vær fx ærlig om, hvor svært og ubehageligt det har været at afskedige et par folk. Det vil de fleste have forståelse for, og billedet af dig som den iskolde leder, der bare svinger leen, vil være noget fjernere.
Som Theodore Roosevelt sagde: ”Nobody cares how much you know, until they know how much you care”
Få dit kropssprog til at arbejde med dig, ikke imod dig
Som leder er du genstand for konstant opmærksomhed, og alle dine signaler bliver tolket. Derfor er du afhængig af, at dit kropssprog understøtter dine budskaber.
For kropssproget er en uhyre stærk faktor. Hvis din krop siger noget andet end dine ord, mister du gennemslagskraft som leder. Sat helt på spidsen: Har du ikke styr på dit kropssprog, er resten af kommunikationen ligegyldig
Her får du derfor fire enkle tips, som kan hjælpe dig med at styre de signaler, dit kropssprog sender.
1. Pas på korslagte arme
Korslagt arme er ikke forbudt. Det kan være ganske afslappende, men det åbner nemt for forkerte tolkninger. Din modtager vil måske opfatte dig som utilfreds, vred eller usikker, hvis du pludselig lægger armene over kors.
Samtidig kan bevægelsen ligne, at du forsøger at beskytte overkroppen fra angreb, og det kan din modtager finde på at aflæse som svaghedstegn.
2. Ret ryggen
’Ret ryggen, og tal sandhed’ er et klassisk spejderslogan. Retter du ryggen, øger du dine chancer for at virke troværdig. Du skal altså undgå at synke sammen – at krumme ryggen, når du står op, eller at flade ud i stolen, du sidder på.
3. Hold hænderne højt
Har du brug for at understrege din autoritet – fx i en vanskelig samtale – kan du gøre brug af dine hænder. Læn dig fx fremad, placer albuerne på bordet og saml hænderne i hovedhøjde. Det er en klassisk maskulin gestus, men bidrager også hos kvinder til at signalere sikkerhed.
4. Find dine svaghedstegn
Når vi bliver usikre, beroliger og trøster vi instinktivt os selv med små berøringer. Det er ofte området omkring halsen, vi forsøger at ’beskytte’; mænd retter på slipset eller kradser i skægget, lægger en beskyttende hånd bag nakken, en finger i skjorteflippen eller langs halskæden og gnider øjne. Mange kvinder roder nervøst ved håret, og vi kan alle sammen finde på at glatte tøjet.
Hvis du kan finde frem til, hvilken måde du instinktivt forsøger at trøste dig selv, og herefter undlade at bruge den, har du fået kontrol over en af de værste kropssprogssyndere.
Kan du med disse små tips skærpe din opmærksomhed på dit kropssprog, har du fundet en enkel vej til at styrke din ledelseskommunikation.
Halen - afslutningen
Når du er ved at være i mål og har sagt, hvad du skulle sige, runder du af med et par faste manøvrer:
Opsummer formålet
Vend tilbage til din indledning, hvor du forklarede, hvad du ville gennemgå. Ved at gøre dine modtagere opmærksomme på, at det også var sådan, det gik, kan du give dem en følelse af closure – ringen er sluttet, de fik, hvad de blev lovet, og du fremstår troværdig.
Beskriv næste skridt
Forklar altid, hvad der nu sker. Hvad er de næste skridt, hvem har ansvaret, og hvornår er der nyt i sagen? Hvis du udelader denne del, giver du igen modtagerne mulighed for selv at udfylde tomrummet. Og så er det en oplagt mulighed at sikre, at alle er enige og har forstået konsekvenserne af det, du lige gennemgik.
Anerkend efter behov
Tak og anerkend de rette personer, hvis der er behov for det. Hvem har hjulpet i processen? Hvem har også været med til at skabe de resultater, du har præsenteret? Om ikke andet kan du takke for god ro og orden.
Spørg og evaluér
Selvom du med din indledningsvise vaccination har afmonteret de mest umiddelbare spørgsmål, kan der stadig være nogen, der sidder og grubler. Så hjælp dem med at få luftet deres tanker ved at opfordre til spørgsmål. Og er der ingen, kan du selv stille nogle evalueringsspørgsmål a la ”Er alle okay med det her?” eller ”Var det, hvad I forventede?”
Slut positivt
Det lyder banalt, men det sidste indtryk er ofte afgørende. Som et fornemt restaurantbesøg, der får et kedeligt eftermæle af lidt afslutningsvis bøvl med regningen. Så slut af på en positiv måde – og husk tommelfingerreglen om, at det næste møde starter i samme stemning, som det forrige sluttede.
Hoved, krop, hale – og så er vi i mål
Beskrivelsen af fiskens hale udgør samtidig halen i denne lektion. Her fik du indblik i, hvordan gode ledere kommunikerer, og du fik en opskrift på, hvordan du selv kan arbejde med din egen kommunikation – både mundtligt og kropsligt.
Tænk på fisken, næste gang du slår på glasset og rømmer dig for at tage ordet.
Du modtager snart næste lektion, der handler om en uundgåelig del af lederskabet: konflikthåndtering. Her vil du blandt andet få afsløret de fem faktorer, der udløser konflikter, samt hvordan du skal forholde dig til dem.
|
Læs mere Anne Gerhardt: Kropssproget afslører din lederstyrke |
|
Alle lektioner Lektion 1: Relation trumfer sagen (og hvad du skal bruge den viden til) Lektion 2: Hvad en rejseguide kan lære dig om faglig sparring Lektion 3: Den kommunikerende leder tænker som en fisk |