Alle ved lidt om mødeledelse, og når vi har deltaget i 1000 møder og er blevet belønnet med udnævnelse til kontorchef eller afdelingsleder, mener vi at have tjek på dét.
God mødeledelse er noget med at indkalde i god tid, invitere de rigtige, sende bilag med ud på forhånd, starte til tiden, udpege referent, godkende dagsordenen, køre gennem alle punkterne, styre talerlisten, konkludere, slutte til tiden og sørge for, at referatet bliver sendt ud. Sådan er vores børnelærdom. Men er det nok i dag?
Mødeledelse som disciplin
Ledelse i almindelighed har udviklet sig kolossalt gennem de sidste 30 år, men mødeledelse har ikke. Mødet er forblevet immunt over for de meget store omvæltninger, vi har set i forholdet leder-medarbejder og i de forventninger, de fleste af os har til arbejdet. Arbejdet er i dag ikke blot en kilde til indkomst og en tryg holdeplads i lange årtier. Det er et forum for personlig udvikling og betydningsfuldhed. De fleste mennesker vil bruge sig selv og udrette noget vigtigt i verden sammen med deres kolleger og en leder, der ser og anerkender dem for alt det gode, som de mener sig i stand til at bidrage med.
Men sådan en opfattelse af arbejdets rolle i vores liv er mødeledelse som disciplin slet ikke indrettet på. Den klassiske mødeleders værktøjskasse indeholder meget få redskaber, der sætter lederen i stand til at håndtere medarbejdernes behov for at blive anerkendt af lederen og værdsat af kollegerne, at udfolde fællesskabet med de andre om det vigtige, vi skal udrette sammen, at udvikle os personligt og fagligt, at opleve dyb meningsfuldhed i arbejdet, forstå det store og flotte mål, vi sammen stræber efter, og gøre en forskel i verden.
Forskel på mødeleder og facilitator
En mødeleder kan sikre, at vi sidder med en dagsorden foran os, taler efter tur og får et referat sendt ud i morgen. Men ikke så meget mere. Derfor er der behov for, at vi parkerer mødelederen og sætter spot på facilitatorrollen.
En facilitator har langt flere og langt mere moderne redskaber at bringe i an-vendelse, som vi ser det hos proceskonsulenten og den professionelle underviser og workshoparrangør. Disse redskaber skal ind og berige mødet. Det er ikke nok at give ordet til den næste på talerlisten og konkludere ”Så er det emne vist uddebatteret”.
En af de vigtigste forskelle på mødeledelse og facilitering er, at facilitator meget tydeligt styrer på mødets form, hvor en leder eller mødeleder typisk er mere fokuseret på indhold.
Mødets indhold er det, der tales om på mødet, de emner, der står på dagsordenen, diskussionerne, der opstår, og de beslutninger, der tages. Når vi tænker på møder eller vurderer dem, tænker vi uvilkårligt på indholdet: Hvad blev der sagt, hvad fik jeg at vide, hvilke argumenter fremførte jeg, hvilke beslutninger tog vi?. Ved ”et godt møde” forstår de fleste mennesker et møde med orientering om nogle vigtige emner, en god debat eller nogle fornuftige konklu-sioner – altså et godt indhold.
Mødets form er den måde, hvorpå mødet er bygget op og afvikles. Formen er typisk ikke særlig synlig, men vi kender dog lidt til formaspektet fra dagsorde-nens opdeling af emnerne. Men når en mødeleder åbner for et punkt, er der er som regel ingen speciel form på samtalen: ”Så er det pkt. 4, projektet med de nye konsulenter, som vi skal til at sætte i gang. Hvem har noget til det?”, spørger mødelederen.
Med så uspecifikt et oplæg er der jo givet tilladelse til alverdens indslag. Argumenter, indvendinger, kritik, erfaringer, ideer, beslutningsforslag, løse indfald, historier, følelsesreaktioner, brok og alt muligt hober sig op på bordet mellem deltagerne, for ordet er jo frit. Alt dét skal mødelederen forsøge at navigere i. Det er ikke let at skille skidt fra kanel. Mødelederen bliver overbebyrdet og glemmer tid og fokus, og diskussionen stikker af, og pludselig er tiden gået, og der er ikke noget klart resultat. Det formløse dagsordenspunkt blev til et sort hul, der slugte al tiden og frembragte for få resultater.
At styre mødets form
For at undgå det, styrer facilitator i stedet på mødets form. Facilitatoren lægger rammer, guider lidt, retter ind og retter til, introducerer korte processer, anerkender og opmuntrer, anmoder om bestemte typer indlæg og holder andre tilbage, afbryder tangenter og fokuserer samtalen og samler energien og fører drøftelserne ned i tragten. På den måder navigeres mødet sikkert i havn, så alle har medejerskab til de opnåede konklusioner og beslutninger. At styre på form er at bruge mange små kneb, formuleringer og konstruktive spørgsmål, der forløser mødets energi, fremmer dets retning og sikrer, at det kommer i mål.
En god klassisk mødeleder vil også styre på formen, men det italesættes eller opfattes sjældent som sådan, og evnen til at gøre det udvikles derfor ikke. For eksempel: En god mødeleder vil selvfølgelig afbryde tangenter og fokusere diskussionen, men hvordan gør lederen det høfligt, og hvordan trænes venlige og bløde danskere, der er opdraget til at lade hinanden tale ud, i noget så groft som at skære en medarbejder eller kollega af midt i en sætning! – dét itale-sættes sjældent.
At styre direkte mod målet på en inkluderende og anerkendende måde, så mødet både skaber værdi for organisationen og mening for mødets deltagere – det er udfordringen for den moderne mødefacilitator.
Råd til hvordan man styrer på mødets form
- Nævn formen mindst muligt
Da de færreste mødedeltagere interesserer sig for møders form, skal man som facilitator omtale den mindst muligt. Det virker irrelevant og trættende på mø-dedeltagerne. For eksempel er tiden en del af formen, og den skal styres nøje. Men man skal ikke uafladeligt indvie sine mødedeltagere i, hvordan det går med tiden: ”Nu er der 15 minutter til vi skal slutte. Nu er der 12 minutter. Nu er der 10 minutter. Nu er der 7.” - Omtal kun formen lige før et form-indgreb
Omtal kun formen enkelte gange og meget kortfattet, og altid som introduktion til et form-indgreb – hvorfor skulle man ellers nævne formen, hvis det ikke er for at gøre noget ved den? ”Der er nu 20 minutter til vi skal slutte, så jeg vil foreslå, vi får taget en ordentlig beslutning her og udskyder det sidste punkt på dagsordenen til næste gang. Er det okay? Godt.” - Accepter gode formforslag …
En god og selvsikker facilitator er ikke bange for at acceptere deltagernes formforslag, altså deres bud på, hvordan mødet skal afvikles: ”Øh, jeg tror du har glemt at høre fra de to, der faktisk arrangerede sidste reception.” ”Jamen, du har ret. Pia og Berit, hvad er jeres vurdering af planerne for jubilæumsreceptionen?” - … og afvis dårlige, høfligt
Hvis deltagernes formforslag ikke passer facilitator, skal de afvises høfligt og motiveret: ”Skal vi ikke bare skride til beslutning nu?” ”Du har ret, vi skal ikke bruge meget mere tid på den her sag. Men jeg mener, det er væsentligt, at vi hører fra køkkenet og it-afdelingen også. Beate, hvad er jeres holdning i køkkenet?” - Spørg gerne deltagerne til råds – men sjældent
Man kan somme tider være i tvivl om, hvilken retning det er bedst at bevæge mødet i. Så kan man glimrende spørge deltagerne til råds – så længe det klares på 20 sekunder eller et minut. ”Jeg kan ikke lige overskue, om vi faktisk skulle tage fat på dagsordenens pkt. 3, før vi diskuterer den her sag videre. Hvad mener I, er pkt. 3 ikke en forudsætning for det problem, vi har gang i lige nu? Nej? Jo? Jo, siger de fleste af jer. Og det mener du også, Asger? Prøv lige at forklare hvorfor.” (Asger forklarer kort.) ”Godt, den tror jeg, vi køber. Vi tager pkt. 3 nu og vender tilbage til den anden sag bagefter.”
Enhver facilitator kan komme i tvivl i ny og næ, og hvis man indrømmer det, øger det kun troværdigheden; ingen kan overskue alt.
Er man omvendt i tvivl mange gange på et møde, har man nok påtaget sig for krævende en faciliteringsopgave – og har måske brug for træning eller coaching i facilitering.
Artiklen er uddrag fra bogen Facilitering: Ledelse af møder der skaber værdi og mening, som Ib Ravn har forfattet. Bogen er bl.a. baseret på et forsknings- og udviklingsprojekt, “Møder der ska-ber værdi og mening”. Ca. 40 konkrete teknikker til mødefacilitering efterfølges af et historisk og teoretisk afsnit, der sætter møder og facilitering ind i et hu-manvidenskabeligt perspektiv.
Bogen udkom juni 2001 fra Hans Reitzels Forlag, og den koster 225 kr. Læs mere om bogen her
Læs mere
